Udostępnianie materiałów archiwalnych

Materiały archiwalne są gromadzone i przechowywane między innymi po to, aby dostarczać społeczeństwu informacji o różnych ważnych wydarzeniach. Dlatego istnieje możliwość wykorzystania ich w sytuacjach, które tego wymagają. Może to być, np. potrzebne przy pisaniu pracy doktorskiej, publikacji książkowej czy też podczas sprawy sądowej, która wymaga dokumentów dowodowych. Udostępnianie materiałów archiwalnych umożliwia skorzystanie z nich, jednak odbywa się ono na określonych zasadach.

Kto może skorzystać z materiałów archiwalnych?

Zbiory archiwalne są tworzone na potrzeby społeczeństwa. Z tego powodu dostęp do nich jest nie tylko powszechny, ale również bezpłatny. Jednak ze względu na wysoką wartość historyczną wielu jednostek, możliwość ich wykorzystania jest ograniczona konkretnymi zasadami. Niektóre dokumenty archiwalne mają wiele lat, stąd też często są w złym stanie technicznym i wymagają odpowiedniego postępowania. Dlatego udostępnianie materiałów archiwalnych o takiej wartości, w wielu przypadkach ogranicza się do możliwości przeglądania kopii lub odsłuchiwania nagrań. Dostęp jest też ograniczony, jeśli dokumenty zawierają dane osobowe lub informacje niejawne.

Udostępnianie pośrednie i bezpośrednie

Udostępnianie dokumentów archiwalnych odbywa się na różnych zasadach. Osoba zainteresowana może zapoznać się z nimi osobiście, odwiedzając siedzibę archiwum. Jest ono czynne w określonych godzinach i dniach, indywidualnie wyznaczanych przez poszczególne jednostki. Można też skorzystać z odpłatnej usługi wykonania i przesłania kopii dokumentu lub poszukiwania określonych informacji. Niestety nie każde archiwum wykona takie usługi, jeśli zakres poszukiwań określony przez klienta będzie źle sformułowany lub zbyt szeroki.

Jednostki archiwum państwowego dopuszczają możliwość wykonania kopii dokumentów archiwalnych za pomocą własnego sprzętu. Ponadto, od 1 stycznia 2007 roku bez ograniczeń mogą z tych materiałów korzystać cudzoziemcy.