Przechowywanie dokumentacji kadrowo – płacowej

Obowiązkiem każdego przedsiębiorstwa zatrudniającego pracowników jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Niedopilnowanie tego zobowiązania może oznaczać karę, dlatego warto znać regulacje prawne w tej kwestii i na bieżąco śledzić zmiany. W dzisiejszym artykule przypominamy, jakie dokumenty są objęte obowiązkiem przechowywania, a także jakie zmiany weszły w życie w 2019 roku. Oprócz tego przedstawiamy kilka sprawdzonych rozwiązań dotyczących prawidłowej archiwizacji akt osobowych pracowników zatrudnionych w firmie.

Czym jest dokumentacja pracownicza?

Pod pojęciem dokumentacji pracowniczej, zgodnie art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, kryją się akta osobowe pracowników zatrudnionych w firmie oraz pozostałe dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Ich dokładny zakres określono w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Akta pracownicze dzielą się na 4 grupy, czyli:

A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, na przykład skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie o zdolności do podjęcia pracy,
B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy,
D – odpis zawiadomienia o ukaraniu pracownika oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez niego odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, którą trzeba gromadzić poza aktami pracowniczymi, to z kolei:

dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopów,
karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i jej pranie i konserwowanie.

Wszystkie te dokumenty muszą być przechowywane zgodnie z ustalonymi zasadami.

Jakie dokumenty muszą być przechowywane przez pracodawcę?

Zarówno pracodawca jak i zleceniodawca mają obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Warto też podkreślić, że dotyczy to nie tylko akt osobowych, ale także dokumentów dla potrzeb ZUS i spraw podatkowych.

Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej lub wykonywanie tego w niewłaściwy sposób może skutkować nałożeniem grzywny.

Przechowywanie dokumentacji kadrowo-płacowej to jeden z najbardziej restrykcyjnych obowiązków, które musi wypełnić przedsiębiorstwo. Wiele dokumentów musi spoczywać w archiwach przynajmniej przez 10 lat od momentu ustania stosunku pracy. Obowiązek dotyczy praktycznie wszystkich informacji związanych z zatrudnieniem, ponieważ stanowią one dla pracownika podstawę służącą do wyliczenia wysokości świadczenia w momencie przejścia na emeryturę lub wnioskowania o przyznanie renty. Przepis był dla pracodawców kłopotliwy, dlatego rok 2019 przyniósł w tym zakresie pewne korzystne zmiany.

Sprawdź, jakie zasoby są objęte obowiązkiem przechowywania dokumentacji pracowniczej. Należą do nich:

dane figurujące w systemie ubezpieczeń społecznych, na przykład zawierające podstawy wymiaru emerytury lub renty,
listy płac,
wszystkie rodzaje akt pracowniczych,
listy obecności,
dokumenty płacowe, na przykład dotyczące wypłaconego wynagrodzenia,
dane z funduszu ubezpieczeń społecznych,
dokumenty kadrowe,
inne rodzaje dokumentacji pracowniczej określone przez odrębne przepisy.

Pracodawca jest zobowiązany przechowywać listy płac i inne dokumenty związane z zatrudnieniem w taki sposób, aby nie utraciły one czytelności oraz aby zapewnić do nich dostęp w razie potrzeby.

Co grozi za nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji?

Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 6, 6a i 7 Kodeksu pracy pracodawca może zostać ukarany, jeśli:

nie prowadzi w ogóle dokumentacji pracowniczej,
nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez okres wymagany prawem,
archiwizuje dokumentację pracowniczą w warunkach grożących jej zniszczeniem.

Taka osoba podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – zmiany od 2019 roku

1 stycznia 2019 roku weszły w życie nowe przepisy. Przechowywanie dokumentacji kadrowo-płacowej jest obowiązkiem pracodawcy jedynie przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, a nie 50 lat po wygaśnięciu stosunku pracy, jednak tylko w przypadku spełnienia kilku kryteriów. Jednak nie zawsze można zastosować tę zasadę.

Po pierwsze, nowe prawo dotyczy tylko osób zatrudnionych po 1999 roku. Okres 50 lat wciąż obowiązuje w odniesieniu do osób zatrudnionych przed 1999 rokiem. W ich przypadku nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Jeżeli natomiast pracownik został zatrudniony między 1999 a 2018 rokiem, wciąż co do zasady obowiązuje okres 50 lat. Można jednak skrócić go do 10 lat. W tym celu pracodawca musi spełnić poniższe warunki:

przekazać oświadczenia do ZUS OSW,
przekazać raport informacyjny do ZUS RIA.

Co ważne, okres 10 lat zacznie biec od ostatniego dnia roku, w którym zostanie złożony dokument do ZUS.

Wszyscy pracodawcy mają prawo do korzystania z opcji przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raportów stanowiących podstawę wyliczenia wysokości renty bądź emerytury. Dzięki temu okres przechowywania dokumentacji pracowniczej skróci się do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego

To spore ułatwienie dla pracodawców, ponieważ archiwizowanie tak dużej ilości danych o sprawach związanych ze stosunkiem pracy było poważnym wyzwaniem.

Jak pozbyć się dokumentacji pracowniczej po upływie ustawowego okresu?

Przechowywanie dokumentów pracowniczych należy do niezwykle ważnych obowiązków pracodawcy. Warto zdawać sobie sprawę, że jego zaniedbanie może grozić poważnymi karami.

Jest tak dlatego, że niektóre elementy dokumentacji płacowej mogą być przydatne również po wielu latach. Dotyczy to na przykład sytuacji, w której konieczne jest ustalenie podstawy wymiaru emerytury pracownika, który już od dawna nie pracuje w danej firmie.

Jednak nie tylko archiwizacja dokumentacji osobowej jest obostrzona przepisami. Dotyczą one także tego, jak postępować z nią po zakończeniu stosunku pracy oraz po upływie okresu podanego w ustawie, czyli 10 lub 50 lat.

Jeżeli minął obowiązkowy czas przechowywania całej dokumentacji pracowniczej, były pracownik ma prawo odebrać swoje akta w ciągu miesiąca kalendarzowego od końca tego okresu. Do tego czasu nie można niszczyć dokumentacji pracowniczej.

Po upływie miesiąca pracodawca powinien zutylizować dokumenty w taki sposób, aby nie było możliwości odtworzenia ich treści. Ma na to 12 miesięcy.

Po tym czasie dokumenty w sprawach dotyczących stosunku pracy ulegają przedawnieniu. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, w której pracodawca jest stroną postępowania sądowego.

Dokumentację płacową i kadrową należy zniszczyć w odpowiedni sposób, tak aby nie dostała się w niepowołane ręce. Warto pamiętać, że akta osobowe pracownika, karty wynagrodzeń oraz wszelkie inne typy dokumentacji pracowniczej zawierają wrażliwe dane. Jest tak również po tym, jak wygaśnie obowiązek ich przechowywania. Nie mogą więc zostać po prostu wyrzucone. Utylizacja dokumentów związanych ze stosunkiem pracy musi odbywać się w sposób bezpieczny i zgodny z prawem.

Likwidacja lub upadłość pracodawcy a przechowywanie dokumentów

Nie każdy pracodawca zdaje sobie sprawę, jak postępować z dokumentacją w razie postawienia firmy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości. Wówczas likwidator lub syndyk ma obowiązek:

wskazać podmiot, który będzie odpowiedzialny za przechowywanie dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania,
zapewnić środki finansowe na czas archiwizacji, jaki pozostał do końca okresu przechowywania dokumentacji.

Więcej na temat przeczytasz w naszych innych artykułach.