Rewers

Rewers zazwyczaj kojarzy się z monetą lub medalem, określając wraz z awersem ich strony. Definicja mówi też o innych płaskich przedmiotach, zawierających grafikę, rysunek, malowidło, grawer czy płaskorzeźbę, w stosunku do których używa się tych dwóch określeń. W archiwistyce czy bibliotekoznawstwie rewersem jest specjalny formularz, który potwierdza wypożyczenie dokumentów.

Jakie informacje zawiera rewers?

Rewersy mogą przybierać różne formy, zwykle określane wewnętrznymi przepisami lub ogólnie przyjętą zasadą dotyczącą formularzy w firmie. Jednak wszystkie zawierają te same rubryki, niezbędne do wpisania w nich potrzebnych informacji. Na podstawie rewersu są pobierane i wydawane materiały archiwalne czy biblioteczne. Dlatego niezbędne jest podanie w nim informacji, które precyzyjnie określają te dokumenty oraz pozwalają zidentyfikować osobę proszącą o ich udostępnienie.

W rewersie wpisuje się:

• nazwę i numer zespołu archiwalnego,
• sygnaturę jednostki,
• imię i nazwisko osoby wypożyczającej,
• numer identyfikacyjny (nadawany przy rejestracji),
• daty zamówienia (wypożyczenia) i zwrotu.

Jeśli wypożyczanym materiałem jest np. mikrofilm, w rubryce dotyczącej sygnatury jednostki podaje się też jego numer.

W jakim celu wystawia się rewers?

Wypełnienie rewersu ma dwa cele. Pierwszym jest udokumentowanie, że dana osoba wypożyczyła materiały z archiwum i dysponuje nimi do konkretnego dnia, w którym jest zobowiązana do ich zwrotu. Jeśli materiały nie wpłyną z powrotem, rewers stanowi podstawę do dalszego działania (upomnienia, sankcji karnych). Drugim powodem przygotowania takiego formularza jest precyzyjne określenie akt czy innych dokumentów, które mają być dostarczone wypożyczającemu z magazynu archiwum. W uzyskaniu odpowiednich danych i sygnatur pomogą dokumenty takie jak przewodnik po zasobie czy spis zespołów.