Segregacja materiałów archiwalnych

Segregacja jest pojęciem znanym i stosowanym w wielu dziedzinach działalności oraz codziennego życia. W ujęciu ogólnym odnosi się do podziału przedmiotów, materiałów, surowców, dokumentów czy odpadów, w celu ich łatwiejszego zagospodarowania lub sprawniejszego odnalezienia. Pozwala nie tylko zaoszczędzić czas, ale też obniża koszty i usprawnia zarządzanie zasobami.

Segregacja w archiwistyce

Gromadzenie i przechowywanie zbiorów archiwalnych wiąże się z koniecznością ich starannego porządkowania oraz opisywania. Tylko wtedy wówczas wśród setek tysięcy pojedynczych dokumentów można odnaleźć jeden konkretny. Aby umożliwić takie porządkowanie i sprawne zarządzanie zasobami stosuje się zasady określone przepisami. W efekcie wszystkie lokalne archiwa porządkują dokumenty w taki sam sposób, tym samym tworząc ujednolicony zasób państwowy.

Segregacja materiałów archiwalnych jest jedną z metod porządkowania zbiorów (zasobów). Polega ona na podziale archiwaliów, którego dokonuje się podczas ich porządkowania. Czynność ta może obejmować:

• podział materiałów archiwalnych przy ich porządkowaniu na zespoły,
• podział materiałów w ramach zespołu, przy ich porządkowaniu na komórki organizacyjne.

Podczas porządkowania dokumentów w archiwum stosuje się normatywy kancelaryjno-archiwalne (registraturalne).

Segregacja materiałów archiwalnych jako podział zbioru

Segregacja w archiwistyce jest też definiowana jako podział zbioru na mniejsze jednostki. Warunkiem jest ich całkowita odrębność. W praktyce oznacza to, że dotyczą one innych spraw, zjawisk, terenów czy podmiotów. Czynność ta może też dotyczyć podziału na dokumenty archiwalne i niearchiwalne. Segregacji poddaje się też materiały zaliczone do wyodrębnionego zespołu. Wówczas dzieli się je na serie archiwalne przypisane konkretnym komórkom organizacyjnym twórcy. Podstawą segregacji jest przemyślany wybór metody porządkowania (np. proweniencja czy pertynencja terytorialna).