Rozsyp

Gromadzenie materiałów archiwalnych wymaga pozyskiwania pojedynczych dokumentów oraz całych jednostek archiwalnych, a nawet zbiorów od ich twórców. Odbywa się to różnymi metodami, począwszy od przejęcia całego zbioru lokalnego archiwum (sukcesja), po otrzymywanie np. w darze od osób prywatnych listów, zaświadczeń czy innych dokumentów. Zdarza się, że te ostatnie są w formie tzw. rozsypu.

Czym jest rozsyp dokumentów w archiwistyce?

Przez rozsyp w archiwistyce rozumie się pakiet dokumentów i innych materiałów archiwalnych, które mają luźną i nieuporządkowaną formę. Mogą to być pojedyncze kartki listów, zaświadczeń, certyfikatów, luźne zdjęcia pozbawione opisów, niepogrupowane tematycznie i nieusystematyzowane. Przejęcie takich materiałów stawia przed archiwistą obowiązek ich przygotowania do umieszczenia w zbiorach archiwum.

Podstawę stanowi wydzielenie poszczególnych jednostek archiwalnych, umieszczenie ich w teczkach i dokonanie odpowiednich opisów, zgodnie z zasadami tworzenia zasobu archiwalnego. W przypadku przejęcia dokumentów w formie rozsypu, informację o tym umieszcza się w notatce informacyjnej do spisu zdawczo-odbiorczego i uwzględnia we wstępie do inwentarza (dzieje zespołu).

Dlaczego rozsyp dokumentów wymaga opracowania?

Rozsyp dokumentów uniemożliwia ich włączenie do archiwum. Wynika to z przepisów o zasadach tworzenia, porządkowania i opisywania jednostek archiwalnych oraz przypisywania im określonych klas. Jednostka stanowi najmniejszą formę organizacyjną dokumentacji archiwalnej i odnosi się do konkretnego wydarzenia czy sprawy. Tworząc ją, archiwista zamienia chaotyczną stertę papierów w uporządkowany zbiór, który ma sygnaturę, opis i może być umieszczony w odpowiednich spisach czy rejestrach.