Jak archiwizować dokumenty kategorii A?

Napisane przez Fabryka, 18 marca, 2025. Opublikowano w Blog

W tym artykule postanowiliśmy skupić się na dokumentach, które należą do kategorii A. Zasadniczo w kontekście dokumentów archiwalnych, są to zdecydowanie najważniejsze i najbardziej cenne materiały, które można znaleźć. Jak łatwo można się domyślić, istnieje wiele przepisów prawa, które określają wyraźnie, w jaki sposób należy archiwizować dokumenty kategorii A. W tym tekście przedstawiamy najważniejsze informacje związane z tematem przechowywania i archiwizacji dokumentacji tego typu.

Czym są dokumenty kategorii A?

Dokumenty kategorii A to materiały archiwalne, które mają trwałą wartość historyczną, prawną lub kulturową. Muszą być przechowywane wieczyście i podlegają ścisłym zasadom archiwizacji. Innymi słowy, kategoria A oznacza, że dany dokument ma wyjątkową wartość historyczną bądź administracyjną, dlatego też wymaga on stałego przechowywania w odpowiedni sposób. Do kategorii A dokumentów zaliczamy między innymi akta konstytucyjne, a także dokumenty:

Skorzystaj z profesjonalnej archiwizacji dokumentów

prawnicze o wyjątkowej ważności;
historyczne (do nich możemy zaliczyć między innymi mapy historyczne itp.);
administracyjne o fundamentalnym znaczeniu (np. dokumenty związane z systemami podatkowymi, które obowiązują w dany kraju);
kulturowe (do tej kategorii można zaliczyć między innymi rękopisy rozmaitych dzieł sztuki etc. najlepszym przykładem takiego dokumentu kulturowego może być oryginał twórczości Mickiewicza);
związane ze sztuką (obrazy, szkice etc.);
naukowe i badawcze (najważniejsze prace naukowe, związane z wybitnymi umysłami);
religijne (nie odnosi się do wprawdzie do Polski, aczkolwiek takim flagowym przykładem jest tutaj Biblia Gutenberga);

Patrząc na przykłady materiałów archiwalnych kategorii A, które zostały przestawione powyżej, trudno się dziwić, że należy przechowywać je i archiwizować zgodnie z przyjętymi normami. Utrata bądź zniszczenie takich dokumentów, to byłaby olbrzymia strata dla kultury, historii, religii oraz prawa. Podział dokumentacji archiwalnej jasno również określa jak długo należy przechowywać dokumenty danej kategorii.

Jak archiwizować materiały archiwalne kategorii A?

Jest to najważniejsze pytanie na które należy udzielić odpowiedzi w tym artykule. Archiwizacja dokumentów kategorii A, to kwestia relatywnie skomplikowana, która obwarowana jest szeregiem przepisów prawa. Jej bezpieczeństwo to absolutna podstawa. Archiwizacja dokumentów kategorii A, dzieli się na następujące etapy:

Krok 1. Przygotowanie dokumentów w danej jednostce organizacyjnej

Segregacja – Oddziel dokumenty kategorii A od innych (np. kategorii B). Należy pamiętać o tym, że podział dokumentacji archiwalnej i nadanie właściwego układu dokumentom, to absolutna podstawa. Dokumenty należące do poszczególnych kategorii archiwalnych, nie mogą się ze sobą mieszać. Kwalifikacja archiwalna określa jakimi regulacjami prawnymi należy się kierować przy danych dokumentach, opisuje które z nich powinny trafić do składnicy akt oraz stwierdza czy możliwe jest niszczenie dokumentów w procesie brakowania;
Porządkowanie – Ustal chronologię, układ tematyczny lub inny logiczny system. Przykładowo z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, a liczby odpowiadają minimalnemu okresowi przechowywania.
Numeracja – Każdy dokument otrzymuje unikalny numer, znak akt i sygnaturę archiwalną;
Ewidencja – Sporządzenie spisu zdawczo-odbiorczego do archiwum.

Krok 2. Sposób przechowywania

Odpowiednie opakowanie – Dokumenty przechowuje się w tekturowych teczkach bezkwasowych lub kartonowych pudłach archiwalnych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Instrukcja kancelaryjna wyraźnie mówi, że dokumenty kategorii A powinny być przechowywane w warunkach, które zmniejszą ryzyko ich zniszczenia do minimum.
Bezpieczne środowisko – Archiwum powinno być suche, chłodne i wentylowane (temperatura: 14–18°C, wilgotność: 40–60%). Kwestia ta wymaga szczególnej uwagi w zakresie działań każdej organizacji zajmującej się archiwizacją dokumentów kategorii A.
Brak dostępu dla osób nieupoważnionych – Ochrona przed kradzieżą i zniszczeniem;

Krok 3. Przekazanie do archiwum państwowego

Po 10 latach (lub innym okresie wskazanym w przepisach) dokumenty trafiają do państwowego archiwum;
Wymaga to przygotowania spisu zdawczo-odbiorczego oraz ekspertyzy archiwalnej przeprowadzanej przez archiwum państwowe lub archiwum wyodrębnione i uzyskania zgody archiwum państwowego. Kwalifikacja archiwalna obejmująca dokumenty takie jak akta osobowe, oryginały map, dokumenty o znaczeniu historycznym, księgi stanu cywilnego itd. powinna być przeprowadzana jedynie przez osoby uprawnione;

Krok 4. Digitalizacja (opcjonalna, ale zalecana)

Dokumenty mogą być zeskanowane w wysokiej jakości i zapisane w formatach PDF/A lub TIFF. Przechowywanie w formie digitalizowanej dokumentacji archiwalnej i dokumentacji niearchiwalnej, to dobry pomysł, który znacznie zwiększa bezpieczeństwo dokumentów;

Digitalizacja ułatwia dostęp i chroni przed uszkodzeniem oryginałów. Digtalizacja obejmuje dokumenty kategorii BC jak i również dokumentacje kategorii A. Coraz częściej przeprowadzana jest w jednostkach państwowych i prywatnych.

Podstawa prawna określająca sposób postępowania z dokumentami kategorii A

W Polsce archiwizacja dokumentów kategorii A regulowana jest przez:

Ustawę o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 1983 nr 38 poz. 173, z późn. zm.);
Instrukcje kancelaryjne i przepisy archiwalne obowiązujące w danej instytucji. Każda jednostka czy instytucja przechowująca materiały archiwalne musi znać zarówno Ustawę o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach jak i konkretne instrukcje kancelaryjne w tej materii;

Kategorie dokumentacji niearchiwalnej a dokumentacja kategorii A – jakie są konkretne różnice?

Jeżeli chodzi o zakres dokumentacji niearchiwalnej jak i dokumentów kategorii A wiele osób zastanawia się nad tym jakie są konkretne różnice między poszczególnymi typami dokumentów. Zasadniczo, odpowiedź na to pytanie jest bardzo prosta.

Kategoria archiwalna A różni się i to w znaczący sposób od innych kategorii, gdyż zawiera dokumenty o największej wartości prawnej, administracyjnej lub historycznej, które należy przechowywać przez cały czas. Są one niezwykle istotne, dlatego też należy dbać o to, żeby były one zawsze przechowywane w odpowiednich kategorii archiwalnych i w sposób zgodny z podanymi przepisami prawa.

Taka dokumentacja wymaga specjalnych środków ochrony i procedur przetwarzania, aby zapewnić jej bezpieczeństwo i ochronę przed utratą, uszkodzeniem lub nieuprawnionym dostępem. Jeżeli w danej jednostce organizacyjnej dojdzie do uszkodzenia bądź zniszczenia takich dokumentów, to konsekwencje są bardzo duże.

Jeżeli interesuje Cię wdrożenie kompleksowej strategii zarządzania danymi, które trzeba przechowywać przez długi czas lub nawet na stałe do celów praktycznych, to dobrym pomysłem będzie skorzystanie z nowoczesnych rozwiązań w tym zakresie.

Kategoria A – ile lat przechowywania i brakowanie dokumentacji

O dziwo pytanie to pojawia się bardzo często. O ile brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, to temat który już przerabialiśmy, o tyle należy zwrócić uwagę na fakt, że podział dokumentacji archiwalnej został stworzony właśnie po to żeby wykazać, które dokumenty można brakować i po jakim czasie, a które nie.

Należy pamiętać o bardzo ważnej kwestii, czyli o tym, że dokumenty należące do kategorii archiwalnej A są uznawane za materiały o najwyższej wartości i znaczeniu. Wiąże się to zazwyczaj z wymogiem ich stałego przechowywania.

Dokumenty kategorii A cechują się ponadczasową wartością dlatego też ich brakowanie jest niemożliwe. W każdej jednostce organizacyjnej w której się znajdują powinny być traktowane z należytą dbałością o ich bezpieczeństwo.