System kancelaryjny mieszany

System kancelaryjny to ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania czynności kancelaryjnych. Każda działalność firmy, instytucji czy organizacji, wiąże się z tworzeniem i obiegiem dokumentów. Systemy kancelaryjne ujednolicają pewne zasady co do oznaczania, grupowania i przechowywania dokumentacji. Nakreślają sposób wykonywania czynności kancelaryjnych, który ma wpływ na formę akt. W Polsce można stosować różne metody obiegu dokumentów. Jednym z nich jest system kancelaryjny mieszany, który stanowi kombinację pozostałych metod. Jego powstanie miało za zadanie zwiększenie skuteczności oraz zniwelowanie niektórych wad.

Podstawowe systemy kancelaryjne i ich specyfika

• System dziennikowy – najczęściej dwudziennikowy z dziennikami wejścia i wyjścia lub jednodziennikowy, w którym rejestr dokumentacji przychodzącej i wychodzącej prowadzi się w jednym wspólnym dzienniku. Polega on na ciągłej rejestracji i kwitowaniu pism otrzymanych oraz wysyłanych w dziennikach kancelaryjnych. Do wad systemu dziennikowego należy m.in. pracochłonność. Brak jasnego i spójnego kodu przechowywania dokumentów często prowadzi zaś do chaosu i wywołuje trudności z odtworzeniem sprawy.
• System bezdziennikowy – nazywany również rzeczowym lub systemem akt spraw. Wymaga zakładania i prowadzenia teczek spraw przez jednego pracownika i jest dość trudny w stosowaniu. W praktyce wygląda to tak, że pisma nie wymagają rejestracji, jednak w polu wpływu przystawiana jest pieczątką wpływu, którą się wypełnia. Później bez rejestrowania i kwitowania pismo przekazywane jest do właściwej komórki organizacyjnej, a pismo przydziela się osobie odpowiedzialnej za załatwienie sprawy. Kiedy ta zostanie wykonana, następuje rejestracja w dołączonym do teczki spisie spraw. Uważa się jednak, że system bezdziennikowy jest bardziej ekonomiczny, a obieg korespondencji szybszy niż w systemie dziennikowym.
• System mieszany – poniekąd rozwiązuje wiele z wymienionych w poprzednich systemach problemów. Polega on zazwyczaj na równoczesnym prowadzeniu dziennika podawczego (kontrolki wpływów) i spisu spraw. Dzięki podwójnej rejestracji każde pismo ma dwie sygnatury, co ułatwia odnalezienie wymaganych dokumentów i pozwala uniknąć chaosu. Wpływa to na zwiększenie skuteczności metod obiegu dokumentów, przez co jest to dość często stosowany system. W systemie mieszanym może wyglądać to tak, że rejestrację pism prowadzą tylko niektóre komórki organizacyjne lub też rejestrowane są tylko pewne rodzaje pism.

Warto wiedzieć, że każda firma ma możliwość wyboru systemu kancelaryjnego wedle własnych potrzeb i preferencji. Celem jest, by w warunkach organizacyjnych danego przedsiębiorstwa, był on jak najbardziej ekonomiczny i przydatny. Istotne jest też to, że współcześnie popularne jest stosowanie rejestracji komputerowej, która upraszcza czynności ewidencyjne i eliminuje te czasochłonne oraz zbędne.

Specyfika systemu kancelaryjnego mieszanego

Zgodnie z definicją zatwierdzoną przez Archiwum Państwowe i zgodną z zasadami określonymi w art. 5 i 6 ustawy archiwalnej, system kancelaryjny mieszany to „typ systemu kancelaryjnego, który polega na stosowaniu elektronicznego systemu rejestracji pism, a także na rejestracji spraw w spisie spraw na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt”. Jak w praktyce przebiega stosowanie systemu kancelaryjnego mieszanego? Otóż pracownik kancelarii rejestruje pismo w dzienniku korespondencyjnym, a następnie nadaje odpowiednią sygnaturę według tego dziennika. Później pracownik będący odbiorcą danego dokumentu, rejestruje go w teczce spraw bądź też dokłada do istniejącej dokumentacji sprawy, jeśli takowa jest już w toku. Tym samym pisma posiadają równocześnie dwie sygnatury. Pierwsza to sygnatura wynikająca z wpisu w dzienniku korespondencyjnym, a druga to sygnatura z teczki danej sprawy.