Teczka spraw (aktowa)

Przechowywanie pojedynczych dokumentów w archiwum lub przekazywanie ich z jednej komórki organizacyjnej do innej, w celu załatwienia sprawy, niesie za sobą ryzyko zniszczenia dokumentów. Istnieje też zagrożenie ich zdekompletowania, jeśli składają się z więcej niż jednej kartki. Dlatego w systemie organizacji biur czy archiwów, stosuje się różne formy ich gromadzenia i oznaczania. Jedną z nich jest teczka spraw (teczka aktowa).

Czym jest teczka spraw (teczka aktowa)?

Wbrew temu, co sugeruje samo pojęcie, teczka spraw (teczka aktowa) może, ale nie musi być nią w dosłownym rozumieniu. Do kompletowania i zabezpieczania wielokartkowych dokumentów stosuje się papierowe teczki wiązane, które bez problemu można opisać odpowiednią sygnaturą i nadać im tytuł sprawy. W przypadku większej liczby elementów w dokumencie, rolę teczki spraw, może też pełnić segregator o odpowiedniej pojemności lub skoroszyt.

W teczce spraw (teczce aktowej) nie umieszcza się przypadkowych dokumentów. Muszą one być ze sobą powiązane, a w szczególności powinny:

• mieć jednorodną formę,
• być rzeczowo pokrewne,
• dotyczyć ostatecznie załatwionej sprawy,
• być objęte tą samą grupą akt ustaloną rzeczowym wykazem akt,
• stanowić odrębną jednostkę archiwalną.

Rodzaje teczek aktowych

W kancelariach oraz biurach do segregacji i porządkowania akt używa się różnych teczek aktowych. Są to, np.

• teczka dla akt spraw jednorodnych (odpowiadająca klasie w JRWA),
• teczka przeznaczona dla dokumentacji, która nie tworzy akt spraw,
• teczki na wydzielone grupy spraw,
• teczka akt jednej sprawy,
• teczka wieloletnia,
• teczka zbiorcza.

Teczki aktowe są zakładane dla końcowej klasy w wykazie akt. Im więcej jest tych klas, tym więcej teczek znajduje się w zespole archiwalnym. Są one wykorzystywane wyłącznie w tradycyjnym systemie kancelaryjnym, w którym dokumenty są przygotowywane i przechowywane w wersji papierowej.