Symbol kwalifikacyjny
Dokumenty gromadzone w lokalnych archiwach zakładowych, należących do organizacji czy instytucji, mają różną wartość historyczną, społeczną, kulturalną itp. Jedne z nich są znaczące tylko w krótkim czasie i tylko dla danego aktotwórcy. Inne mają wartość ogólnonarodową i wymagają zabezpieczenia oraz przechowywania w czasie nieograniczonym. Do rozróżniania tych typów dokumentów stosuje się symbol kwalifikacyjny, który wraz z symbolem klasyfikacyjnym tworzy unikalny kod dla danej jednostki archiwalnej.
Jaką formę ma symbol kwalifikacyjny?
Symbol kwalifikacyjny jest literą – jedną w przypadku oznaczania głównych kategorii lub dwiema, gdy w ramach kategorii trzeba wyznaczyć podkategorie. Ogólny podział wszystkich dokumentów składowanych w archiwach wyróżnia dwa rodzaje materiałów:
- A – tą literą oznacza się materiały archiwalne, czyli takie, które mają wartość historyczną nie tylko dla samego aktotwórcy, ale również dla społeczeństwa. Są one przechowywane w zbiorach Centralnego Archiwum Państwowego przez czas nieograniczony czy też do chwili, w której utracą wartość lub zostaną zniszczone,
- B – tą literą oznacza się materiały niearchiwalne, czyli takie, które mają wartość wyłącznie dla aktotwórcy, a po określonym czasie przechowywania są brakowane. Do materiałów niearchiwalnych zaliczają się między innymi dokumenty kadrowo-płacowe oraz protokoły egzaminacyjne.
Kwalifikacja materiałów niearchiwalnych
Materiały niearchiwalne stanowią szeroką grupę akt, które mają różną wartość dla aktotwórcy. Jedne są potrzebne w czasie wskazanym przepisami. Inne są wartościowe, np. tylko w okresie wykorzystywania danej technologii czy produkcji konkretnego wyrobu. Aby usprawnić rozróżnianie tych grup dokumentów, symbol kwalifikacyjny rozszerza się o dodatkowe litery i cyfry:
- B + cyfra arabska – oznacza materiały archiwalne oraz czas ich obowiązkowego przechowywania. Np. B30 oznacza, że dokument może być brakowany po 30 latach,
- BE + cyfra arabska – oznacza dokument, który po upływie wskazanego cyfrą okresu, musi zostać poddany ekspertyzie. Dokonuje się jej na wniosek danej jednostki organizacyjnej,
- Bc – oznacza akta o krótkim terminie ważności. Są to tzw. akta manipulacyjne, które mogą być zniszczone po wykorzystaniu.
Symbol kwalifikacyjny zwykle występuje z symbolem klasyfikacyjnym, tworząc zespół liter i cyfr o przykładowym układzie: BE10 1203. Wskazuje on na dokument niearchiwalny, który po 10 latach powinien zostać poddany ocenie pod kątem jego wartości archiwalnej i jest zaklasyfikowany do 3 klasy czwartego poziomu.