Rejestracja pism

Rejestracja pism połączonych z pokwitowaniem odbioru jest jednym ze stałych elementów kancelaryjnego systemu dziennikowego. Sprowadza się do wpisywania w specjalnym dzienniku kancelaryjnym każdego pisma, które trafi do danej komórki organizacyjnej oraz nadania mu kolejnego numeru. Rejestracja może się odbywać w jednym lub dwóch dziennikach, zależnie od przyjętego systemu.

Rejestracja pism a systemy dziennikowe

Stosowane w praktyce systemy dziennikowe różnią się przede wszystkim sposobem ewidencjonowania spraw i dokumentów. W systemie bezdziennikowym nie jest prowadzona typowa rejestracja pism, lecz kompleksowo odnotowuje się już załatwione sprawy. W przypadku systemów dziennikowych obowiązują dwie formy prowadzenia takiej dokumentacji:

• system jednodziennikowy – każda komórka organizacyjna w firmie jest wyposażona podawczy dziennik kancelaryjny. W jego rubrykach po lewej stronie jest dokonywana rejestracja pism wychodzących, a po prawej – przychodzących,
• system dwudziennikowy – komórki organizacyjne dysponują dwoma dziennikami, jednym do rejestracji pism przychodzących, drugim – do zapisywania korespondencji wychodzącej.

Na czym polega rejestracja pism?

Rejestracja pisma w dzienniku podawczym polega na nadaniu mu unikalnego numeru. Zazwyczaj przyjmuje się formułę złożoną z numeru kolejnego pisma w danym roku oraz ukośnika i dwóch ostatnich cyfr tego roku. Numer ten jest przypisany do pisma i pozwala je identyfikować. Dlatego jest też umieszczany na pieczątce wpływu. W dzienniku kancelaryjnym umieszcza się też pokwitowanie wysłania (przekazania) pisma.

Obowiązek rejestracji nie obejmuje materiałów takich jak publikacje, potwierdzenia odbioru, zaproszenia, stałe systematycznie powtarzane oferty czy dokumenty okolicznościowe.