Obsługa archiwum u klienta

Obsługa archiwum zakładowego jest niezwykle odpowiedzialnym zadaniem. Zawsze należy je zlecać osobom, które mają niezbędną wiedzę na temat organizacji i zakresu działania takiego zbioru. Archiwum zakładowe ma na celu gromadzenie całości dokumentacji w instytucji bez względu na to, do jakiej kategorii archiwalnej dany materiał został zakwalifikowany.

Co więcej, trybu przekazywania materiałów archiwalnych w jednostkach archiwizacyjnych nie można przyjąć według przypadkowych zasad. W sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych funkcjonują przepisy, które należy znać i umieć stosować. Materiały archiwalne muszą być gromadzone i przemieszczane również według instrukcji kancelaryjnej danej komórki organizacyjnej.

To sprawia, że w archiwum zakładowym każdej jednostki jest niezbędne profesjonalne i merytoryczne podejście. Jeśli zależy Ci na tym, by do pomieszczenia archiwum zakładowego weszli specjaliści, którzy doskonale znają się na swojej pracy, zachęcamy do skorzystania z naszej oferty.

Profesjonalne prowadzenie archiwum zakładowego i składnicy akt

Przedstawiamy ofertę współpracy w zakresie prowadzenia archiwum zakładowego bądź składnicy akt w jednostkach organizacyjnych dowolnego typu.

W ramach usługi prowadzenia archiwum zakładowego realizowane są wszystkie zadania wynikające z „Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego”. Wykonywanie czynności objętych zakresem funkcjonowania archiwum zakładowego, odbywa się z respektowaniem zapisów rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2015 nr 0 poz. 1743) oraz Ustawą z dnia 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2015 poz. 566) oraz innych stosownych ustaw i przepisów obejmujących daną jednostkę organizacyjną.

Zobacz, w jaki sposób obsługujemy archiwum zakładowe i na jakie usługi możesz liczyć.

Obsługa archiwów zakładowych — na czym to polega?

Archiwum zakładowe zajmuje się przejmowaniem materiałów archiwalnych (kat. A) oraz dokumentacji niearchiwalnej. Takie zbiory tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne. Co ważne, ich prowadzenie można zlecić jednostce zewnętrznej. W wielu przypadkach powierzenie lokalu archiwum zakładowego profesjonalistom jest bardzo korzystnym rozwiązaniem.

Zobacz, jakie czynności wykonujemy w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum.

• Porządkowanie akt przekazanych do archiwum zakładowego.
• Udostępnianie i wypożyczanie akt do celów służbowych.
• Sporządzanie jednolitego rzeczowego wykazu akt przeznaczonych do brakowania po upływie każdego roku kalendarzowego.
• Dbałość o zachowanie dokumentacji w odpowiednim stanie fizycznym – zabezpieczanie akt.
• Prowadzenie kwerend archiwalnych do celów służbowych i innych zleconych komórki przez organizacyjne.
• Prowadzenie pomiaru temperatury i poziomu wilgotności w archiwum zakładowym.
• Kserowanie oraz skanowanie akt.
• Zapewnienie ochrony informacji zawartych w dokumentach przechowywanych w archiwum zakładowym podczas udostępniania ich osobom trzecim – zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001 r. (Dz.U. nr 112, poz. 1198).
• Wypożyczanie akt z archiwum zakładowego.
• Prowadzenie ewidencji akt w postaci: spisów zdawczo odbiorczych, wykazu spisów zdawczo-odbiorczych – w wersji papierowej i elektronicznej.
• Sporządzanie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spisów dokumentacji niearchiwalnej.
• Współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego tworzenia teczek oraz sprawne ich przygotowanie do przekazania archiwum.
• Przejmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych, wraz ze spisami zdawczo-odbiorczymi akt.
• Przechowywanie, zabezpieczanie oraz ewidencjonowanie posiadanych i przejmowanych akt.
• Porządkowanie akt niewłaściwie opracowanych, prace konserwatorskie.
• Prowadzenie brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
• Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.
• Sporządzenie rocznego sprawozdania statystyczno-opisowego.

Jeśli chcesz poznać szczegóły, skontaktuj się z nami.

Prowadzenie archiwum i składnicy akt — dlaczego warto nam je zlecić?

Archiwum zakładowe to zbiór, który musi być prowadzony i zarządzany w odpowiedni sposób. Przekazywanie dokumentów do archiwum państwowego, udostępnianie akt, czy sporządzanie takich rejestrów, jak jednolity rzeczowy wykaz akt, to zadania wymagają odpowiedniej wiedzy i umiejętności.

Zlecając je profesjonalistom, masz pewność, że spełniasz ustawowy obowiązek prowadzenia archiwum lub składnicy akt we właściwy sposób. Zyskujesz również gwarancję, że Twoja organizacja będzie działać sprawnie, a w jednostkach organizacyjnych zapanuje ład i porządek. Żadne dokument się nie zgubią, ani nie trafią do niewłaściwego miejsca, ponieważ będziemy stale czuwać nad ich prawidłowym obiegiem.