Skanowanie dokumentów

Skanowanie dokumentów jest obecnie banalną czynnością. Każdy może to robić na swoim domowym urządzeniu. Jednak zupełnie inną usługę stanowi skanowanie dokumentów dla firm, czyli ich digitalizacja oraz archiwizacja. Kiedy w grę wchodzą ogromne liczby stron pochodzących z firmowego bądź instytucjonalnego archiwum, proces ten staje się bardziej kłopotliwy, czasochłonny i kosztowny. Standardowy sprzęt nie jest w stanie go obsłużyć.

Wyszukiwanie informacji w papierowych archiwach jest niezwykle czasochłonne i wymaga cierpliwości. Skanowanie dokumentów, czyli digitalizacja to profesjonalna usługa, która pozwala wkroczyć archiwom w XXI wiek. Taką usługę proponujemy od lat naszym klientom. Profesjonalne skanowanie dokumentów w naszym wykonaniu pozwala ich właścicielom cieszyć się cyfrowym archiwum w bardzo dobrej jakości, zaś po całym procesie archiwum w formie papierowej bezpiecznie powraca do swojego pierwotnego stanu.

Profesjonalne skanowanie dokumentów, czyli dlaczego digitalizacja się opłaca

Coraz więcej przedsiębiorstw i instytucji dostrzega wymierne korzyści, jakie niesie za sobą skanowanie dokumentów w postaci digitalizacji archiwum. Bezpieczeństwo i wygoda to tylko wybrane spośród nich. Dlaczego skanowanie dokumentów się opłaca? Oto najważniejsze korzyści:

• oszczędność przestrzeni – papierowe archiwa zajmują wiele miejsca, zwłaszcza gdy są ciągle wykorzystywane przez uprawnione do tego osoby. Digitalizacja pozwala oszczędzić mnóstwo przestrzeni. Skanowanie dokumentów to część procesu, po którym wracają one do swego pierwotnego stanu. Wówczas mogą zostać przeniesione do zewnętrznego archiwum, gdzie będą bezpieczne, a zaoszczędzoną w ten sposób przestrzeń można przeznaczyć na inny charakter działalności,
• brak chaosu – w biurach, magazynach oraz archiwach sytuacja wraz z przyrostem kolejnych tomów dokumentów może wymknąć się spod kontroli. Wyszukiwanie informacji wiąże się z chaosem panującym w archiwum. Zdecydowanie lepiej wybrać skanowanie dokumentów, a następnie korzystać z nich w formie elektronicznej, aby uniknąć bałaganu,
• wyższa efektywność – cyfrowe archiwum jest znacznie wygodniejsze w obsłudze. Poszczególne dokumenty są w nim dokładnie opisane, a wyszukiwanie informacji w ten sposób przebiega o wiele szybciej niż tradycyjnymi metodami. W przedsiębiorstwie bądź organizacji przekłada się to na o wiele wyższą efektywność pracy, co z kolei przyczynia się do jakże ważnych oszczędności finansowych,
• generowanie i wysyłka plików – informacje krążą w obiegu znacznie szybciej, kiedy mają charakter cyfrowy. Skanowanie dokumentów i stworzenie z nich cyfrowego archiwum oznacza nie tylko łatwiejszy do nich dostęp, ale również generowanie dokumentów w dowolnym formacie, a następnie ich wysyłkę drogą elektroniczną. To również przyczynia się do wyższej efektywności i oszczędności finansowych,
• bezpieczeństwo danych – archiwa w formie cyfrowej są o wiele bardziej bezpieczne niż w formie tradycyjnej, szczególnie, jeśli ich przechowywanie zostanie zlecone specjalistom. Dokumenty w formie cyfrowej mogą mieć wiele kopii zapasowych. Są świetnie zabezpieczone przed dostępem niepowołanych osób, a jednocześnie w odróżnieniu od dokumentacji papierowej, nie są narażone na pożary, zalanie, jak również nie niszczeją pod wpływem upływającego czasu.

Skanowanie dokumentów w najwyższym standardzie

Wszystkie usługi związane z archiwizacją nie mają przed nami tajemnic i stanowią naszą specjalność. Od dawna oferujemy naszym klientom skanowanie dokumentów na najwyższym poziomie, w czym możemy się poszczycić wieloletnim doświadczeniem. Dokładamy wszelkich starań, aby cały proces przebiegł najszybciej jak to możliwe, a dokumenty wróciły do klienta bądź trafiły do bezpiecznego archiwum zewnętrznego w niezmienionej formie. Korzystamy z najnowocześniejszych urządzeń, które umożliwiają skanowanie dokumentów w doskonałej jakości. Przygotowywane przez nas cyfrowe archiwa są doskonale zindeksowane, co ułatwia późniejsze wyszukiwanie informacji. Stawiamy także na ścisłe standardy pracy.