Archiwizacja dokumentów – Warszawa, cała Polska

Archiwistyka jest złożoną dziedziną wiedzy i działalności praktycznej, której przedmiotem są dokumenty o różnej wartości społecznej czy historycznej. Włączanie ich do zbioru Centralnego Archiwum Państwowego pozwala zachowywać informacje o wydarzeniach, podmiotach, jednostkach czy osobach fizycznych, które w odegrały znaczącą rolę w tworzeniu historii i tradycji Polski. Aby było to możliwe, dokumenty tworzone od najniższych komórek organizacyjnych muszą być starannie selekcjonowanie, porządkowane, opisywane i archiwizowane.

Najważniejsze aspekty w procesie archiwizacji dokumentów:

aspekt prawny – obowiązujące prawo nakłada obowiązek przechowywania dokumentów na firmy, instytucje, osoby prywatne i inne organy;
aspekt bezpieczeństwa – tajne przechowywanie poufnych informacji, w odpowiednio przystosowanych do tego segregatorach, teczkach;
aspekt ekologiczny – dokumenty nie trafiają na wysypiska czy do spalarni, a zamiast tego są powtórnie przetwarzane, co znacząco oszczędza energię i zasoby naturalne;
aspekt ekonomiczny – niszczenie dokumentacji niearchiwalnej jest oszczędniejsze finansowo niż jej gromadzenie i przechowywanie.

Archiwizacja dokumentów – dlaczego jest ważna?

Archiwizacja dokumentów księgowych, jak i innych akt ma na celu przede wszystkim ich właściwe zabezpieczenie przed zniszczeniem, szybki i bezproblemowy dostęp do informacji w nich zawartych oraz opracowanie dokumentów zgodnie z polskim prawem.

Właściwe uporządkowanie i opisanie akt oraz umieszczenie ich w ewidencji pozwala też szybko dotrzeć do poszukiwanych informacji. Tocząca się sprawa sądowa o ustalenie spadkobierców, pisanie publikacji historycznej o dziejach regionu, kompletowanie dokumentacji płacowej niezbędnej do obliczenia wysokości emerytury to tylko kilka powodów, dla których szybki dostęp do archiwaliów jest tak ważny. Właściwa archiwizacja dokumentów jest sposobem na osiągnięcie tego celu.

Profesjonalne usługi archiwizacji dokumentów – dla kogo?

Obrót dokumentami dotyczy zarówno osób prywatnych, jak i firm czy instytucji. Archiwizacja dokumentów ma na celu ich porządkowanie oraz przechowywanie według określonych przepisów prawa, zasad i procedur wewnętrznych. Co istotne, archiwizacja nie odnosi się do pojedynczych działań, ale jest procesem ciągłym, który umożliwia sprawowanie pełnej kontroli nad posiadaną dokumentacją. Należy mieć przy tym świadomość, że niespełnienie obowiązku przechowywania części dokumentów przez określony czas, może powodować konsekwencje prawe.

Funkcjonowanie firm, organizacji, instytucji, a także osób prywatnych, opiera się na obrocie dokumentami. Dopóki ich ilość nie przekracza możliwości swobodnego zarządzania nimi i przechowywania, zwykle możliwe jest prowadzenie archiwizacji we własnym zakresie. Kiedy jednak zachodzi sytuacja, że traci się kontrolę nad wytwarzaną i posiadaną w zasobach dokumentacją lub też brakuje miejsca do przechowywania jej, najlepszym krokiem jest zlecenie profesjonalnej usługi archiwizacji dokumentów ekspertom.

Oferujemy usługi archiwizacji dokumentów, przejmując obowiązek panowania nad przechowywaniem wszelkich dokumentów – księgowych, prawnych, umów, pism urzędowych, zbiorów archiwalnych i innych. Zgodnie z zasadami bezpieczeństwa, wedle ściśle ustalonych procedur i wytycznych klienta, zajmujemy się segregowaniem, przechowywaniem i zarządzaniem dokumentacją, co znacząco ułatwia dostęp do niej i usprawnia pracę przedsiębiorstwa, organizacji czy instytucji.

Usługi archiwizacji dokumentów w Warszawie i całej Polsce

Porządkowanie dokumentów na każdym szczeblu nie jest łatwe, a jednocześnie wymaga wiedzy, znajomości procedur oraz czasu. Dlatego warto powierzyć to zadanie profesjonalistom, którzy doskonale orientują się w systemach klasyfikacji i grupowania materiałów. Archiwizacja dokumentów w Warszawie jest usługą, którą proponujemy zainteresowanym klientom. Działamy jednak nie tylko na terenie stolicy, ale również w całej Polsce.

W każdej firmie dokumentacja powiększa się z miesiąca na miesiąc, a to sprawia, że z biegiem lat może być trudno znaleźć odpowiednie dokumenty, których w danej chwili się poszukuje. Zajmuje to czas, zmniejsza efektywność pracy pracowników, a przy tym bywa frustrujące. Kluczem do sukcesu jest archiwizowanie dokumentacji zgodnie z wytycznymi – wedle opracowanego systemu oznaczeń. Jeżeli jednak dokumentów przybywa i wydaje się, że trudno nad nimi zapanować, warto zdecydować się na pomoc specjalistów, którzy od wielu lat trudnią się profesjonalną archiwizacją i obsługą dokumentów. Poniżej prezentujemy pełną ofertę wykonywanych zadań.