Szkolenia z zakresu zarządzania dokumentacją

Zapraszamy do zapoznania się z ofertą szkolenia z zakresu zarządzania dokumentacją w Archiwum Zakładowym bądź w Składnicy Akt.

Szkolenie obejmuje wprowadzenie do podstaw prawnych zarządzania dokumentacją i działalności archiwalnej, pozwalając uczestnikom zrozumieć kluczowe regulacje i przepisy w tej dziedzinie. Wyjaśnione zostaną podstawowe terminy związane z kancelarią i archiwami, co zapewni solidne fundamenty merytoryczne. Dodatkowo, szczegółowo omówiona zostanie struktura Państwowej Sieci Archiwalnej, wraz z aspektami nadzoru i kontroli, które odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu dokumentacją i zachowaniu jej integralności.

Jaką wiedzę zdobędziesz podczas szkolenia?

Pozostałe ważne informacje przekazywane na szkoleniu dotyczą obszarów takich jak:

Normatywy kancelaryjno-archiwalne:

• instrukcja kancelaryjna,
• Instrukcja organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego/Składnicy Akt,
• jednolity rzeczowy wykaz akt

Skrócony opis obiegu dokumentacji:

• przyjmowanie i otwieranie przesyłek,
• kontrola obiegu dokumentacji,
• dekretowanie pism,
• rejestracja spraw w systemie bezdziennikowym, znak sprawy,
• niezbędne elementy pisma,
• przygotowanie przesyłki do spedycji,
• przechowywanie akt spraw, opis teczki aktowej, znak teczki,

Jednolity rzeczowy wykaz akt:

Szkolenie obejmuje szczegółowe omówienie jednolitego rzeczowego wykazu akt, który stanowi podstawowy dokument organizacyjny w zarządzaniu dokumentacją. Uczestnicy dowiedzą się o budowie wykazu, zasadach jego tworzenia oraz posługiwania się nim, a także o procedurze modyfikacji w zależności od zmieniających się potrzeb organizacyjnych. Ważnym elementem szkolenia jest także omówienie kategorii archiwalnych oraz okresów przechowywania dokumentacji, co pozwala na prawidłowe klasyfikowanie i archiwizowanie akt. Dodatkowo, uczestnicy zapoznają się z symbolami klasyfikacyjnymi, które służą do oznaczania dokumentów i ułatwiają ich późniejsze wyszukiwanie i przechowywanie.

System kancelaryjny bezdziennikowy:

• zasady grupowania akt w sprawy,
• nadawanie znaku sprawy,
• spis spraw,
• tworzenie i prowadzenie teczek rzeczowych,
• podteczki, teczki zbiorcze

Warunki lokalowe Archiwum Zakładowego

W ramach szkolenia omawiane będą warunki lokalowe niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Archiwum Zakładowego. Uczestnicy dowiedzą się, jakie wymagania musi spełniać pomieszczenie, w którym przechowywane są akta, aby zapewnić odpowiednie warunki przechowywania dokumentacji oraz jej bezpieczeństwo. Kluczowe zagadnienia obejmują odpowiednią powierzchnię, wentylację, temperaturę i wilgotność, które mają wpływ na trwałość materiałów archiwalnych. Ponadto, omówiona zostanie organizacja przestrzeni, w tym systemy przechowywania dokumentów (np. regały, szafy archiwalne) oraz zapewnienie odpowiedniego dostępu i zabezpieczeń, by chronić dokumentację przed uszkodzeniem, kradzieżą czy dostępem osób nieupoważnionych. Szkolenie zwróci także uwagę na konieczność utrzymywania porządku w archiwum oraz na systemy monitorowania warunków lokalowych, aby zapewnić długoterminową ochronę materiałów archiwalnych.

Szkolenie obejmuje również zasady przyjmowania akt do Archiwum Zakładowego, w tym procedury przygotowania dokumentów przez osoby załatwiające sprawy. Uczestnicy dowiedzą się, jak prawidłowo tworzyć ewidencję akt, w tym spisy zdawczo-odbiorcze oraz wykazy spisów, które umożliwiają kontrolę nad obiegiem dokumentacji. Szczególną uwagę poświęca się współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi, co jest kluczowe dla efektywnego zarządzania dokumentacją oraz zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami i procedurami archiwalnymi.

Postępowanie z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w Archiwum Zakładowym:

• gromadzenie, opracowywanie, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie zasobu archiwalnego,
• tworzenie sygnatury archiwalnej,
• ewidencja wypożyczeń,

Procedura brakowania dokumentacji, której okres przechowywania upłynął:

• wydzielanie dokumentacji,
• powołanie komisji ds. brakowania,
• tworzenie spisów akt,
• postępowanie z dokumentacją wymagającą ekspertyzy Archiwum Państwowego,
• zasady występowania o zgodę na brakowanie do Archiwum Państwowego,
• przekazanie dokumentacji do zniszczenia.

Procedura przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego.

Warsztaty:
rejestracja sprawy, wyszukiwanie symboli i haseł klasyfikacyjnych w wykazie akt, nadawanie znaku sprawie, nadawanie znaku teczki, wypełnianie druku spisu spraw, tworzenie pisma i odpowiedzi na pismo, prowadzenie teczki aktowej, kontrola przygotowania teczki przekazywanej do Archiwum Zakładowego, wypełnienie druku spisu zdawczo-odbiorczego akt, wykaz spisów i inne.

Nasze warsztaty obejmują również takie zagadnienie jak udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym danego przedsiębiorstwa. Opisujemy również brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, uporządkowanie wewnętrzne dokumentacji B, opisanie jednostek archiwalnych C. Nasze warsztaty zostały stworzone z myślą o tym, żeby w jak najbardziej efektywny sposób omawiały wszystkie kwestie powiązane z tematem archiwizacji dokumentów.

Szkolenia z zakresu elektronicznego obiegu dokumentacji – doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych oraz wprowadzeniem elektronicznego obiegu dokumentacji

Szkolenia z zakresu elektronicznego obiegu dokumentów są w obecnych czasach niezwykle istotne. Należy pamiętać o tym, że prowadzeniem archiwum zakładowego danego przedsiębiorstwa nie może zajmować się każdy pracownik pionu archiwalnego danej firmy. Trudno więc dziwić, że szkolenia on-line, które obejmują zagadnienia takie jak np. archiwizacja dokumentów elektronicznych, zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej, niszczenie materiałów archiwalnych, funkcjonowanie archiwum zakładowego, porządkowanie dokumentacji, archiwizacja dokumentacji czy sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych zyskują na popularności.

Czym jednak jest elektroniczny obieg dokumentacji? Zasadniczo elektroniczny obieg dokumentów, to system informatyczny, wielomodułowa platforma, bądź system narzędzi, który umożliwia lub usprawnia realizowanie wszystkich procesów biznesowych, które są oparte na dokumentach zapisanych zarówno w formie cyfrowej jak i papierowej.

W obecnych czasach elektroniczny obieg dokumentów ma bardzo szerokie zastosowanie między innymi w obszarach finansowych oraz kadrowych danego przedsiębiorstwa. Usprawnia on rejestrację spraw, a także obieg dokumentów i faktur kosztowych i umożliwia ich wyeksportowanie do odpowiedniego systemu księgowego. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala również na generowanie zamówień i ich wiązanie z dokumentami PZ i fakturami. W obszarach kadrowych z kolei wykorzystuje się ten system do wystawiania wniosków pracowniczych takich jak podania urlopowe.

Dlaczego o tym wspominamy? Ponieważ każda dziedzina funkcjonowania jakiekolwiek organizacji wiąże się z właściwym obiegiem dokumentacji. Dlatego też ważne jest to, żeby funkcjonowanie archiwum zakładowego było jak najbardziej wydajne. Archiwizacja dokumentacji powinna więc być w jak najlepszy sposób zautomatyzowana i na to właśnie pozwala elektroniczny obieg dokumentów. Praktyczne ćwiczenia oraz materiały szkoleniowe, które oferujemy pozwolą na pełne zrozumienie wszystkich aspektów związanych z omawianym systemem.

Szkolenie on-line – kto może zajmować się wprowadzaniem elektronicznego obiegu dokumentacji?

Zasadniczo należy pamiętać o tym, że archiwizacja dokumentów to skomplikowany proces, który obwarowany jest wieloma zasadami i przepisami prawa. Prowadzenie dokumentacji projektów unijnych, dokumentacji spraw zakończonych, system wykonywania czynności kancelaryjnych, prowadzenie dokumentacji niearchiwalnej, postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji podmiotu lub jego komórek organizacyjnych to zadania, które powinna wykonywać osoba, która posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych. Dyplomowany archiwista jest więc niezwykle cenionym na rynku specjalistą. Nasze szkolenie pozwoli na opanowanie wszystkich tajników związanych z tym zawodem.

Szkolenia archiwizacja dokumentów – szkolenia on-line

Nasze szkolenie skierowane głównie do pracowników odpowiedzialnych za funkcjonowanie archiwum zakładowego/składnicy akt, a także do pracowników merytorycznych. W trakcie jego trwania wyjaśnimy wszystkie aspekty związane z wykonywaniem prac kancelaryjnych zgodnie ze sztuką.

Szkolenia, które prowadzimy obejmują zarówno aspekty teoretyczne, jak i praktyczne. Opisujemy między innymi procedury postępowania w zakresie niszczenia dokumentów, zasady archiwizowania dokumentacji niejawnej, jak przechowywane są dane na informatycznych nośnikach danych. Nasi specjaliści przybliżą, czym jest rzeczowy wykaz akt oraz brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

Ze szkolenia dowiesz się, jak wygląda przekwalifikowanie dokumentacji zastanej, jak również czym jest jednolity rzeczowy wykaz akt. W trakcie jego trwania opisujemy również szeroko rozumiane zasady właściwego postępowania w procesie archiwizacji dokumentów.

Nasze szkolenie on-line w zakresie usług archiwistycznych zyskuje bardzo dużą popularność wśród klientów. Wynika to w głównej mierze z wysokiej jakości materiałów edukacyjnych, które oddajemy do Państwa dyspozycji. Osoby po naszym szkoleniu są w stanie zajmować się archiwizacją dokumentacji zgodnie ze sztuką oraz obecnie obowiązującymi przepisami prawa. Jeżeli są Państwo zainteresowani naszymi szkoleniami, to zapraszamy serdecznie do kontaktu.