Archiwizacja dokumentów kategorii B, choć często niedoceniana, odgrywa kluczową rolę w codziennym funkcjonowaniu wielu firm. Dotyczy materiałów o czasowej wartości praktycznej, które – choć nie są przechowywane wieczyście i nie zaliczają się do materiałów archiwalnych – mają istotne znaczenie prawne i organizacyjne. Zaliczają się one do dokumentacji niearchiwalnej, której odpowiednie zarządzanie pozwala uniknąć chaosu informacyjnego i wspiera prawidłowe funkcjonowanie organizacji.

Przykłady takich dokumentów to umowy najmu, dokumentacja techniczna, dokumenty finansowe czy raporty środowiskowe. Ich właściwe przechowywanie zapewnia firmom bezpieczeństwo, możliwość szybkiego dostępu do informacji oraz zgodność z obowiązującymi przepisami, co ma szczególne znaczenie w sytuacjach kontroli lub audytu. Po upływie okresu przechowywania konieczne jest brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, czyli jej trwałe i bezpieczne usunięcie, co domyka cykl życia tego rodzaju dokumentów.

Kategorie archiwalne B5 i B10 – czym się różnią?

W ramach kategorii B wyróżnia się m.in. dokumenty oznaczone jako B5 i B10. Oznaczenie to odnosi się do czasu, przez jaki należy przechowywać dane dokumenty. Dokumenty kategorii B5 podlegają przechowywaniu przez okres pięciu lat, natomiast B10 przez dziesięć lat. Po upływie tego czasu podlegają one brakowaniu, czyli trwałemu zniszczeniu w sposób zgodny z przepisami o ochronie danych i wymaganiami archiwalnymi. Proces ten musi być odpowiednio udokumentowany i przeprowadzony z zachowaniem zasad bezpieczeństwa – czy to wewnętrznie przez firmę, czy z udziałem certyfikowanej firmy zewnętrznej.

Podstawy prawne przechowywania dokumentów

Zasady archiwizacji dokumentów regulują w Polsce konkretne przepisy, przede wszystkim ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz instrukcja kancelaryjna, która precyzuje sposób tworzenia, klasyfikowania, przechowywania i brakowania dokumentów. Przestrzeganie tych regulacji jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale także narzędziem porządkowania dokumentacji i minimalizowania ryzyka związanego z utratą danych. W praktyce oznacza to, że każda organizacja powinna posiadać uporządkowany system, który pozwoli kontrolować terminy przechowywania i ułatwi selekcję dokumentów przeznaczonych do zniszczenia.

Tradycyjna czy elektroniczna archiwizacja – co wybrać?

W zależności od skali działalności i możliwości technicznych firmy mogą zdecydować się na tradycyjną lub elektroniczną formę archiwizacji. Metody papierowe, takie jak segregatory i teczki, są proste w użyciu i tanie, jednak zajmują dużo miejsca i wymagają systematyczności. W przypadku większej ilości dokumentów bardziej efektywne okazują się systemy elektroniczne, które pozwalają na szybkie wyszukiwanie danych, dostęp do dokumentów zdalnie, lepszą ochronę przed nieautoryzowanym dostępem oraz tworzenie automatycznych kopii zapasowych. Niezależnie od wybranej formy, kluczowe znaczenie ma sposób organizacji dokumentacji. Odpowiednie oznaczenie i pogrupowanie dokumentów ułatwia ich późniejsze odnalezienie oraz zapewnia porządek w archiwum.

Bezpieczeństwo dokumentów kategorii B

Dokumenty kategorii B mogą zawierać dane osobowe lub poufne informacje, dlatego konieczne jest ich właściwe zabezpieczenie. W przypadku archiwów papierowych należy zadbać o fizyczną ochronę, np. zamykane szafy czy sejfy, do których dostęp mają tylko upoważnione osoby. W przypadku systemów cyfrowych warto korzystać z mechanizmów szyfrowania danych, aktualizowanego oprogramowania zabezpieczającego, a także rozwiązań takich jak dwuetapowa weryfikacja dostępu. Kluczowym elementem ochrony danych jest również edukacja pracowników, którzy powinni znać zasady bezpieczeństwa informacji i procedury postępowania w przypadku incydentu.

Warto pamiętać, że każda dokumentacja, w tym dokumenty kategorii B, posiada przypisaną kategorię archiwalną dokumentacji, która określa sposób i czas jej przechowywania. W przypadku wątpliwości co do dalszego postępowania z danym dokumentem może on podlegać ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez archiwum zakładowe lub państwowe. Celem tej ekspertyzy jest ustalenie, czy dana dokumentacja ma jedynie krótkotrwałe znaczenie praktyczne, czy może jednak powinna zostać zakwalifikowana jako materiał archiwalny o wartości historycznej. Ekspertyza archiwalna przeprowadzana w odpowiednim momencie pozwala uniknąć błędnej kwalifikacji dokumentów i zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami archiwalnymi.

Brakowanie dokumentów po upływie terminu przechowywania

Właściwe zakończenie cyklu życia dokumentu to jego utylizacja. Po upływie obowiązującego okresu przechowywania, dokumenty kategorii B, czyli posiadające jedynie czasowe znaczenie praktyczne, powinny zostać zniszczone. Dotyczy to dokumentacji posiadającej przypisane odpowiednie kategorie archiwalne, w tym dokumenty zakwalifikowane do kategorii B5, B10, a także dokumenty kategorii BC, przechowywane w okresie przechowywania krótszym – wyłącznie na potrzeby bieżących działań jednostki organizacyjnej. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przeprowadza się po jej kwalifikowaniu, zgodnie z wewnętrznymi procedurami lub w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.

Część firm decyduje się na samodzielne niszczenie dokumentów, korzystając z odpowiednich niszczarek, które zapewniają właściwy poziom rozdrobnienia. Inne zlecają ten proces wyspecjalizowanym firmom zewnętrznym, co bywa wygodniejsze i bezpieczniejsze, szczególnie przy dużej skali działalności. Niezależnie od przyjętej metody, proces powinien być dokładnie udokumentowany – sporządza się protokół brakowania – by zapewnić pełną kontrolę i zgodność z przepisami prawa, zwłaszcza w zakresie ochrony danych osobowych.

Archiwizacja jako element profesjonalnego zarządzania

Archiwizacja dokumentów kategorii B – w tym B5 i B10 – to proces, który wymaga systematyczności, znajomości przepisów oraz odpowiedniego kwalifikowania dokumentacji do celów praktycznych. Choć dokumenty te nie trafiają do archiwum państwowego, jak materiały o trwałym znaczeniu historycznym, ich przechowywanie, zabezpieczanie oraz brakowanie muszą być prowadzone z taką samą starannością. Profesjonalne zarządzanie dokumentacją w jednostce organizacyjnej nie tylko usprawnia pracę i minimalizuje ryzyko utraty danych, ale również chroni firmę przed konsekwencjami prawnymi. To nieodzowny element nowoczesnego i odpowiedzialnego podejścia do zarządzania informacją w każdej organizacji.