Sumariusz
W opracowywaniu zbiorów archiwalnych, ich porządkowaniu i ewidencjonowaniu wykorzystuje się rozmaite pomoce archiwalne. Jedną z nich jest sumariusz (wyciąg z dokumentów, spis, rejestr). Definicja tego narzędzia w największym uproszczeniu opisuje je jako spis lub wykaz. Takie określenie wynika z faktu, że sumariusze sporządza się też w wielu innych placówkach i instytucjach, a często także na potrzeby prywatne. W archiwum jest to zazwyczaj spis streszczeń aktów i dokumentów, które znajdują się w danym zbiorze lub w części tego zbioru. Sumariusz części jest utożsamiany z inwentarzem.
Jak sporządza się sumariusz?
Jedną z podstawowych zasad, jaka obowiązuje przy sporządzaniu sumariusza, jest zachowanie określonego porządku umieszczanych w nim pozycji. Ich układ może być różny i zależy zarówno od rodzaju spisywanych dokumentów, jak i od ich zawartości czy potrzeby, z jakiej przygotowuje się spis. Standardowo stosuje się układ:
- chronologiczny, w którym poszczególne pozycje są ułożone od najstarszej do najnowszej,
- tematyczny, w którym poszczególne pozycje są połączone przedmiotem, którego dotyczą,
- geograficzny, w którym kolejne pozycje są umieszczane zgodnie z podziałem administracyjnym czy lokalizacją.
Rodzaje sumariuszy
Sumariusze są przygotowywane w różnych instytucjach i na różne potrzeby. Przykładem takiego spisu może być historyczny Sumariusz Ksiąg Metryki Koronnej, tworzony w dawnej Rzeczypospolitej, a obecnie wykorzystywany jako cenne źródło historyczne. Sumariuszem jest alfabetyczny spis osób ochrzczonych, zmarłych czy zaślubionych w danej parafii. Do często sporządzanych zaliczają się też sumariusze pocztowe, czyli np. wykazy przesyłek nadanych, doręczonych czy odebranych.
Jak wykorzystuje się sumariusz w archiwizacji?
Sumariusz w archiwizacji pełni kilka kluczowych ról, które znacząco ułatwiają zarządzanie, organizację oraz dostęp do zasobów archiwalnych. Oto jego główne zastosowania:
Ułatwienie Dostępu do Zasobów Archiwalnych
Sumariusz służy jako przewodnik po kolekcjach archiwalnych, ułatwiając użytkownikom archiwum (takim jak badacze, historycy, studenci) znajdowanie konkretnych dokumentów lub informacji.
Organizacja i Katalogowanie Dokumentów
Sumariusz pomaga w systematycznym katalogowaniu dokumentów archiwalnych, oferując uporządkowany przegląd zawartości zbiorów. Jest to szczególnie ważne w dużych archiwach, gdzie ilość materiałów może być ogromna.
Ułatwienie Badań Naukowych
Dzięki strukturalnemu i szczegółowemu opisowi zawartości archiwum, sumariusz jest cennym narzędziem dla badaczy i naukowców zajmujących się historią, literaturą, socjologią i wieloma innymi dziedzinami.
Zachowanie Porządku w Archiwum
Umożliwia zachowanie porządku w zbiorach, pomagając w identyfikacji brakujących dokumentów lub nieścisłości w archiwum.