Repertorium

W opisywaniu zbiorów dokumentów wykorzystuje się różne pomoce archiwalne. Umożliwiają one porządkowanie oraz późniejsze szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu czy teczki z aktami. Wśród pomocy archiwalnych są różne wykazy i spisy, do których zalicza się też repertorium. Zawiera ono charakterystykę archiwaliów zawartych w zbiorze oraz opisujące je dane liczbowe.

Co zawiera repertorium?

Repertorium to baza danych, która umożliwia gromadzenie, organizowanie i przeszukiwanie informacji. Ma postać księgi, do której wpisuje się wszystkie akta lub sprawy napływające do komórki (jednostki organizacyjnej). Jest to forma spisu (wykazu), obejmującego elementy niezbędne do szybkiego zidentyfikowania i odnalezienia dokumentów.

Do czego służy repertorium?

Jest to narzędzie stworzone z myślą o efektywnym zarządzaniu danymi, szczególnie w przypadku dużych zbiorów informacji, takich jak biblioteki cyfrowe, bazy danych, skrypty i wiele innych.

Repertorium może być mylone z innymi systemami zarządzania danymi, takimi jak baza danych czy system zarządzania treścią. Jednakże, repertorium różni się od tych systemów w różnych aspektach. Przede wszystkim, repertorium jest stworzone do konkretnego celu – porządkowania danych w sposób łatwy do zarządzania i wyszukiwania. Jest to narzędzie, które nie tylko przechowuje dane, ale także umożliwia łatwe odnalezienie potrzebnych informacji.

Kto prowadzi repertorium?

W Polsce obowiązek prowadzenia ksiąg mają sądy, kancelarie notarialne i tłumacze przysięgli. Zasady prowadzenia repertoriów określają przepisy, regulujące prace tych organów.

Przykładowe repertoria prowadzone w zawodzie tłumacza przysięgłego powinny zawierać:

• numer porządkowy,
• daty przyjęcia i oddania przetłumaczonego dokumentu,
• określenie organu żądającego tłumaczenia, zleceniodawcy albo zamawiającego wykonanie oznaczonego tłumaczenia,
• szczegółowy opis tłumaczonego dokumentu (język, twórcę, liczbę stron, stan techniczny itp.),
• wskazanie rodzaju wykonanej czynności,
• informacje o wynagrodzeniu za tłumaczenie.

Repertorium w zawodzie tłumacza przysięgłego może zawierać następujące informacje o:

• uchyleniu wyroku sądu polubownego i orzeczeń sądów rejonowych: może być wykorzystywane do śledzenia przypadków, w których wyroki sądów zostały zmienione lub uchylone;
• postępowaniu nieprocesowym (ważne dla tłumaczy specjalizujących się w prawie);
• dotyczące spraw cywilnych rozpoznawanych;
• przypadku stwierdzenia nieprawidłowości: w sytuacji wykrycia błędów;
• postępowaniu nakazowym i sprawie drobnych roszczeń;
• odmowie wykonania tłumaczenia na rzecz podmiotów, o których mowa w Art.15 Ustawy oraz zapis zawierający przyczynę odmowy tłumaczenia. W przypadku gdy wystąpi stwierdzenie niezgodności w prowadzeniu repertorium, wojewoda może skierować wniosek o postawienie tłumacza przed Komisją Odpowiedzialności Zawodowej, działającą przy Ministrze Sprawiedliwości.

Repertoria sądowe i notarialne

Repertoria sądowe to rejestracje wszystkich spraw i procedur sądowych w danym sądzie, używane do zapisywania szczegółów dotyczących każdej sprawy, w tym numeru sprawy, stron procesowych, rodzaju sprawy oraz postępów w niej. Umożliwiają one szybki dostęp do informacji o sprawie i pomagają w organizacji pracy sądów, będąc niezbędnym elementem dla prawidłowego funkcjonowania systemu sądowego i efektywnego zarządzania sprawami.

Repertoria notarialne są z kolei rejestrami prowadzonymi przez notariuszy, w których odnotowują oni wszystkie dokonane przez siebie czynności notarialne, takie jak akty notarialne, poświadczenia, protokoły, testamenty i inne dokumenty. W Polsce, prowadzenie repertoriów notarialnych jest regulowane odpowiednimi przepisami prawa, które określają sposób ich prowadzenia i przechowywania.

W sądownictwie sposób tworzenia wykazu opisuje Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 kwietnia 1991 r. w sprawie prowadzenia ksiąg notarialnych oraz przekazywania na przechowanie dokumentów sądom rejonowym. Zgodnie z tym dokumentem notariusze prowadzą dwa typy repertoriów: A – do rejestrowania wszystkich typów spraw, P – do rejestrowania protestów czeków i weksli. Natomiast repertoria sądowe są tworzone niezależnie dla różnych typów spraw oraz dla poszczególnych izb Sądu Najwyższego.

Jak wygląda proces tworzenia repertorium?

Proces tworzenia repertorium może się różnić w zależności od narzędzia, jednak ogólnie można wyróżnić kilka kroków:

1. Określenie celów repertorium – warto na początku określić, jakie cele chcemy osiągnąć i jakie funkcje powinno posiadać Repertorium.
2. Projektowanie struktury danych – warto zaplanować strukturę danych, czyli jakie kategorie, tagi i relacje między danymi chcemy użyć.
3. Implementacja repertorium – po zaprojektowaniu struktury danych można przystąpić do implementacji repertorium.
4. Testowanie i optymalizacja – warto przetestować repertorium i dostosować je w razie potrzeby, aby zapewnić optymalne działanie.
5. Wprowadzenie danych – po przetestowaniu repertorium można wprowadzić rzeczywiste dane do systemu.

Szkolenie użytkowników – warto przeprowadzić szkolenie użytkowników, aby zapewnić im odpowiednie umiejętności obsługi repertorium