Symbol klasyfikacyjny
Gromadzenie ogromnej ilości akt i dokumentów archiwalnych wymaga stosowania specjalnego systemu ich porządkowania. Dzięki temu jest możliwe szybkie odnalezienie potrzebnego dokumentu lub serii dokumentów dotyczących określonej sprawy, miejsca, tematyki. Symbol klasyfikacyjny jest zakodowaną informacją, przypisaną do konkretnej jednostki archiwalnej. Pozwala on zidentyfikować ją oraz określić jej wartość archiwalną.
Znaczenie klasyfikacji w archiwistyce
Zbiory archiwalne tworzą ogromny zasób państwowy, podzielony na mniejsze jednostki organizacyjne, w których są przechowywane cenne dokumenty. Ich liczba jest ogromna, dlatego zarówno znalezienie tych najbardziej wartościowych, jak i tych niezbędnych do załatwienia konkretnej sprawy, wymaga czasu oraz żmudnych poszukiwań. Usprawnieniem tego procesu oraz sposobem na zewidencjonowanie każdego dokumentu jest nadanie mu symbolu klasyfikacyjnego.
Zasady nadawania symboli klasyfikacyjnych
W polskich przepisach dotyczących organizacji pracy biurowej obowiązuje tzw. jednolity rzeczowy wykaz akt. Stanowi on pierwszy szczebel w drabinie budowania zasobów i zbiorów archiwalnych. Aby dokumenty mogły być odpowiednio wartościowane i ewidencjonowane, nadaje się im symbol klasyfikacyjny tworzony na bazie układu dziesiętnego. Jego tworzenie przechodzi przez kilka etapów:
- podstawę klasyfikacji stanowi podział materiałów na archiwalne i niearchiwalne. Pierwsze oznacza się literą A, drugie – literą B,
- drugim etapem klasyfikacji jest podział na 10 grup rzeczowych, którym przypisuje się kolejne cyfry od 0 do 9,
- każda z klas pierwszego poziomu może być podzielona na podklasy również oznaczane cyframi od 0 do 9,
- w komórkach organizacyjnych, które dysponują rozbudowanymi zbiorami, tworzy się kolejne poziomy na podobnych zasadach.
Symbol klasyfikacyjny powinien być umieszczony na teczce aktowej, która zawiera zbiór dokumentów zaliczanych do jednej jednostki archiwalnej.