Sukcesodawca

Likwidacja komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za gromadzenie zbiorów archiwalnych i niearchiwalnych oznacza konieczność przeniesienia zespołu archiwalnego do nowej lokalizacji. Przejmująca go jednostka, zgodnie z przepisami o zasadach archiwizacji, powinna być powiązana z poprzednią merytorycznie lub terytorialnie. Przekazanie zbiorów archiwalnych nazywa się dziedziczeniem albo sukcesją archiwalną. W procesie tym uczestniczą dwie strony – sukcesodawca i sukcesobiorca.

Kim jest sukcesodawca?

W przepisach z zakresu archiwistyki sukcesodawcą jest osoba lub jednostka, która na skutek różnych czynników zewnętrznych dokonuje przekazania części lub całości zbioru innej jednostce organizacyjnej. Pojęcie to pochodzi od terminu „sukcesja”, dlatego prawidłowo powinno brzmieć „sukcesjodawca”. W takiej formie pojawia się też w niektórych starszych publikacjach.

Poza warunkiem, jakim jest przekazanie zbiorów, sukcesodawca musi też być aktotwórcą. Jest to osoba, firma lub instytucja, która tworzy akta gromadzone w archiwum. Jest to pojęcie bardzo uogólnione, gdyż nie obejmuje fizycznego przygotowywania dokumentów (np. przez sekretarza czy referenta), lecz stwarzanie okoliczności i potrzeb, których następstwem jest powstanie dokumentu archiwalnego. Przykładem jest statut organizacji spisany przez protokolanta podczas zebrania. Faktycznym aktotwórcą jest tu organizacja. W przypadku jej rozwiązania i przekazania zbiorów do innego archiwum to właśnie ona będzie sukcesodawcą.

Aktotwórcami i sukcesodawcami mogą być osoby prywatne, ale też przedsiębiorstwa i ich oddziały, urzędy, organy administracji publicznej, instytucje edukacyjne i wychowawcze, placówki służby zdrowia, sądy, organizacje polityczne i społeczne oraz wiele innych jednostek.