Zespół archiwalny prosty

W ujęciu archiwistyki zespół archiwalny jest całościowym zbiorem dokumentów aktowych wytworzonych przez jednego niezależnego ustrojowo twórcę. Może nim być zarówno osoba fizyczna, jak i organizacja, instytucja, firma czy urząd. Każdy z tych twórców w ciągu wielu lat działalności może zmieniać poglądy, merytorykę pracy czy jej charakter. Im mniejsze są te zmiany, tym mniej złożony jest też zespół archiwalny. Określa się go wówczas zespołem archiwalnym prostym.

Charakterystyka zespołu archiwalnego prostego

W publikacjach z dziedziny archiwistyki trudno znaleźć rozbudowaną definicję zespołu archiwalnego prostego. Ogólnie określa się tym terminem zespół, którego struktura jest bardzo prosta i ogranicza się do podstawowych kategorii i klas. Charakter takiej struktury nie jest uwarunkowany już na początku jej tworzenia. O budowie i stopniu złożoności decydują bowiem czas oraz nieprzewidziane zmiany w działaniu twórcy. Przykładem takich zmian może być, np. połączenie się dwóch przedsiębiorstw czy organizacji. W efekcie dokumentacja aktowa jest łączona i wymaga stworzenia bardziej rozbudowanego systemu klasyfikacji.

Potocznie uważa się, że zespół archiwalny prosty to taki, w którym archiwista bez problemu przypisał każdemu dokumentowi odpowiednią klasę. Zazwyczaj ma on też ograniczoną trzypoziomową klasyfikację, bez potrzeby rozbudowywania jej o kolejne poziomy. Wynika to z faktu, że liczba tworzonych dokumentów jest niewielka i są one powiązane tematycznie.

Zespół archiwalny prosty otwarty lub zamknięty

Zespół archiwalny prosty jest strukturą wyróżnioną z uwzględnieniem kryterium jego budowy. Może jednak też mieć inne cechy uwarunkowane, np. czasem tworzenia i aktywnością lub zakończeniem działalności twórcy. W pierwszym wypadku jest to zespół otwarty, w drugim – zamknięty. Po zakończeniu działalności całość takiej dokumentacji jest przekazywana w drodze sukcesji do innej jednostki.