Zasady i terminy przechowywania i archiwizacji dokumentów księgowych

Przechowywanie dokumentów księgowych jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Obowiązujące zasady i terminy reguluje ustawa o rachunkowości. Osobne prawo reguluje natomiast sposób i okres przechowywania pozostałych dokumentów, między innymi pracowniczych. Niewiedza nie usprawiedliwi przedsiębiorcy, dlatego lepiej zapoznać się ze szczegółami ustawy. Wyjaśniamy, jak powinna wyglądać archiwizacja dokumentów księgowych!

W jaki sposób przechowywać dokumenty księgowe – jak wygląda archiwizacja dokumentów księgowych?

Samo przechowywanie pism nie wystarczy. Bez odpowiednich procedur szybko może dojść do chaosu, a nawet zagrożenia bezpieczeństwa danych. Z tego względu kwestię tę reguluje prawo. Zgodnie z przepisami konieczna jest profesjonalna archiwizacja dokumentów księgowych. Ustawa dokładnie określa, w jaki sposób powinno być stworzone archiwum, które umożliwi szybkie odszukanie konkretnych danych oraz zapewni łatwy dostęp do wybranych dowodów. Trzeba jednak pamiętać o tym, że regulacje prawne w tym zakresie są co jakiś czas aktualizowane. Jeśli chce się uniknąć problemów, należy być z nimi na bieżąco. Ostatnia duża nowelizacja miała miejsce w 2019 roku.

Dokumentacja, w szczególności księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, powinny być przechowywane przez przedsiębiorstwo w postaci oryginalnej. W archiwizacji dokumentów księgowych ogromne znaczenie ma również uporządkowanie zgodnie ze sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych i z zachowaniem podziału na okresy rozliczeniowe. Bardzo ważną rolę odgrywa opis zbiorów dokumentów inwentaryzacyjnych oraz dowodów księgowych (np. dokumenty kosztowe oraz sprzedażowe muszą być ułożone i ponumerowane zgodnie z KPiR). Należy użyć nazwy rodzaju pisma oraz symbolu końcowych lat, a także końcowych symboli z oznaczenia w danym zbiorze.

Miejsce archiwizacji dokumentów księgowych

Punktem archiwizacji dokumentów księgowych może być siedziba przedsiębiorstwa, jego oddział, miejsce wykonywania działalności gospodarczej lub każda inna powiązana nieruchomość (zgłoszona do urzędu skarbowego). Najważniejsze, by archiwum było właściwie zabezpieczone przed szkodliwymi czynnikami zewnętrznymi (np. wilgocią, pożarem, promieniowaniem UV) oraz osobami nieupoważnionymi. Przy tym musi być łatwo dostępne dla pracowników posiadających odpowiednie uprawnienia oraz inspektorów przeprowadzających kontrolę.

Archiwizację dokumentów księgowych można outsourcingować – często zajmują się tym specjalne firmy, a także biura rachunkowe. W tym przypadku trzeba jednak poinformować o tym fakcie naczelnika odpowiedniego urzędu skarbowego. Zgłoszenie musi wpłynąć najpóźniej w terminie 15 dni od wydania dokumentów księgowych zewnętrznemu podmiotowi. W takich okoliczności wszystko tym bardziej musi być zorganizowane w taki sposób, by w razie ewentualnej kontroli dokumenty były łatwo dostępne do wglądu dla inspektorów.

Archiwizacja dokumentów księgowych w formie elektronicznej

Dokumenty księgowe mogą być również przechowywane w formie elektronicznej, o ile podatnik prowadzi pełną księgowość oraz obowiązuje go księga przychodów i rozchodów. Wiąże się to jednak z kilkoma określonymi w ustawie wymogami. W przypadku elektronicznej archiwizacji dokumentów księgowych dowody należy dobrze chronić zewnętrznie, a nośniki muszą zapewniać odporność na rozmaite zagrożenia. Powinny być też oczywiście odpowiednio uporządkowane.

Ze względu na nietrwałość danych elektronicznych, przedsiębiorca jest zobowiązany do systematycznego wykonywania kopii zapasowych (czyli robienia tzw. backupu), szczególnie w sytuacji, gdy wykorzystuje rozwiązania chmurowe, zależne od połączenia z Internetem. Jednostka odpowiada za ochronę dokumentów przed zagubieniem, zniszczeniem, niewskazaną modyfikacją, bądź nieuprawnionym rozpowszechnianiem, dlatego musi stosować profesjonalne systemy do archiwizacji dokumentów księgowych oraz oprogramowania zapewniające ochronę danych.

Trzeba również pamiętać o tym, że zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, sprawozdania finansowe mogą być składane wyłącznie w formie elektronicznej. Nie można już wysyłać ich do KRS w wersji papierowej. Aby były ważne, muszą być opatrzone podpisem potwierdzonym profilem zaufanym (ePUAP) lub podpisem elektronicznym.

Należy też zwrócić uwagę na to, że w większości przypadków cyfryzacja jest tylko ułatwieniem i nie zwalnia przedsiębiorców z obowiązku archiwizowania dokumentów księgowych w formie papierowej, np. w odniesieniu do kart pracowników. Ustawa pozwala przechowywać dowody księgowe na nośnikach danych jedynie pod warunkiem, że w firmie znajdują się sprawne urządzenia, które umożliwiają otworzenie ich w postaci wydruku.

Archiwizacja dokumentów księgowych – terminy określane przez ustawę

Ustawa o rachunkowości określa również okresy, które powinna objąć archiwizacja dokumentów księgowych. Dla ksiąg rachunkowych czas ten wynosi minimum 5 lat, podobnie jak w przypadku dokumentów inwentaryzacyjnych. W 2019 roku zniesiony został obowiązek bezterminowego przechowywania zatwierdzonych sprawozdań.

Większość dowodów księgowych należy natomiast przechowywać przez okres 5 lat, liczony jednak od końca roku następującego po roku obrotowym. Oznacza to w praktyce, że np. dowody z roku 2017 należy przechowywać do 31 grudnia 2023 roku. Zgodnie z ustawą przedsiębiorca jest zobowiązany do archiwizacji przez min. 5 lat:

• ksiąg rachunkowych;
• dokumentów inwentaryzacyjnych;
• pozostałych dowodów księgowych i sprawozdań.

Wyjątkiem w kwestii terminów archiwizacji dokumentów księgowych są dowody księgowe związane ze sprzedażą detaliczną. Należy je zgodnie z ustawą przechowywać do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za konkretny rok obrotowy.

Nie wszyscy pamiętają też o tym, że obowiązkowej archiwizacji podlegają dokumenty dotyczące przyjętej formy prowadzenia działalności gospodarczej. Obowiązek ten trwa przez 5 lat od czasu upływu ich ważności. Odstępstwem od reguły są także zasady archiwizacji dokumentów dotyczących rękojmi i reklamacji – należy przechowywać je przez min. 1 rok (po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji).

Warto również mieć świadomość tego, że obowiązkowi archiwizacji dokumentów księgowych podlega każdy płatnik – przez 5 lat musi przechowywać kopie dokumentów rozliczeniowych, miesięcznych raportów imiennych oraz innych dokumentów korygujących.

Archiwizacja pozostałych dokumentów

Poza wymogami dotyczącymi typowych pism księgowych, przedsiębiorstwo na mocy osobnych ustaw musi archiwizować również inne rodzaje danych. Jednymi z najdłużej archiwizowanymi dokumentami księgowymi są karty wynagrodzeń pracowników (oraz ich odpowiedniki). Należy przechowywać je przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 2019 roku albo nawet przez 50 lat, jeśli do powstania stosunku pracy doszło po 1 stycznia 2019 roku. Z kolei kopie dokumentów przekazanych do ZUS przechowuje się przez 5 lat, o ile zostały przekazane nie wcześniej niż 1 stycznia 2012 roku. Starsze dokumenty wciąż obowiązuje okres dziesięcioletni.

Archiwizacja dokumentów księgowych po okresie obowiązkowego przechowywania

Jak wygląda kwestia archiwizacji dokumentów księgowych, w których przypadku minął obowiązek ich przechowywania? Ustawa o rachunkowości nie reguluje tego zagadnienia, jednak pośrednio odpowiedzialność za ich utylizację ponosi „kierownik jednostki”, czyli osoba kierująca przedsiębiorstwem. Musi wybrać sposób zniszczenia dowodów oraz wyznaczyć odpowiedzialną za to osobę. W trakcie likwidacji dokumentów należy sporządzić protokół zawierający ich opis oraz podpis pracownika, który podjął się wykonania tego zadania.

Archiwizacja dokumentów księgowych po zakończeniu działalności

Bardzo ważne jest też to, co się dzieje w momencie, gdy jednostka zakończyła swoją działalność przed upływem ustawowego czasu. W takiej sytuacji archiwizacją dokumentów księgowych nadal powinna zajmować się wskazana w tym celu jednostka bądź osoba. Jeśli, np. doszło do połączenia oddziałów czy przedsiębiorstw, obowiązek przechodzi na jednostkę, która kontynuuje pracę.

Informację o miejscu przechowywania dowodów kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej musi przekazać do sądu, lub innego organu prowadzącego rejestr albo ewidencję działalności gospodarczej, a także do urzędu skarbowego.

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jak mówi ustawa o rachunkowości, archiwizacja dokumentów księgowych, to nie tylko przechowywanie pism, ale również ich odpowiednie uporządkowanie i zabezpieczenie. Ważne jest to, żeby archiwum było stworzone w sposób, który pozwoli na szybkie odszukanie potrzebnych danych i zapewni łatwy dostęp do potrzebnej papierologii. Są to zdecydowanie podstawowe zasady, na które powinien zwrócić uwagę każdy szanujący się przedsiębiorca. Musimy bowiem pamiętać jakie są wymogi w zakresie przechowywania dokumentacji.

Okres przechowywania dokumentów w archiwum

Zasadniczo wszystko zależy od typu dokumentu. Jeżeli chodzi o zatwierdzone sprawozdania finansowe, to jak mówi art. 71 ust. 1 o rachunkowości, należy przechowywać przez co najmniej 5 lat licząc od początku roku, który następuje po roku obrotowym w którym zostały one zatwierdzone. Jeżeli zaś chodzi o roczne sprawozdania finansowe, które są sporządzane za rok obrotowy, który rozpoczyna się przed tym dniem, to one również podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat licząc od początku roku, następującego po roku obrotowym w którym zostały one zatwierdzone. Innymi słowy w 2024 roku będziemy mogli zutylizować sprawozdania finansowe z roku 2018 itd.

Ile lat przechowuje się dokumenty księgowe?

Jeżeli chodzi o dokumentacje księgową, to należy mieć na szczególnej uwadze, to że termin przechowywania dokumentacji księgowej, podlega nie tylko pod ustawę o rachunkowości, ale również pod inne przepisy takie jak Ordynacja Podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Jak mówi art. 86 tej ustawy, podatnicy zasadniczo są zobowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych i muszą przechowywać księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, wyjątkiem jest sytuacja w której ustawy podatkowe przewidują inaczej.

Przechowywanie dokumentów ile lat – dokumenty inwentaryzacyjne

Pomijając wymogi związane z konkretnymi typami pism księgowych, przedsiębiorca jest również zobowiązany na mocy osobnych ustaw, do archiwizacji również innego rodzaju danych. Warto zauważyć, że jednymi z najdłużej archiwizowanymi dokumentami księgowymi, są karty wynagrodzeń pracowników, a także ich wszelkie odpowiedniki, które należy przechowywać przez okres 10 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 2019 roku bądź przez przez 50 lat, jeżeli stosunek pracy został zawarty po 1 stycznia roku 2019. Nalezy również zauważyć, że kopie dokumentów przekazywanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, powinny być przechowywane przez co najmniej 5 lat, jeżeli nie zostały one przekazane wcześniej niż 1 stycznia 2012 roku.>

Terminy przechowywania dokumentacji a kary za ich niedotrzymanie

Zgodnie z przepisami zawartymi w art. 281 § 1 pkt 6, 6a i 7 Kodeksu pracy jasno określone są w nim terminy przechowywania dokumentów, a należy zauważyć, że ich niedotrzymanie podlega bardzo surowej karze. Warto zauważyć, że obejmuje to zarówno prowadzenie jak i przechowywanie dokumentacji prawniczej przez okres, który jest określony prawem. Nalezy również zapewnić jej bezpieczne przechowywanie, zabezpiaczając jednocześnie przed potencjalnymi uszkodzeniami bądź jej zniszczeniem. Należy pamiętac, że jeżeli pracodawca nie spełni wyżej wymienionych wymogów, to może się to spotkać z nałożeniem na niego bardzo wysokiej kary finansowej, która zaczyna się od 1000 zł a kończy nawet na 30 000 zł. Warto jednak pamiętać, że obecnie wykorzystywane przepisy prawne, dają również pracodawcy możliwość wyboru formy oraz prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Dokumenty nie muszą być koniecznie zapisane w formie papierowej. Możemy również zdecydować się na format elektroniczny.

Archiwum zewnętrzne jako sposób na przechowywanie dokumentów księgowych

Jeżeli chodzi o przechowywanie dokumentów księgowych, to aspekt ten wielu pracodawcom spędza sen z powiek. Dokumenty ZUS, informacje na temat danego płatnika, dokumentacja pracownicza, dokumenty zgłoszeniowe, dokumenty podatkowe, księgi rachunkowe, dowody księgowe, kopie sprawozdania finansowego, dokumenty inwentaryzacyjne, trzeba przyznać, że jest tego naprawdę sporo. Trudno więc się dziwić, że wiele firm, zwyczajnie nie ma czasu na archiwizację dokumentów w swojej własnej siedzibie. Dlatego też coraz częściej zadanie to jest oddelegowywane do tzw. archiwów zewnętrznych. Profesjonalne firmy archiwizacyjne nie tylko zbiorą dokumenty, ale również zadbają o to, żeby były one przechowywane w należyty sposób.

Zasadniczo, są to wszystkie kwestie, które chcieliśmy opisać w temacie przechowywania dokumentacji. Jeżeli mają Państwo jeszcze jakieś pytania w tej sprawie, to serdecznie zapraszamy do kontaktu z nami, zadbamy o to, żeby udzielić odpowiedzi, na wszystkie nurtujące kwestie.