Twórca zespołu

Archiwizacja dokumentów wiąże się z ich organizacją zgodną z zasadami określonymi w stosownych przepisach. Pozwala ona podzielić wszystkie materiały na grupy i przypisać im określone symbole, dzięki którym można szybko zidentyfikować zawartość. Jedną z takich form organizacji jest zespół archiwalny założony i prowadzony przez konkretną osobę lub komórkę organizacyjną. Nazywa się ją twórcą zespołu.

Kto może być twórcą zespołu archiwalnego?

Twórca zespołu w ujęciu prawnym nie zawsze jest osobą fizyczną. Może nim być również instytucja publiczna lub prywatna, firma, organizacja społeczna lub urząd. Aby taka jednostka mogła stworzyć zespół archiwalny, musi spełnić kilka warunków. Zaliczają się do nich:

• określony zakres działania,
• samodzielność organizacyjna,
• działanie na podstawie właściwych norm prawnych,
• działalność w konkretnych dziedzinach życia społecznego (w przypadku osób fizycznych).

Pojęcie twórcy zespołu często jest utożsamiane z aktotwórcą. Wynika to z faktu, że osoba lub jednostka, która tworzy zespół, najczęściej dokonuje tego w celu uporządkowania własnych zbiorów dokumentów, oceny ich wartości archiwalnej i odpowiedniego zakwalifikowania jednostek.

Twórca zespołu a typ zespołu

Twórcą zespołu może być osoba fizyczna aktywna społecznie lub politycznie. Może nim być też duża organizacja o zasięgu krajowym, która prowadzi działalność od kilkudziesięciu lat, ulegając systematycznym przekształceniom. Zależnie od stopnia tych zmian, tworzony przez nią zespół, może przyjmować jedną z dwóch form: prostą, jeśli zmiany były nieznaczne lub złożoną, jeśli np. w okresie tworzenia zbioru kompetencje twórcy uległy zmianie. Dokumentację zaliczaną do zbioru, który nadal pozostaje pod opieką twórcy, nazywa się registraturą.