Spis spraw

Każda sprawa, która wpływa do określonej jednostki archiwalnej, musi być odpowiednio zaewidencjonowana. W przeciwnym razie, w przyszłości odnalezienie związanych z nią dokumentów mogłoby okazać się kłopotliwe i czasochłonne. Archiwista natomiast powinien mieć szybki dostęp do spraw prowadzonych w poprzednich latach, nawet tych bardzo odległych czasowo.  W tradycyjnym systemie kancelaryjnym służy do tego celu specjalny formularz – spis spraw.

Przykład takiego spisu można znaleźć w każdej jednostce organizacyjnej prowadzącej archiwum. Może on mieć formę papierową przeznaczoną do wypełniania ręcznie, jednak z przyczyn praktycznych nie jest to dziś koniecznością. W nowoczesnych jednostkach coraz częściej spis spraw przyjmuje formę elektroniczną – jako dokument w arkuszu kalkulacyjnym, np. Excel, tabela stworzona w edytorze tekstu lub dowolny rodzaj bazy danych. Dzięki temu tworzenie spisu spraw jest wygodniejsze, a w dzisiejszych czasach, dane gromadzone elektronicznie są w pełni bezpieczne. Dodatkowo wyszukiwanie niezbędnych informacji przy ich użyciu zajmuje pracownikom archiwum znacznie mniej czasu.

W jaki sposób należy prawidłowo prowadzić spisy spraw? Z jakich przepisów prawa wynika dokładnie ten obowiązek? Jaki okres obejmuje spis spraw i czy w wyjątkowych sytuacjach może być on przedłużony? Jakie informacje zawiera każdy spis spraw i jakie oznaczenia znajdują się w poszczególnych kolumnach wpisu?

Jak prawidłowo prowadzi się spis spraw?

Spis spraw jest dokumentem ściśle wymaganym, przez obowiązujące od ponad dekady przepisy. Zasady jego prowadzenia określa § 53 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. dotyczącego instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt oraz innych kwestii związanych z organizacją i prowadzeniem archiwów zakładowych. Formularz jest przygotowywany na jeden rok kalendarzowy i obejmuje sprawy prowadzane tylko w jednej komórce merytorycznej. Wszystkie sprawy wpływające do urzędu czy instytucji, bądź w nich zapoczątkowane, prowadzi się w obrębie konkretnej grupy rzeczowej spraw, które posiadają odrębną teczkę akt.

Spis spraw umieszcza się w teczkach aktowych, a po zakończeniu roku kalendarzowego niemal zawsze tworzy się nowy formularz na kolejny rok. W wyjątkowych sytuacjach przepisy dopuszczają prowadzenie wykazu w dłuższym okresie pod warunkiem, że liczba spraw jest znikoma, dzięki czemu wyszukiwanie konkretnej sprawy nie będzie zbyt czasochłonne. Wówczas dla każdego roku zakłada się odrębny spis spraw, jednak są to sytuacje sporadyczne, rzadko spotykane wyłącznie w małych archiwach.

Jakie informacje zawiera spis spraw?

Wymienione wcześniej rozporządzenie Rady Ministrów dokładnie precyzuje, jakie informacje powinny się znaleźć w każdym spisie spraw. Roczny formularz powinien zawierać:

• oznaczenie roku, którego dotyczy,
• symbol komórki organizacyjnej,
• symbol klasyfikacyjny z wykazu akt
• hasło klasyfikacyjne wykazu akt.

W formularzu tabelarycznym każdej sprawie jest poświęcony jeden wiersz. Kolejne tytuły kolumn w takim spisie to:

• liczba porządkowa,
• tytuł sprawy,
• nazwa podmiotu, który przyjął sprawę,
• znak pisma rozpoczynającego sprawę,
• data wszczęcia sprawy,
• data załatwienia sprawy,

Wyjątkiem są sprawy własne, rozpatrywane w danej komórce organizacyjnej. Umieszczenie ich w spisie spraw, nie wymaga od archiwistów wypełnienia rubryk trzeciej i czwartej.

W jaki sposób prawidłowo przygotować spis spraw – przykład

Aby prawidłowo przygotować dokumentację, warto przeanalizować, jak wygląda gotowy do wypełnienia spis spraw. Przykład jest z łatwością dostępny na stronach instytucji, prowadzących spisy spraw, a także portalach zajmujących się archiwistyką. Warto jednak pamiętać, że wykorzystywany przykład spisu spraw musi być zgodny z wytycznymi ujętymi w stosownym rozporządzeniu Rady Ministrów.

Czy ten artykuł okazał się pomocny? Zachęcamy również do zapoznania się z innymi wpisami w naszym słowniku, które przybliżają przepisy prawa oraz zagadnienia związane z archiwistyką. Posiadamy ogromne doświadczenie w archiwizacji dokumentów i chętnie dzielimy się naszą wiedzą z partnerami. Proponujemy między innymi archiwizację, niszczenie oraz utylizację dokumentów. Zajmujemy się przechowywaniem dokumentów w ramach outsourcingu. Do naszych specjalności zalicza się między innymi przechowywanie dokumentacji pracowniczej w wypadku likwidacji i upadłości przedsiębiorstwa oraz przechowywanie dokumentacji kadrowo-płacowej. Prowadzimy fachowe szkolenie z zakresu zarządzania dokumentacją archiwalną. Oprócz tego zajmujemy się obsługą archiwum w siedzibie klienta. Dodatkowo oferujemy profesjonalny transport oraz digitalizację dokumentów z archiwum, zapewniając fachowość i najwyższy poziom bezpieczeństwa.