Registratura

Registratura to miejsce rejestracji i przechowywania akt spraw w komórce organizacyjnej. Dokumenty przebywają w niej do czasu ich przekazania do archiwum zakładowego, składnicy akt lub na makulaturę. Jest to więc niejako „przedsionek” archiwum i komórka, która sprawuje pieczę nad przekazaniem dokumentów we właściwe miejsce. W archiwistyce funkcjonuje przede wszystkim powyższa definicja, jednak słowo ma też wiele innych znaczeń i bywa używane na różne sposoby.

Registratura – pojęcie wieloznaczne

W słownikach i encyklopediach registratura pojawia się w wielu znaczeniach, chociaż wszystkie mają bezpośredni związek z przygotowywaniem i przechowywaniem dokumentacji. Szerokie znaczenie pojęcia może wynikać z jego pochodzenia. Wywodzi się bowiem od łacińskiego „registrare”, co oznacza „zapisywać” oraz „registrum”, czyli „lista” lub „rejestr”.

Początkowo słowem registratura określano księgi rejestrujące akta. Na skutek wieloletnich przekształceń fachowego języka archiwistów stała się ona pojęciem wieloznacznym, podobnie jak archiwistyka czy kancelaria. Szczególnego znaczenia termin ten nabrał w okresie międzywojennym, kiedy o pierwszeństwo rywalizowały ze sobą określenia registratury i składnicy akt. Stosowanie tej pierwszej zaleciła wówczas Rada Archiwalna. Pomimo to – z uwagi na praktykę – utrwalił się i spopularyzował drugi termin. Od tego czasu registratura jest używana rzadziej i w innym kontekście.

Registratura i jej znaczenie w obecnej terminologii archiwistycznej

Współcześnie stosowanych znaczeń jest co najmniej kilka. Pojęcie może oznaczać między innymi czynność rejestrowania dokumentów. Bywa też, że mianem registratury określa się zbiór dokumentów wycofanych z bieżącego użytku i oczekujących na dalsze postępowanie. Określenia można również używać w odniesieniu do całości akt aktotwórcy – to znaczy zarówno dokumentów bieżących, jak i archiwalnych. Ponadto niekiedy używa się go do określania składnicy akt lub spisu haseł, pod którym są przechowywane i prowadzone materiały archiwalne. Najczęściej jednak registraturę traktuje się jako ważną część archiwum danej organizacji.

Registratura jako element procesu aktotwórczego

Pojęcie registratury utrwaliło się też jako element procesu dokumentowania obiegu informacji nazywanego też procesem aktotwórczym. Registratura jest ostatnim elementem w ciągu, który obejmuje:

• powstanie pojedynczego dokumentu,
• tworzenie relacji z innymi dokumentami,
• powstanie jednostki kancelaryjnej,
• tworzenie relacji między jednostkami kancelaryjnymi,
• powstanie dokumentacji – registratury.

W takim rozumieniu w archiwistyce proces aktotwórczy jest ciągiem czynności i zdarzeń prowadzących do powstania registratury.

Registratura jako komórka w kancelarii

Innym sposobem rozumienia pojęcia registratury jest przypisanie tego terminu nie do procesu, lecz do miejsca fizycznie ulokowanego w strukturze podmiotu. Zgodnie z wcześniejszym wyjaśnieniem etymologii tego słowa, powinno odnosić się ono do czynności związanych z rejestrowaniem dokumentów. Te z kolei powstają w kancelarii, będącej miejscem, komórką lub grupą komórek aktywnie uczestniczących w tworzeniu dokumentacji. Dokumenty są w niej nie tylko tworzone, ale też rejestruje się je i przechowuje ich kopie. Z tego wynika, że registratura jest częścią kancelarii, czyli komórką zajmującą się rejestracją i przechowywaniem dokumentacji spraw zakończonych.

Registratura jako zbiór dokumentów do archiwizacji

Na przestrzeni dziesięcioleci pojęcie registratury przypisywano także dokumentacji jako kompletnemu zbiorowi aktów przeznaczonych do archiwizacji. Zadaniem komórki kancelaryjnej jest rejestrowanie pism przychodzących i wychodzących przez nadanie im odpowiedniej sygnatury i odnotowanie w dzienniku podawczym lub odbiorczym. W przypadku dokumentów wychodzących po wpisaniu w odpowiednim rejestrze są one przekazywane do innych komórek.

Natomiast dokumenty, które kończą swój obieg w kancelarii mogą być w niej przechowywane i archiwizowane. To właśnie do zbioru takich dokumentów stosowano termin registratury. Niestety w takim rozumieniu nie obejmował on akt przekazywanych do innych komórek. Dlatego przyjęto, że registratura znajduje się we wszystkich komórkach merytorycznych.