Normatywy kancelaryjno-archiwalne

Opracowywanie od podstaw procedur kancelaryjno-archiwalnych regulujących prawidłowe zarządzanie dokumentacją.

W celu zapewnienia należytego funkcjonowania obiegu dokumentacji oraz prawidłowego zabezpieczania akt pod kątem właściwej kwalifikacji archiwalnej i ewidencji, proponujemy Państwu opracowanie następujących normatywów:

• Instrukcji kancelaryjnej,
• Instrukcja organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego/Składnicy Akt,
• Jednolitego rzeczowego wykazu akt,

Normatywy określające obieg dokumentacji w jednostce z uwzględnieniem specyfiki działalności oraz schematu organizacyjnego.

• Opracowanie normatywów obejmie w szczególności następujące zagadnienia:
• Zapoznanie się ze specyfiką oraz procedurami wewnętrznymi Jednostki.
• Opracowanie i przeprowadzenie wśród Pracowników Jednostki ankiet dotyczących rodzajów i typów wytwarzanych dokumentów oraz ich kategoryzacji.
• Przeprowadzenie wstępnych szkoleń, ułatwiających właściwe wypełnienie ankiety, dla pracowników merytorycznych z zakresu funkcjonowania systemu kancelaryjno-archiwalnego.
• Przeprowadzenie wywiadu z pracownikami merytorycznymi na temat wytwarzanych dokumentów.
• Ustalenie obiegu dokumentacji obowiązującego w Jednostce, w tym m. in.:
• Podział prac kancelaryjnych (biurowych),
• Wpływ i odbiór korespondencji,
• Rozdzielanie i przydzielanie wpływów,
• Rejestrowanie spraw (pism) i zakładanie dla nich teczek,
• Rozpatrywanie (sposób załatwiania) spraw,
• Rodzaje stempli (pieczątek) obowiązujących w jednostce,
• Wysyłanie pism,
• Sposób organizacji i przechowywania dokumentów (pism, akt spraw),
• Wzory formularzy (druków) obowiązujących w jednostce,
• Warunki i sposoby przechowywania dokumentów w Archiwum Zakładowym Jednostki.
• Przygotowanie projektu normatywów kancelaryjno-archiwalnych i ich weryfikacja z Pracownikami Jednostki, naniesienie niezbędnych zmian.
• Przygotowanie projektu rozporządzenia Dyrektora Jednostki wprowadzającego normatywy kancelaryjno-archiwalne.