Przechowywanie dokumentów (outsourcing)

Wiele kategorii dokumentów tworzonych i wykorzystywanych w przedsiębiorstwach oraz organizacjach wymaga przechowywania i archiwizowania. Również w epoce cyfryzacji spora część z nich musi funkcjonować w formie papierowej. W niektórych przypadkach przechowywanie dokumentów jest wręcz obowiązkiem prawnym – dotyczy to między innymi dokumentów księgowych, jak również dokumentów pracowniczych. Niedopilnowanie tego obowiązku naraża właściciela na poważne konsekwencje finansowe i prawne. Zdarza się jednak, że przechowywanie dokumentów jest utrudnione. Problemem bywa między innymi brak wystarczająco dużej powierzchni przeznaczonej na archiwum. Przechowywanie dokumentów może generować zbędne koszty. W jaki sposób rozwiązać te problemy? Decydując się na przechowywanie dokumentów w ramach outsourcingu, czyli zlecenie tego zadania profesjonalistom.

Przechowywanie dokumentów na terenie całej Polski

Nasza firma oferuje profesjonalne przechowywanie dokumentów od lat. W tym czasie współpracowaliśmy z największymi przedsiębiorstwami oraz instytucjami zdobywając ogromne doświadczenie i renomę. Przechowywanie dokumentów oferujemy klientom z całego kraju. Doskonale znamy się na zasadach archiwizacji i wiemy, w jaki sposób przechowywać, transportować i katalogować dokumenty, aby dochować wszelkich obowiązków prawnych, jak również zapewnić wygodę i stały dostęp do archiwum naszym partnerom.

Przechowywanie dokumentów w bezpiecznym archiwum depozytowym wraz z ich pełną obsługą logistyczną.

Jeżeli nie posiadacie Państwo powierzchni magazynowej na własne archiwa, przekazanie nam dokumentów jest idealnym rozwiązaniem. Naszym celem jest przede wszystkim ograniczenie ponoszonych przez Państwa kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów i odpowiednie zabezpieczenie akt przed zniszczeniem. Nasze konsorcjum specjalizuje się w zakresie archiwizacji dokumentów oraz przechowywania akt w naszych Archiwach. Poniżej znajduje się szczegółowa  charakterystyka usługi przechowywania dokumentów.

Przechowywanie dokumentów – najwyższe standardy

ARCHIWIZACJA i przygotowanie dokumentów do przechowywania. Posiadane doświadczenie oraz współpraca z partnerami z różnych branż, umożliwia zaproponowanie każdej jednostce organizacyjnej optymalnego i efektywnego systemu archiwizacji dokumentów, który będzie dostosowany do indywidualnych potrzeb, możliwości oraz regulacji prawnych obowiązujących w Polsce. Wszystkie osoby pracujące przy opracowywaniu dokumentacji są zobowiązane do przestrzegania tajemnicy służbowej oraz przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Przechowywanie dokumentów w naszych archiwach jest niezwykle wygodne i w pełni bezpieczne, o czym świadczą setki zadowolonych klientów i wystawione przez nich referencje.

Przechowywanie dokumentów – przygotowanie

Prawidłowe i zgodne z prawem przechowywanie dokumentów wymaga specjalnych przygotowań. Dokumenty, zależnie od przeznaczenia i pełnionej funkcji, dzielą się na kategorię. Każdej z nich mogą dotyczyć zupełnie inne obowiązki prawne. Prowadzenie archiwum wymaga dokładnego opisania poszczególnych dokumentów oraz ich uporządkowania – tylko wówczas przechowywanie dokumentów będzie skuteczne, a zainteresowane osoby zyskają do nich swobodny i szybki dostęp. Przez lata wypracowaliśmy w tej kwestii sprawdzone standardy, które przekładają się na najwyższą jakość świadczonych przez nas usług, związanych z przechowywaniem dokumentów.

Zakres prac przy przygotowaniu dokumentów do przechowywania

• Rejestracja dokumentów w systemie elektronicznej ewidencji.
• Sporządzenie ewidencji dokumentów na poziomie każdej jednostki archiwalnej (pudło, teczka, segregator).
• Nadanie kategorii archiwalnych dokumentom (okresu przechowywania).
• Oznaczenie każdej jednostki archiwalnej nadrukiem z opisem na etykietach samoprzylepnych.
• Zabezpieczanie dokumentacji w zbiorcze pojemniki archiwizacyjne (z indeksacją i topografią pojemników).

Przechowywanie dokumentów – ogromny zasięg i szeroki wachlarz usług

PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW – aktualnie w naszych bezpiecznych i nowoczesnych archiwach przechowywane są akta ponad 380 podmiotów gospodarczych zlikwidowanych bądź upadłych, akta podmiotów istniejących, ponad 250 000 akt osobowych i związana z nimi dokumentacja płacową.

Swoją działalnością obejmujemy teren całej Polski. W ramach usługi przechowywania dokumentów oferujemy:

• przechowywanie akt w warunkach zgodnych z obowiązującym prawodawstwem,
• zabezpieczenie akt przed zniszczeniem i dostępem osób nieupoważnionych w pomieszczeniach zabezpieczonych, monitorowanych całodobowo, ubezpieczonych,
• bezpłatne udostępnienie modułów systemu informatycznego internetowego dających możliwość wyszukiwania i składania zamówień upoważnionym pracownikom,
• podgląd przez upoważnionych pracowników, przy pomocy przeglądarki internetowej, skanów dokumentów z możliwością wydruku – bez możliwości naniesienia zmian – dotyczy dokumentów wytypowanych przez właściciela akt do przechowywania w postaci zeskanowanej. Komunikacja między Właścicielem akt a Archiwum, odbywać się będzie przy wykorzystaniu istniejących łączy telekomunikacyjnych wykorzystujących protokół TCP/IP. Przechowywanie dokumentów w naszych archiwach jest całkowicie bezpieczne – baza danych zasobów przechowywanych znajdować się będzie na naszym serwerze, zabezpieczonym przed dostępem osób nieupoważnionych,
• skanowanie akt znajdujących się w przechowywanym zasobie w celu szybkiego wglądu w żądany dokument,
• udostępnianie akt,
• analiza zasobów, pod kątem kończenia się okresu przechowywania, z wydrukiem i przedstawieniem spisu do podjęcia decyzji przez właściciela akt, odnośnie ich dalszego przechowywania lub niszczenia,
• niszczenie akt zdeponowanych w archiwum po okresie obowiązkowego przechowywania wraz ze sporządzeniem protokołu niszczenia, wraz ze sporządzeniem odpowiednich dokumentów brakowania,
• zagospodarowanie ścinków zgodnie z wymogami ochrony środowiska.

Przechowywanie dokumentów – najwyższy poziom bezpieczeństwa

Doskonale zdajemy sobie sprawę, z jak dużą odpowiedzialnością wiąże się przechowywanie dokumentów, które powierzają nam nasi partnerzy. Dlatego wszyscy klienci korzystający z naszej oferty mogą być pewni najwyższego poziomu bezpieczeństwa, jaki zapewniamy. Korzystamy przy tym z najnowocześniejszych zabezpieczeń. Dzięki temu istnieje pewność, że przechowywane dokumenty nie dostaną się w niepowołane ręce. Odpowiednie systemy zabezpieczeń zapobiegają ewentualnemu zniszczeniu bądź uszkodzeniu przechowywanych przez nas dokumentów. Co więcej, prowadzimy w tym zakresie jawną politykę, dzięki czemu nasi klienci mogą spać spokojnie i w dowolnym momencie przekonać się o doskonałe funkcjonujących zabezpieczeniach.

Stosujemy następujące zabezpieczenia obiektów

• Całodobowy monitoring.
• Telewizja przemysłowa.
• Instalacja alarmowa antywłamaniowa oraz dymowa (pożarowa) podłączona do Centrum Monitorowania Alarmów dwutorowo tj. torem telefonicznym oraz modułem GPRS.

Przechowywanie dokumentów – ubezpieczenie

Przechowywanie dokumentów naszych klientów świadczy o ogromnym zaufaniu, jakim zostaliśmy obdarzeni. Dlatego nasza działalność, jak i obiekty są ubezpieczone. Gdyby mimo najdoskonalszych zabezpieczeń doszło do nieszczęśliwego zdarzenia, wszystkie organizacje i przedsiębiorstwa korzystający z naszych usług mogą być pewne, że otrzymają zasłużone odszkodowanie.