Normatywy kancelaryjno-archiwalne

Normatywy kancelaryjno-archiwalne to kluczowe zasady regulujące sposób tworzenia, obiegu i przechowywania dokumentacji w organizacjach. Dzięki nim instytucje mogą sprawnie zarządzać aktami, zapewniając ich odpowiednią klasyfikację, bezpieczeństwo i zgodność z obowiązującymi przepisami.

Opracowywanie od podstaw procedur kancelaryjno-archiwalnych regulujących prawidłowe zarządzanie dokumentacją.

W celu zapewnienia należytego funkcjonowania obiegu dokumentacji oraz prawidłowego zabezpieczania akt pod kątem właściwej kwalifikacji archiwalnej i ewidencji proponujemy Państwu opracowanie następujących normatywów:

• Instrukcji kancelaryjnej,
• Instrukcja organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego/Składnicy Akt,
• Jednolitego rzeczowego wykazu akt,

Normatywy określające obieg dokumentacji w jednostce z uwzględnieniem specyfiki działalności oraz schematu organizacyjnego.

Opracowanie normatywów obejmie w szczególności następujące zagadnienia:

• Zapoznanie się ze specyfiką oraz procedurami wewnętrznymi Jednostki.
• Opracowanie i przeprowadzenie wśród Pracowników Jednostki ankiet dotyczących rodzajów i typów wytwarzanych dokumentów oraz ich kategoryzacji.
• Przeprowadzenie wstępnych szkoleń, ułatwiających właściwe wypełnienie ankiety dla pracowników merytorycznych z zakresu funkcjonowania systemu kancelaryjno-archiwalnego.
• Przeprowadzenie wywiadu z pracownikami merytorycznymi na temat wytwarzanych dokumentów.
• Ustalenie obiegu dokumentacji obowiązującego w Jednostce, w tym m.in.:
• Podział prac kancelaryjnych (biurowych),
• Wpływ i odbiór korespondencji,
• Rozdzielanie i przydzielanie wpływów,
• Rejestrowanie spraw (pism) i zakładanie dla nich teczek,
• Rozpatrywanie (sposób załatwiania) spraw,
• Rodzaje stempli (pieczątek) obowiązujących w jednostce,
• Wysyłanie pism,
• Sposób organizacji i przechowywania dokumentów (pism, akt spraw),
• Wzory formularzy (druków) obowiązujących w jednostce,
• Warunki i sposoby przechowywania dokumentów w Archiwum Zakładowym Jednostki.
• Przygotowanie projektu normatywów kancelaryjno-archiwalnych i ich weryfikacja z Pracownikami Jednostki, naniesienie niezbędnych zmian.
• Przygotowanie projektu rozporządzenia Dyrektora Jednostki wprowadzającego normatywy kancelaryjno-archiwalne.

Jakie są podstawowe elementy normatyw kancelaryjno-archiwalnych

Sprawne zarządzanie dokumentacją to kluczowy element funkcjonowania każdej instytucji i firmy. Normy kancelaryjno-archiwalne określają zasady tworzenia, obiegu, klasyfikacji i przechowywania akt, zapewniając porządek oraz bezpieczeństwo informacji. Dzięki nim dokumenty są odpowiednio rejestrowane, przechowywane i archiwizowane zgodnie z określonymi kategoriami. Poznaj podstawowe zasady, które pomagają organizować pracę biurową i skutecznie zarządzać dokumentacją.

Instrukcja Kancelaryjna

• Reguluje sposób dokumentowania działalności danej jednostki, w tym zasady obiegu dokumentów oraz ich rejestracji;
• Określa system kancelaryjny (np. dziennikowy, bezdziennikowy, mieszany);
• Wskazuje, jak i gdzie dokumenty mają być przechowywane oraz kto odpowiada za ich obsługę;

Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA)

• Służy do klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji według tematów (klas);
• Określa symbol klasyfikacyjny (np. 1234), hasło grupujące dokumenty (np. „Sprawy kadrowe”) oraz kategorię archiwalną (np. A – do wieczystego przechowywania, B – do określonego czasu);

Instrukcja Archiwalna

• Dotyczy postępowania z dokumentami po zakończeniu ich obiegu bieżącego;
• Reguluje zasady przekazywania dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego;
• Określa sposoby porządkowania, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów w archiwum.

Kategoria Archiwalna Dokumentów

Dzieli dokumenty na:

• Dokumenty archiwalne o trwałej wartości historycznej, przekazywane do archiwów państwowych;
• Dokumenty mające czasowe znaczenie praktyczne (np. B5 – przechowywane przez 5 lat).;

Jak widać normatywy kancelaryjno-archiwalne zawierają w sobie sporo dokumentów takich jak jednolity rzeczowy wykaz akt. Zrozumienie tego jest istotne, gdyż w każdym archiwum zakładowym pracownicy muszą wiedzieć, jak postępować z dokumentacją, która została oddana do ich dyspozycji. Szczegółowe zasady udostępniania akt, niszczenia akt spraw zakończonych, tryb przejmowania dokumentacji, zasady dotyczące brakowania dokumentacji niearchiwalnej, zasady powstania dokumentacji wewnątrz jednostki itd. są określane przez odrębne przepisy prawne, więc należy mieć ten aspekt niewątpliwie na uwadze.

Jaka jest rola normatywów kancelaryjno-archiwalnych

Kolejnym istotnym problemem, na który należy zwrócić uwagę w zakresie normatywów kancelaryjno-archiwalnych archiwów państwowych jest omówienie ich roli, a prezentuje się ona następująco:

Rola pierwsza, czyli usprawnienie pracy biurowej

Określają jednoznaczne procedury, co pozwala na szybsze i bardziej efektywne zarządzanie dokumentami. Określają one również działania archiwów zakładowego składnicy, organów powiatu, starostw powiatowych, urzędów obsługujących dokumentację, organów gminy, związków międzygminnych i wszystkich instytucji, które na co dzień działają z dokumentacją;

Zgodność z prawem

Spełniają wymogi ustawowe, np. wynikające z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zasadniczo instrukcja kancelaryjna reguluje aspekty z dziedziny zakresu działania składnicy akt oraz innych jednostek w zakresie postępowania z dokumentacją;

Zapewnienie porządku i przejrzystości

Pomagają w utrzymaniu logicznego układu dokumentacji. Określają jak powinna być opisana dokumentacja archiwum zakładowego składnicy akt, przedstawiają aspekty struktury organizacyjnej jednostki, określają klasyfikacje materiałów archiwalnych, zasady przechowywania dokumentacji i sygnowania haseł rzeczowych, a także określają przepisy w zakresie obiegu dokumentacji zasady przyjmowania. Opisują również np. system klasyfikacji oparty o dziesiętny sposób sygnowania haseł rzeczowych itd.;

Ochrona dokumentów:

Normują zasady przechowywania dokumentów, zapobiegając ich utracie lub zniszczeniu. W czynnościach kancelaryjnych obowiązki w zakresie brakowania dokumentacji są niezwykle istotne, dlatego też normatywy określają sposób postępowania z dokumentacją. Normatyw reguluje postępowanie z dokumentacją archiwalną w zakresie jej kopiowania, przechowywania oraz niszczenia.

Podstawy prawne regulujące działanie archiwum zakładowego składnicy akt oraz normatywy kancelaryjno-archiwalne

Kolejnym istotnym aspektem, na który trzeba zwrócić uwagę z punktu widzenia tego artykułu są podstawy prawne w zakresie działania archiwum zakładowego składnicy akt, organów zespolonej administracji rządowej, organów samorządu województwa oraz wszelkich pozostałych instytucji, dla których normatywy kancelaryjno-archiwalne są istotne. Przepisy te to:

• Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
• Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego;
• Akty wewnętrznych instytucji, np. regulaminów i instrukcji kancelaryjnych.

Należy pamiętać o tym, że normatywy kancelaryjno-archiwalne są absolutnie kluczowe w zakresie prawidłowego zarządzania dokumentacją nie tylko archiwum zakładowego składnicy akt, ale zasadniczo dla każdej organizacji niezależnie od tego, czy poruszamy ten temat w kontekście organów zespolonej administracji rządowej czy jakiegokolwiek prywatnego przedsiębiorstwa. Organy jednostek samorządu terytorialnego również bazują na tych przepisach, które jasno opisują tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w jednostce.