System kancelaryjny dziennikowy

System kancelaryjny to ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania czynności kancelaryjnych. Wyróżnia się trzy rodzaje: system kancelaryjny dziennikowy, system kancelaryjny bezdziennikowy oraz system kancelaryjny mieszany. Ten pierwszy jest bez wątpienia najczęściej wykorzystywany, dlatego w tym wpisie bliżej się mu przyjrzymy.

System kancelaryjny dziennikowy jest jednym z dwóch sposobów pracy kancelarii, obok znacznie bardziej uproszczonego systemu bezdziennikowego. Podstawę funkcjonowania tej komórki organizacyjnej lub samodzielnego biura, stanowi instrukcja kancelaryjna. Określa ona również sposoby wykonywania poszczególnych czynności związanych z załatwianiem różnych spraw.

W systemie dziennikowym obowiązuje znacznie więcej formularzy, a referent musi dokonać więcej wpisów do ksiąg. Rejestrowane są bowiem pojedyncze przychodzące i wychodzące pisma, a dokonuje się tego w tzw. dzienniku podawczym, zwanym także journalem lub dziennikiem korespondencyjnym.

Dwie formy systemu dziennikowego

System kancelaryjny dziennikowy ma tę przewagę nad jego bezdziennikowym odpowiednikiem, że można prześledzić drogę pisma oraz każdy etap załatwiania sprawy, włącznie z terminami i osobami odpowiedzialnymi za te etapy. Z drugiej strony jest on bardziej zbiurokratyzowany i wymaga od referentów poświęcenia większej ilości czasu na dopełnienie obowiązków. Wynika to z faktu, że na każdym etapie pismo czy sprawa, z którą się ono wiąże, wymagają rejestracji w odpowiednim formularzu.

W systemie kancelaryjnym dziennikowym podstawowe zadanie spoczywa na numerze kolejnym, pod którym rejestrowane jest pismo przychodzące lub wychodzące. Numer ten łamany przez rok daje znak pisma.

Przykład: 1. Dz. 48/22 Þ pismo zarejestrowane jest w dzienniku podawczym z 2022 roku pod pozycją 48. Jeśli pismo rejestrowane jest też w innych dziennikach, wówczas numer rozszerza się o kolejne numery łamane na rok.

Numer ten stanowi sygnaturę pisma, którą następnie wpisuje się w pieczątkę wpływu. Cechą charakterystyczną jest bowiem, że przekazywanie korespondencji z sekretariatu lub kancelarii do dalszych podmiotów zajmujących się pismem, zobowiązuje do generowania potwierdzeń.

System kancelaryjny dziennikowy przyjmuje dwie formy:

• jednodziennikową, w której każda komórka organizacyjna ma własny dziennik podawczy, rejestrując w nim pisma otrzymane (po lewej stronie) oraz wysłane (po prawej stronie),
• dwudziennikową, w której każda komórka organizacyjna dysponuje dwoma dziennikami – podawczym do zapisywania pism napływających oraz drugim przeznaczonym do rejestrowania pism wychodzących.

Bez względu na to, czy w danej jednostce zostanie wprowadzony system jedno- czy dwudziennikowy, dzienniki podawcze muszą się znaleźć zarówno w kancelarii, jak i w każdej komórce organizacyjnej, przez którą przechodzą pisma i w których są załatwiane sprawy. Obowiązek rejestracji sprawia, że w każdym momencie załatwiania sprawy można sprawdzić, na jakim jest etapie.

System kancelaryjny dziennikowy wady i zalety

Jak każda procedura, stosowanie tego systemu ma swoje plusy i minusy. Poniżej prezentujemy kluczowe wady i zalety systemu dziennikowego, które mogą wpłynąć na decyzję o tym, czy będzie on stosowany przez firmę, instytucję czy inną jednostkę organizacyjną.

Zalety:

• System dziennikowy jest prosty w obsłudze i intuicyjny – numer w dzienniku wskazuje miejsce przechowywania dokumentu;
• Zastosowanie systemu dziennikowego daje pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów, co przekłada się na łatwość w odnalezieniu pożądanych pism na każdym etapie załatwiania sprawy;
• Każdy dokument staje się pismem szczególnej troski – ryzyko utraty, zagubienia, przeoczenia, jest niwelowane do minimum.

Wady:

• System dziennikowy jest kosztowny, pracochłonny i czasochłonny. Ilość procedur sprawia, że niezbędne jest zaangażowanie kadry w te działania, co absorbuje czas i energię zasobów ludzkich jednostki organizacyjnej;
• System kancelaryjny dziennikowy spowalnia obieg dokumentów w jednostce organizacyjnej, co nierzadko wpływa na jakość i tempo pracy firmy, a także ma znaczenie dla decyzyjności w różnych sytuacjach;
• Nie ma jednego, spójnego kodu przechowywania dokumentów, przez co odnajdywanie potrzebnej dokumentacji jest utrudnione;
• Przekazywanie korespondencji w systemie dziennikowym wymaga pokwitowania.