Skontrum

Skontrum zostało zapożyczone z języka włoskiego (scontro), a jego definicja w Wielkim słowniku wyrazów obcych PWN brzmi: „sprawdzenie stanu zasobów materiałowych lub pieniężnych sklepu, magazynu, biblioteki”.

Skontrum w myśl prawa jest terminem zarezerwowanym dla bibliotek, na potrzeby opracowywania ich zbiorów. Jest też wykorzystywany w archiwistyce w odniesieniu do zbiorów archiwalnych. Obejmuje czynności kontrolne, których celem jest ustalenie zgodności stanu faktycznego, z zapisami dokonanymi w inwentarzu lub innym dokumencie ewidencyjnym.

Skontrum pozwala na wykrycie ewentualnych braków i wprowadzenie poprawek w zapisach. Odpowiednikiem tego procesu w innych dziedzinach jest inwentaryzacja. Skontrum prowadzi powołana w danej jednostce Komisja ds. Skontrum, którą powołuje każdorazowo dyrekcja (biblioteki, archiwum). Zasady inwentaryzacji zbiorów zostały ujęte w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych.

Dwie formy skontrum

Kontrola zbiorów archiwalnych lub bibliotecznych może się odbywać na dwa sposoby. Wyróżnia się:

• skontrum całościowe,
• skontrum ciągłe.

Pierwsza forma kontroli jest przeprowadzania w małych archiwach lub bibliotekach. Obejmuje cały zbiór i jest wykonywana jednorazowo w określonym czasie. W większych jednostkach, w których liczba gromadzonych akt lub książek jest bardzo duża, przeprowadzenie kontroli wszystkich zasobów na jeden raz jest niemożliwe. W takich jednostkach przeprowadza się skontrum ciągłe, które obejmuje kilka etapów prac.

Cel przeprowadzania skontrum

Skontrum zbiorów bibliotecznych może realizować różne cele:

• kontrola stanu faktycznego zbiorów z księgami inwentarzowymi, bazami danych, protokołami ubytków;
• zdiagnozowanie i wyjaśnienie różnic, jakie wystąpią podczas kontroli;
• ustalenie braków względnych i bezwzględnych;
• stworzenie planu działania, które zapobiegnie powstawaniu braków w przyszłości;
• opracowanie strategii uzupełniania zbiorów o materiały, których brakuje.

Kiedy przeprowadza się skontrum?

Podstawę do przeprowadzenia skontrum stanowią różne okoliczności, które mogą powodować zmiany w zbiorach. Zalicza się do nich, np. zalanie pomieszczenia ze zbiorem. Kontrola jest też wskazana wówczas, gdy zmienia się kierownik archiwum czy biblioteki. Przejęcie przez niego odpowiedzialności za zbiory dokumentacji musi mieć podstawę, dzięki której zyskuje on gwarancję zgodności ewidencji z zawartością jednostki. Skontrum jest też zalecane jako okresowe działanie sprawdzające, wykonywane na wniosek osoby zarządzającej jednostką. Za jego przeprowadzenie odpowiada komisja skontrum, która sporządza protokół pokontrolny.

Zalecane terminy przeprowadzania skontrum:

• Co najmniej raz na 5 lat – skontrum materiałów, do których czytelnicy mają stały dostęp;
• Co najmniej raz na 10 lat – skontrum materiałów, do których nie wszyscy czytelnicy mają wspólny dostęp, a zbiory biblioteki nie przekraczają 100 tysięcy jednostek ewidencyjnych;
• W sposób ciągły – skontrum materiałów, do których nie wszyscy czytelnicy mają wolny dostęp, a zbiory biblioteki przekraczają 100 tysięcy jednostek ewidencyjnych;
• Tuż po ustaniu zdarzenia losowego – np. pożaru, zalania, kradzieży i po zmianie na stanowisku kierownika archiwum, biblioteki albo nawet bibliotekarza czy pracownika archiwum.

Procedura przeprowadzania skontrum

1. W trakcie przeprowadzania skontrum wyłącza się z udostępniania kontrolowaną część księgozbioru. Informację na ten temat należy podać do opinii publicznej minimum 7 dni przed rozpoczęciem skontrum.
2. Do inwentaryzacji wykorzystuje się księgi inwentarzowe, katalogi, bazy danych i inne zapisy ewidencyjne.
3. W skontrum uwzględnia się materiały będące w siedzibie, jak i wydane poza nią – np. wypożyczone czytelnikom, oddane do oprawy itp. Za braki uznawane są zatem pozycje, których nie odnaleziono fizycznie ani też nie ma dowodów ich wydania.
4. Zbiory nieodnalezione w trakcie przeprowadzanego skontrum po raz pierwszy są uznawane za braki względne, a te nieodnalezione przy wtórnej kontroli za braki bezwzględne.
5. Po przeprowadzeniu skontrum Komisja wykonuje protokół kontroli zbiorów wraz z wykazem braków względnych i bezwzględnych i ich wartością.