Jak ułatwić sobie przechowywanie dokumentów? Oznakowanie i klipsy archiwizacyjne
W każdym przedsiębiorstwie kolejne lata stają pod znakiem rosnącej liczby dokumentów, które chociaż nie są używane w bieżącej działalności firmy, powinny być odpowiednio przechowywane ze względu na wymogi prawne, możliwość przeprowadzania audytu w przyszłości lub konieczność powołania się na dane z przeszłości.
W związku z tym wygodne i bezpieczne przechowywanie dokumentów staje się sporym wyzwaniem. Z pomocą przychodzą tutaj na szczęście materiały do archiwizacji, takie jak klipsy archiwizacyjne, pudła, segregatory, koperty i teczki.
Przechowywanie dokumentów – teczki, segregatory i pudła
Modelowe archiwum firmowych dokumentów mieści się w specjalnie wyodrębnionym do tego dużym pomieszczeniu, w dodatku takim, do którego dostęp mają wyłącznie uprawnieni do tego pracownicy firmy, dzięki czemu nie istnieje ryzyko, że kluczowe dla przedsiębiorstwa informacje nie wpadną w ręce osób niepowołanych.
W pomieszczeniu powinny się znajdować liczne regały z półkami rozmiarem dostosowanymi do segregatorów i pudeł, w których przechowywane są dokumenty. Swoboda dostępu polega na odpowiednim uporządkowaniu dokumentacji. Pojedyncze umowy, podobnie jak zamówienia, czy faktury powinny być umieszczone w teczkach lub koszulkach, te zaś wpięte w segregatory. Większe partie dokumentów można zaś umieścić w specjalnie przeznaczonych do tego pudłach, które zapewnią im bezpieczeństwo przed uszkodzeniami.
Wygodne przenoszenie dokumentów z użyciem klipsów archaizacyjnych
W dobrze działającym archiwum niezwykle ważne jest sprawne przenoszenie dokumentów. W tym przypadku najlepsze rozwiązanie stanowią klipsy archiwizacyjne. Klipsy o długich „wąsach” np. 10-centymetrowe, zapewniają komfortowe przenoszenie nawet bardzo obszernych plików dokumentów.
Klipsy zapinane na zaczep zwiększają komfort użytkowania, ponieważ uniemożliwiają wypięcie się dokumentów ze spinacza i ich chaotyczne rozsypanie się w pomieszczeniu.
Prawidłowe oznakowanie dokumentów
Prawidłowo działające archiwum opiera się również na dokładnym posegregowaniu dokumentów oraz ich bardzo szczegółowym oznaczeniu. Bez tego archiwizowanie dokumentów nie ma sensu, ponieważ i tak trudno byłoby znaleźć w nim interesujące nas w danym momencie informacje.
Pudła i segregatory powinny zatem zawierać informacje takie jak zakres czasowy (np. lata lub miesiące), rodzaj dokumentów, którego dotyczą (faktury, zamówienia, umowy). W większym archiwum osobne segregatory mogą dotyczyć np. poszczególnych klientów lub dostawców. Ważnym elementem, który ułatwia przeszukiwanie dokumentacji jest również alfabetyczne uszeregowanie i oznaczenie plików dokumentów znajdujących się archiwum.