Rejestr kancelaryjny

Rejestr kancelaryjny jest zbiorczym wykazem wszystkich jednorodnych dokumentów lub spraw załatwianych w danej komórce organizacyjnej.  Może przyjmować formę papierowej księgi, pliku formularzy o określonej konstrukcji lub elektroniczną. Rejestry zastępują typowe spisy jednorodnych spraw w sytuacji, gdy ich liczba jest duża. Dzięki temu są możliwe ich lepsze usystematyzowanie oraz odszukanie dokumentów sprawy.

Czym charakteryzuje się rejestr kancelaryjny?

Rejestr kancelaryjny jest zakładany na wniosek kierownika komórki organizacyjnej lub działu odpowiedzialnego za załatwianie określonych typów spraw. Dokument jest prowadzony w układzie rzeczowym lub alfabetycznym. Zapisów dokonuje się na specjalnych formularzach lub w odpowiednim programie komputerowym. Rejestry są znakowane unikalnym symbolem, przypisanym również do teczki z dokumentami dotyczącymi załatwionych spraw. Wszystkim pozycjom zapisanym w rejestrze odpowiadają dokumenty umieszczone w teczce.

Rejestr kancelaryjny jest prowadzony przez wyznaczona osobę, np. referenta. Zależnie od ogólnej liczby załatwianych spraw tego samego typu, rejestry można prowadzić z różnym okresach. Przykładowo dla wniosków i podań lepszym rozwiązaniem będzie okres roczny. W przypadku aktów wewnętrznych, rejestr można prowadzić przez kilka lat.

Przykładowe rodzaje rejestrów kancelaryjnych

Rejestr kancelaryjny może służyć spisywaniu różnych spraw, zależnie od tego, z jakimi problemami ma do czynienia dana kancelaria. Do typowych spisów tego typu zaliczają się:

• rejestr uchwał, zarządzeń i innych oficjalnych dokumentów,
• rejestr skarg i wniosków,
• rejestr korespondencji,
• rejestr spraw,
• rejestr upoważnień i zezwoleń,
• rejestr aktów wewnętrznych.

Rejestracji nie podlegają niektóre materiały napływające do firmy takie jak np. czasopisma i publikacje, dokumenty księgowe, potwierdzenia odbioru, kartki i listy z życzeniami, gratulacjami itp.