Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – likwidacje, upadłości

Polskie prawo w sposób szczególny chroni dokumentację dotyczącą stosunku pracy. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest bardzo ważnym obowiązkiem pracodawcy. W przepisach prawa dokładnie określono okresy, w jakich poszczególne dokumenty powinny być przechowywane. W niektórych przypadkach wynoszą one nawet 50 lat. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej to obowiązek, który istnieje nawet po likwidacji bądź upadłości zakładu pracy. W takich sytuacjach Pracodawca jest zobowiązany do dotrzymania tego obowiązku. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej to usługa, którą warto zlecić specjalistom, aby uniknąć ewentualnych konsekwencji prawnych. Nasi klienci mogą liczyć na pełne wsparcie w tym zakresie.

Profesjonalne przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Usługa przechowywania dokumentacji pracowniczej wykonywana jest przez cały wymagany w polskich przepisach okres tj. 50 lat (z możliwością skrócenia do 10 lat) od daty ustania stosunku pracy.

Mamy wszystkie niezbędne zgody i pozwolenia na przechowywanie dokumentacji akt osobowych i płacowych wydane przez Marszałka Województwa oraz Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych.

Naszym celem jest przede wszystkim odpowiednie zabezpieczenia akt pracowniczych, akt osobowych, płacowych, kadrowych oraz księgowych przed zniszczeniem, dostępem osób niepowołanych oraz opracowanie i przechowanie dokumentów zgodnie z obowiązującym prawodawstwem. W skrócie, w pełni profesjonalne przechowywanie dokumentacji pracowniczej.

Jak prawidłowo przechowywać dokumentację pracowniczą w firmie?

Do podstawowych zadań pracodawcy należy prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników.

Trzeba mieć świadomość, że dokumentacja pracownicza w każdej firmie stanowi niezwykle ważny zasób i jej właściwe przechowywanie ma kluczowe znaczenie. Jest ono ważne nie tylko z powodów czysto praktycznych, ale także formalnych.

Dokumentację pracowniczą należy archiwizować zgodnie z przyjętymi standardami. Niestosowanie się do ustalonych zasad może skutkować nałożeniem wysokiej kary.

Pracodawca ma zatem obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej:

• poufności,
• integralności,
• kompletności,
• dostępności.

Dodatkowo osoba odpowiedzialna za przechowywanie akt pracowniczych musi zapewnić:

• stały dostęp do zasobów osobom do tego upoważnionym,
• identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie zmian dokonywanych przez te osoby,
• skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
• wydawanie akt, w tym ich eksport w postaci elektronicznej,
• możliwość wydruku dokumentacji.

Pracodawca musi trzymać akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Czasami ich zapewnienie może nie być łatwe. Dlatego takie usługi powierza się zewnętrznym firmom. Jeśli zajmujesz się tym samodzielnie, zadbaj o to, by wszystkie dokumenty dotyczące danych osobowych Twojej kadry znajdowały się w bezpiecznym miejscu.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – kategorie akt osobowych i inne dokumenty pracownicze

Według polskiego prawa przechowywanie dokumentacji pracowniczej dotyczy między innymi dokumentów określonych jako akta osobowe. Specjalne rozporządzenie określa cztery części tych akt.

• Część A – wszelkie dokumenty oraz oświadczenia, które dotyczą danych osobowych i wynikają z ubiegania się o zatrudnienie, jak również skierowanie na badania lekarskie, ich wyników oraz orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych warunków pracy,
• Część B – dokumenty oraz oświadczenia, które dotyczą nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia pracownika,
• Część C – dokumenty i oświadczenia wynikające z wygaśnięcia bądź rozwiązania stosunku pracy,
• Część D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub innej odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.

Oprócz tego przechowywanie dokumentacji pracowniczej obejmuje także dokumenty inne niż akta osobowe, w tym:

• ewidencjonowanie czasu pracy,
• dokumenty związane z urlopem wypoczynkowym,
• kartę wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń oraz wnioski o ich wypłatę do rąk własnych,
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia, a także środków ochrony indywidualnej, jak również dokumenty określające wypłatę ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej — jak długo trzeba to robić?

Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej budzą pewne wątpliwości. Wynika to z faktu, że 1 stycznia 2019 r. zmieniły się przepisy regulujące to, jak długo dokumentacja pracownicza musi być archiwizowana.

Do momentu nowelizacji okres przechowywania akt osobowych pracownika oraz innych dokumentów zawsze wynosił 50 lat od dnia ustania stosunku pracy. Obecnie jest to 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik zakończył karierę w danej firmie.

Dotyczy to jednak wyłącznie osób zatrudnionych po 2019 roku, kiedy doszło do zmiany przepisów. Okres 50 lat obowiązuje więc w dalszym ciągu pracowników zatrudnionych przed 1999 rokiem. W przypadku tych osób nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Można to jednak zrobić na specjalnych zasadach, jeśli pracownik został zatrudniony w firmie między 1999 a 2018 rokiem. Zgodnie z ogólnymi zasadami dokumentację pracowniczą wciąż trzeba przechowywać przez 50 lat od momentu, gdy stosunek pracy uległ rozwiązaniu, z tym że istnieje sposób, by skrócić ten okres do 10 lat.

W tym celu należy:

• przekazać oświadczenia do ZUS OSW,
• przekazać raport informacyjny do ZUS RIA.

Istotne jest to, że okres 10 lat zacznie się naliczać od końca roku kalendarzowego, w którym zostanie złożony raport informacyjny do ZUS.

To spore ułatwienie dla pracodawców, którzy muszą przechowywać dokumentację pracowniczą. Akt osobowych pracowników zwykle jest bardzo dużo. Dodatkowo pod  archiwizację wchodzą w skład także dokumenty podatkowe, związane z ZUS i wiele innych.

Dzięki zniszczeniu dokumentacji pracowniczej już po 10 latach, a nie tak jak dotychczas, po 50, można zaoszczędzić sporo miejsca, czasu i kosztów.

Co robić z dokumentami po ustaniu ustawowego okresu ich archiwizacji?

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej jest określony dość restrykcyjnie. Co robić z aktami, gdy on upłynie? Tutaj także spotykamy się ze szczegółowymi wytycznymi. Jeżeli minął czas wyznaczony jako obowiązkowy do przechowywania dokumentacji pracowniczej, nie można po prostu się jej pozbyć. Jak wygląda ta kwestia?

Trzeba mieć świadomość, że każdy były pracownik związany w przeszłości stosunkiem pracy z daną firmą, ma prawo do odbioru dokumentacji pracowniczej. Ma na to czas maksymalnie do miesiąca kalendarzowego od momentu, gdy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej się zakończy. Do tego czasu nie można zniszczyć żadnego dokumentu.

Po upływie miesiąca pracodawca powinien zutylizować akta w sposób uniemożliwiający odtworzenie ich treści. Ma na to czas do 12 miesięcy. Niszczenie dokumentów warto dobrze zaplanować lub powierzyć specjalistom. Można wówczas zyskać pewność, że w sposób prawidłowy spełniło się wszystkie obowiązki wynikające z ustawy.

Trzeba pamiętać, że wszelkie akta pracownicze, nawet długo po wygaśnięciu stosunku pracy, zawierają wrażliwe dane i wymagają odpowiedniego traktowania.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w przypadku likwidacji lub upadłości przedsiębiorstwa

Upadłość bądź likwidacja przedsiębiorstwa nie oznacza, że przechowywanie dokumentacji pracowniczej może zostać zaniechane. Byli pracownicy muszą mieć możliwość dostępu do swoich dokumentów, nawet jeśli stosunek pracy został rozwiązany już dawno. Może to wynikać na przykład z potrzeby określenia podstawy do emerytury lub renty.

Pracodawca ma w takiej sytuacji ściśle określone obowiązki. Wynikają one z art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Należą do nich:

• wskazanie podmiotu, prowadzącego działalność w tym zakresie, któremu zostanie przekazane przechowywanie dokumentacji pracowniczej,
• zapewnienie środków na ten cel, które muszą wystarczyć do końca przewidzianego w sprawie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Jeżeli zapewnienie środków finansowych przez pracodawcę nie jest możliwe, taka sytuacja musi zostać stwierdzona przez sąd rejonowy na wniosek pracodawcy lub syndyka masy upadłościowej. Wówczas przechowywanie dokumentacji pracowniczej, przejmuje Archiwum Państwowe, utworzone przez właściwego ministra. Likwidator musi wcześniej odpowiednio przygotować dokumenty do przekazania.

Nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji pracowniczej – potencjalne kary

Pracodawca, który prowadzi nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji pracowniczej, naraża się na potencjalne kary. Zaniechanie może dotyczyć nie przechowywania dokumentów przez pełny wymagany okres lub całkowitej rezygnacji z tego obowiązku. Karze ujętej w kodeksie pracy, podlega również pozostawienie dokumentacji pracowniczej w warunkach, które grożą jej zniszczeniem bądź uszkodzeniem. Grzywna może wynosić do 30 000 zł.

Nie warto podejmować takiego ryzyka. Zlecenie przechowywania dokumentacji pracowniczej specjalistom, stanowi sprawdzone rozwiązanie, z którego korzystają odpowiedzialni pracodawcy, również po likwidacji przedsiębiorstwa. Warto pamiętać, że przechowywanie dokumentacji pracowniczej może być obecnie prowadzone zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W praktyce przekłada się to na niższe koszty przechowywania tych istotnych dokumentów.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – najwyższe standardy

Mamy ogromne doświadczenie, które obejmuje również przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Nasi klienci mogą liczyć na najwyższe standardy.

Szczegółowe czynności archiwizacji/porządkowania dokumentów przed przyjęciem dokumentacji do Składnicy Akt

• Porządkowanie dokumentów na miejscu u klienta bądź w naszych magazynach.
• Kwalifikacja dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych (nadanie okresów przechowywania).
• Systematyzacja akt w układzie chronologiczno-czasowym.
• Opracowanie środków ewidencyjnych w postaci spisów zdawczo-odbiorczych akt, na podstawie których zostanie sporządzony protokół przejęcia przekazania dokumentacji.
• Wybrakowanie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej wraz ze sporządzeniem odpowiednich dokumentów brakowania (przygotowanie akt do fizycznego zniszczenia).
• Oznaczenie każdej jednostki archiwalnej (segregator, teczka, koperta) etykietą samoprzylepną z sygnaturą archiwalną.
• Zabezpieczenie dokumentacji w tekturowe pudełka zbiorcze.

Przejęcie i przechowanie dokumentacji pracowniczej

• Sposób przechowywania akt będzie zgodny z Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2020 poz. 164).
• Stworzenie wymaganych przepisami warunków przechowywania akt.
• Zapewnienie ochrony zasobów przechowywanych w Składnicy w sposób uniemożliwiający uszkodzenie, zniszczenie i dostęp osób nieupoważnionych.
• Zapewnienie pełnej dyskrecji na temat przechowywanych zasobów.
• Zatrudnienie do wykonania usługi pracowników o odpowiednich kwalifikacjach z możliwością korzystania z usług podwykonawcy.
• Przeprowadzenie niszczenia akt zgodnie z ustawą o archiwach, ustawie o ochronie danych osobowych i zasadami ochrony środowiska, z wykonaniem protokołu niszczenia – dotyczy to akt zdeponowanych w Składnicy.
• Wystawianie – wg zasad określonych w składnicy i zgodnie z obowiązującymi przepisami, byłym pracownikom zaświadczeń o przebiegu zatrudnienia i pobieranego wynagrodzenia na podstawie dokumentów przekazanych do przechowania przez Zamawiającego. Składnica nie ponosi odpowiedzialności za kompletność przekazywanych akt osobowych i płacowych.
• Poinformowanie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych o miejscu przechowywania dokumentacji.

Chcesz dowiedzieć się więcej w sprawie dokumentacji pracowniczej i jej prawidłowego przechowywania? Skontaktuj się z nami i poznaj naszą pełną ofertę.