Znak akt

Dokumenty, czyli akta wytwarzanie w konkretnej komórce organizacyjnej stanowią najmniejszą jednostkę w organizacji archiwów. Ich porządkowanie i możliwość szybkiego wyszukania są uzależnione od tego, w jaki sposób zostaną one opisane. W każdym systemie do porządkowania stosuje się konkretny system klasyfikacji i oznaczeń. Pozwala on osobom zainteresowanym od razu rozpoznać, kto sporządził dokument i jakie zawiera treści. W archiwistyce takim symbolem jest znak akt.

Co zawiera i jak jest skonstruowany znak akt?

Znak akt jest kompozycją liter i cyfr, które mają określone znaczenie i dostarczają osobom zainteresowanym konkretnych informacji. Jego stałym elementem jest symbol identyfikujący komórkę organizacyjną, odpowiedzialną za załatwienie sprawy. Drugim elementem znaku akt jest symbol klasyfikacyjny zgodny z rzeczowym wykazem akt twórcy zespołu. Wskazuje on, w którym miejscu w registraturze jest przechowywany dany dokument.

Jednolity rzeczowy wykaz akt jest drugim dokumentem obok instrukcji kancelaryjnej, który reguluje zasady organizacji pracy biurowej. Wykaz służy do oznaczania i ewidencjonowania akt oraz ich przechowywania. Zasadą jest stosowanie numeracji dziesiętnej, przy czym każda z 10 klas pierwszego rzędu dzieli się na dziesięć podklas, a te na kolejnych 10 podklas, aż do wyczerpania potrzeby tworzenia złożonej struktury. Pierwsze cztery klasy najwyższego rzędu zawierają akta typowe dla każdej komórki organizacyjnej:

• 0 – zarządzanie,
• 1 – kadry,
• 2 – środki rzeczowe,
• 3 – ekonomika.

Znak akt ma też często związek z ze znakiem sprawy. Ten drugi jest przypisany do kompletu dokumentów, jakie powstawały w całym toku jej załatwiania. Zdarza się jednak, że dokumentacja ogranicza się do jednego pisma i umieszczonej na nim odpowiedzi. W takiej sytuacji znak spraw i znak akt są takie same.