Niszczenie dokumentów na nośnikach cyfrowych – jak robić to skutecznie?

Wiele danych przechowywanych przez przedsiębiorstwa i organizacje, kiedy ich gromadzenie przestaje być konieczne, wymaga profesjonalnego niszczenia, którą to kwestie reguluje polskie prawo. Obecnie chodzi przede wszystkim o dane osobowe, których ochrona jakiś czas temu została wzmocniona ze względu na wejście w życie RODO.

Nośniki cyfrowe – w jaki sposób niszczyć dokumenty?

W epoce cyfryzacji coraz więcej informacji przechowuje się na nośnikach cyfrowych. Niszczenie zapisanych w ten sposób dokumentów jest poważniejszym wyzwaniem niż w przypadku dokumentów papierowych. Wbrew pozorom standardowe usunięcie plików nie jest wystarczającym rozwiązaniem. Zazwyczaj zniszczony musi być cały nośnik. Jakie wrażliwe dane są przechowywane na nośnikach cyfrowych? W jaki sposób powinny być niszczone zgodnie z obowiązującym prawem? Jak przebiega niszczenie tego typu nośników?

Jakie cenne informacje spoczywają na nośnikach cyfrowych?

Archiwizacja dokumentów może dziś odbywać się na wiele sposobów. Klasyczne rozwiązanie stanowi przechowywanie dokumentów w formie papierowej. Wiele informacji wciąż jest utrwalanych i przechowywanych właśnie w ten sposób, chociaż ostatnie lata stoją pod znakiem cyfryzacji. Archiwa gromadzące dokumenty papierowe mają swoje wady. Jedną z głównych jest konieczność wyodrębnienia stosunkowo dużej powierzchni na funkcjonowanie archiwum. Druga to spowolnione w porównaniu do wykorzystania nośników cyfrowych wyszukiwanie i przetwarzanie informacji. Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw oraz organizacji decyduje się na przechowywanie danych na nośnikach cyfrowych, znajdujących się w siedzibie firmy, albo na zewnętrznych serwerach, czyli w chmurze.

Prawo w szczególny sposób traktuje gromadzone przez organizacje i przedsiębiorstwa dane osobowe. Są one otoczone ścisłą ochroną. Zarówno ich przechowywanie, przetwarzanie, jak i późniejsze niszczenie musi odbywać się wedle określonych procedur. Osobną kwestię stanowią dane biznesowe. To bardzo szeroka kategoria, można w niej znaleźć dane sprzedażowe, umowy podpisywane z partnerami, elementy strategii marketingowej. Niezależnie od przeznaczenia tych informacji i celu, w jakim są gromadzone, wszystkie łączy jedno – nie powinny dostać się w niepowołane ręce, przede wszystkim do konkurentów. Wyciek wrażliwych danych może całkowicie osłabić pozycję biznesową przedsiębiorstwa i zrujnować jego budżet.

Na jakich nośnikach cyfrowych przechowywane są obecnie wspomniane dane? Należą do nich przede wszystkim:

• płyty CD, DVD i BluRay,
• dyski HDD i SSD,
• karty pamięci,
• pendrive,
• dyski zewnętrzne,

Każdy spośród tych nośników działa nieco inaczej i w inny sposób zapisuje dane, ale wszystkie wymagają specjalnego postępowania, jeżeli informacje mają być z nich trwałe usunięte.

W jaki sposób należy niszczyć dane zapisywane na nośnikach cyfrowych?

Niszczenie danych zapisywanych na nośnikach cyfrowych jest znacznie poważniejszym wyzwaniem niż postępowanie z dokumentami papierowymi. Te drugie na niewielką skalę można zazwyczaj niszczyć samodzielnie, korzystając ze sprzętu biurowego. Tylko część dokumentacji wymaga specjalnego postępowania, wedle określonych procedur, czym zajmują się wyspecjalizowane firmy. Zarówno polskie, jak i unijne prawo nie określają dokładnie, w jaki sposób mają być niszczone dane gromadzone na nośnikach cyfrowych. Chodzi oczywiście o informacje, które są chronione w świetle prawa. Regulacje w tej kwestii mówią jednak, że dane zawarte na nośnikach cyfrowych muszą być zniszczone całkowicie, czyli w taki sposób, który uniemożliwi ich ponowne odczytanie. Co to oznacza w praktyce?

Intuicyjnie może się wydawać, że pliki, w których zapisane są dane, wystarczy jedynie usunąć z urządzenia lub nośnika. W praktyce sprawa wygląda nieco inaczej. Usunięcie plików sprawia, że przeciętny użytkownik urządzenia nie będzie w stanie już nigdy ich odzyskać. Jednak współczesna technika radzi sobie z takim wyzwaniem. Sposoby na odzyskiwanie usuniętych danych są dość skomplikowane, jednak w przypadku większości nośników każda zapisana informacja pozostawia po sobie ślad. W razie potrzeby specjaliści są więc w stanie odzyskać dane, mimo że zostały one wcześniej skasowane. Dlatego niszczenie danych zapisanych na nośnikach cyfrowych najczęściej wiąże się z koniecznością zniszczenia samego nośnika.

Jak przebiega niszczenie danych zapisanych na nośnikach cyfrowych?

Jeśli chodzi o sposoby niszczenia danych zapisanych na cyfrowych nośnikach, można je podzielić na dwie grupy – metody mechaniczne oraz logiczne. Metody mechaniczne polegają na uszkodzeniu bądź rozdrobnieniu nośnika w taki sposób, aby już nigdy nie mógł on pełnić swojej funkcji. W grę wchodzą rozwiązania, takie jak rozwiercenie, zmiażdżenie czy zdarcie powłoki magnetycznej. Metody mechaniczne są dość skuteczne, ale nie dają 100% gwarancji. Metody logiczne polegają natomiast na usunięciu danych z nośnika w taki sposób, aby już nigdy nie dało się ich odczytać. Niestety w przypadku większości nośników, jak zostało wspomniane, jest to niemożliwe.

Dlatego, aby mieć pewność, że dane zapisywane na nośnikach cyfrowych zostaną trwałe usunięte i nigdy nie zaistnieje możliwość ich odtworzenia, najlepiej zlecić to zadanie wyspecjalizowanej firmie. Specjaliści dysponują narzędziami dającymi gwarancję skuteczności. Taką metodę rekomendują zresztą wszyscy eksperci z zakresu ochrony danych osobowych.

Klientów zainteresowanych profesjonalnym niszczeniem danych przechowywanych na nośnikach cyfrowych zapraszamy do skorzystania z naszej oferty.