Roczne daty krańcowe

Gromadzenie dużej ilości dokumentów archiwalnych wymaga starannego porządkowania i opisywania zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami. Pozwala to nie tylko na szybkie dotarcie do potrzebnego dokumentu czy teczki aktowej, ale też dostarcza informacji o tym, jakie materiały zawiera dany zbiór czy jednostka archiwalna. Jedną z danych umieszczanych w opisie są roczne daty krańcowe.

Znaczenie porządkowania akt w archiwistyce

Zbiory archiwalne są tworzone po to, aby zachować dla przyszłych pokoleń informacje o ważnych wydarzeniach, dostarczać danych do badań oraz dokumentować historię jako element dziedzictwa narodowego. Niektóre akta są przechowywane bezterminowo, co oznacza, że nigdy nie zwolnią miejsca na archiwalnych półkach. W efekcie zbiory centralne nieustannie się powiększają, nawet jeśli część z nich jest poddawana brakowaniu.

Nietrudno sobie wyobrazić, jakim problemem byłoby odnalezienie pojedynczego aktu, artykułu, nagrania, certyfikatu czy zdjęcia, jeśli nie byłyby one właściwie usystematyzowane i opisane. Dlatego tak ważne w archiwistyce jest ścisłe przestrzeganie ustalonego z góry sposobu porządkowania akt. Opiera się ono na kilku podstawowych zasadach określonych Zarządzeniem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 25 lutego 1986 r. w sprawie szczegółowych zasad porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

• 4 pkt.4 tego rozporządzenia zawiera między innymi informacje o tym, jakie dane powinny znaleźć się na teczkach z prawidłowo ułożonymi w nich materiałami archiwalnymi. Umieszczony na teczce opis powinien zawierać:

• nazwę jednostki i komórki organizacyjnej,
• symbol klasyfikacyjny,
• tytuł teczki,
• roczne daty krańcowe,
• sygnaturę teczki,
• symbol kwalifikacyjny materiałów,
• liczbę stron w teczce.

Z powyższej listy wynika, że jedną z potrzebnych informacji są roczne daty krańcowe.

Do czego odnoszą się daty krańcowe?

Pojęcie dat krańcowych jest jednakowo rozumiane bez względu na to, jakiego zbioru, zasobu czy jednostki dotyczy dany opis. Oznacza daty sporządzenia najstarszego i najnowszego dokumentu w zbiorze. Daty skrajne wyznaczają tzw. granice chronologiczne wydarzeń, które zostały udokumentowane danym zbiorem czy jednostką archiwalną.

Określenie „roczne” jest stosowane głównie dlatego, że w większości przypadków daty są podawane w formie oznaczenia roku, w którym sporządzono pierwszy i ostatni dokument. Tylko w wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach dokonuje się zapisu dat w pełniej formie, uwzględniając dzień i miesiąc.

Roczne daty krańcowe, określane też często jako daty skrajne, są stosowane w wielu sytuacjach. Mogą one dotyczyć np. zespołu, obejmując rok jego powstania oraz likwidacji, wynikającej z końca pracy twórcy. Jeśli jednak nie zachowały się wszystkie materiały archiwalne w tym temacie, roczne daty krańcowe to czas powstania najstarszego i najmłodszego zachowanego dokumentu.

Inną sytuacją, w której stosuje się takie oznaczenia, jest wskazanie czasu powstawania konkretnej jednostki archiwalnej. Przykładowo może to być zbiór kartek dokumentu opisującego procedurę technologiczną, opracowywanego przez wiele miesięcy lub lat. W przypadku, gdy jednostka archiwalna zawiera dokumenty tworzone tylko w określonej części jednego roku, daty skrajne zapisuje się w postaci dat dziennych. Pozwala to na uporządkowanie chronologiczne teczek z dokumentami utworzonymi w tym samym roku. Takie rozwiązanie stosuje się głównie wtedy, gdy liczba dokumentów jest bardzo duża. Mogą to być np. sprawy załatwiane w popularnym urzędzie lub sporządzane codziennie protokoły.

Jakie funkcje pełnią roczne daty końcowe?

Poza wymienionymi wcześniej informacjami o granicach chronologicznych dokumentacji w zbiorze, zasobie lub jednostce archiwalnej, roczne daty końcowe pełnią też inne funkcje:

• wskazują na okres działalności twórcy zbioru oraz jego poprzedników, jeśli w zbiorze znajdują się anteriora,
• wyróżniają części jednostki archiwalnej, jeśli z uwagi na dużą objętość, zostanie ona podzielona na dwie lub trzy równorzędne,
• ułatwiają poszukiwanie materiałów archiwalnych z konkretnego okresu.

Roczne daty krańcowe (skrajne) zapisuje się w postaci liczbowej pod numerem akt. Jeśli poprzedzają je dane skrajne anteriorów zawartych w dokumentacji, umieszcza się je w nawiasie kwadratowym, w układzie: [1957-1973] 1973-1990.