Jak można dokonywać utylizacji dokumentów?

Przedsiębiorstwa i instytucje to miejsca, przez które każdego dnia przewija się niezliczona ilość dokumentów. W przypadku bardziej rozbudowanych placówek, o szeroko zakrojonej działalności, konieczne jest wdrożenie odpowiedniego systemu dotyczącego zarządzania dokumentami z uwzględnieniem ochrony danych wrażliwych, których ochrona jest to coraz bardziej istotne. Zasadna jest więc m.in. uważna utylizacja dokumentów, zapobiegająca wyciekom informacji.

Jak można dokonywać utylizacji dokumentów?

Najpopularniejszym sposobem na utylizację dokumentów mogących zawierać dane osobowe lub poufne informacje dotyczące firmy są urządzenia zwane niszczarkami biurowymi. Takie rozwiązanie może być wygodne w małych obiektach, jednak nie sprawdza się na większą skalę. Zwykłe biurowe urządzenia są bowiem nieprzystosowane do dużej wydajności. Ponadto niemożliwa jest poprawna utylizacja dokumentów niszczarkami, które nie spełniają określonych norm.

Rozwiązaniem dla dużych przedsiębiorstw i instytucji, którym zależy na bezpieczeństwie dokumentów, ale również wygodzie, jest utylizacja dokumentów przeprowadzana przez firmę zewnętrzną – taką jak nasza. To gwarancja stuprocentowej poufności danych wrażliwych, dzięki czemu usługa jest odpowiednia nawet dla placówek państwowych (takich jak urzędy, sądy, szpitale, szkoły i przedszkola).

Jak wygląda proces utylizacji dokumentów przez firmę zewnętrzną?

Utylizacja dokumentów dokonywana przez takie firmy jak nasza jest niezwykle wygodna. Cała procedura jest zgodna z obowiązującą europejską normą branżową DIN 66399. Usługa może być wykonywana jednorazowo lub w formie stałej współpracy. Można wyróżnić kilka etapów procedury utylizacji dokumentów z naszą pomocą:

• Dostarczenie bezpiecznych pojemników na dokumentację. Dysponujemy pojemnikami tekturowymi i plastikowymi oraz workami PP o różnej pojemności, dzięki czemu możemy dopasować ich wielkość do potrzeb konkretnej placówki. Nasi specjaliści pomogą Państwu wybrać odpowiedni pojemnik.
• Zapełnienie pojemników. Można do nich wrzucać dowolne dokumenty, które zawierają wrażliwe dane.
• Odbiór materiałów do zniszczenia zgodnie z ustalonym harmonogramem – wraz ze sporządzeniem protokołu odbioru.
• Niszczenie dokumentów w naszej placówce zgodnie z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i poufności.
• Wydanie certyfikatu zniszczenia – na życzenie klienta.

Dlaczego warto zdecydować się na utylizację dokumentów przez zewnętrzną firmę?

Utylizacja dokumentów wykonywana przez zewnętrzną firmę to szereg korzyści dla Państwa placówki. Usługa umożliwia:

• redukcję kosztów administracyjnych – przede wszystkim kosztów zakupu i eksploatacji oraz serwisu niszczarek,
• zachowanie stuprocentowej pewności co do poufności danych osobowych i biznesowych,
• możliwość redystrybucji siły roboczej zespołu i skoncentrowanie się na właściwej działalności firmy – bez tracenia cennego czasu i energii na manualną utylizację dokumentów,
• uzyskanie wysokiej wydajności w zakresie niszczenia – dokonamy dostawy i odbioru pojemników na makulaturę tak często, jak będzie to konieczne,
• ochronę środowiska naturalnego – uzyskane poprzez utylizację dokumentów ścinki przekazujemy zakładom przetwarzającym celulozę.