Proweniencja – definicja i znaczenie tej zasady we współczesnej archiwistyce

Zasada proweniencji, odnosząca się do niepodzielności zespołów archiwalnych, odegrała ogromną rolę w kształtowaniu się polskiej archiwistyki. Archiwiści kierują się nią już od ponad 100 lat. Nawet jeśli to pojęcie nie jest dziś powszechnie używane, wciąż w archiwach stosuje się zasadę proweniencji. Na czym dokładnie ona polega? Jakie trudności we współczesnych archiwach występują ze względu na zasadę proweniencji? Czym jest zasada wolnej proweniencji, która również wyznacza sposób działania współczesnych archiwów?

Skąd wzięła się proweniencja?

Zasadę proweniencji po raz pierwszy zdefiniowali Samuel Muller, Robert Fruin oraz Johan Adrian Feith. Miało to miejsce pod koniec XIX wieku, a konkretnie w 1898 roku. Już od grubo ponad 100 lat jest ona naturalną, powszechnie stosowaną i naczelną zasadą archiwalną, po tym, gdy w roku 1910 została zaakceptowana przez I Międzynarodowy Kongres Archiwistów i Bibliotekarzy w Brukseli. Nawet jeśli dziś pojęcie uważa się za nieco archaiczne, wciąż archiwiści na całym świecie kierują się właśnie tą zasadą, chociaż we współczesnych archiwach może ona przysparzać pracownikom nieco trudności. Na czym dokładnie polega zasada proweniencji, nazywana również zasadą przynależności zespołowej?

Czym dokładnie jest powszechnie stosowana w archiwistyce proweniencja?

Proweniencja to zasada przynależności zespołowej nakazująca ścisły związek materiałów archiwalnych tworzących zespół archiwalny z jego twórcą. Jest to jedna z reguł, które pomagają uregulować i ujednolicić działalność archiwów, a także zasady sporządzania zasobów archiwalnych. Miała ona ogromne znaczenie – szczególnie w czasach kształtowania się archiwistyki w naszym  kraju. Poszanowanie zespołu oraz proweniencja to dwa związane ze sobą pojęcia, które stanowią filary współczesnej archiwistyki. Wynika z tego, że dokonywanie jakiejkolwiek ingerencji polegającej na zmianie wewnętrznego porządku lub przemieszczeniach międzyzespołowych akt jest postępowaniem niewłaściwym.

Definicję proweniencji można rozszerzyć. Zdaniem wielu ekspertów dotyczy ona bowiem w związku zachodzącego pomiędzy:

• aktami zespołu a kancelarią, która utworzyła ten zespół;
• aktami zespołu między sobą, co odnosi się do niepodzielności zespołu archiwalnego.

Jakie jest współczesne znaczenie proweniencji w archiwistyce?

Proweniencja to pojęcie samo w sobie uważane za przestarzałe, jednak wciąż wykorzystywane w słowniku archiwistycznym, a niekiedy także w tzw. słownictwie książkowym. Zasada wyznacza sposób prawidłowej archiwizacji dokumentów. Co ciekawe pojęcie proweniencja nie występuje jedynie w archiwistyce, a ma szersze znaczenie. W sensie dosłownym słowo to oznacza pochodzenie (kogoś lub czegoś), rodowód lub genezę. Pochodzi od łacińskiego „provenientia”. Możemy wyróżnić, np. proweniencję prywatną i publiczną.

Na czym polegają współczesne trudności z zastosowaniem zasady proweniencji?

Współczesne archiwa mają coraz większe problemy z zachowaniem zasady przynależności zespołowej. Co prawda stanowi ona jasną regułę, jednak w praktyce stosowanie zasady proweniencji nie zawsze okazuje się jednak łatwe, szczególnie w dobie coraz bardziej zróżnicowanych materiałów archiwalnych. Największe trudności sprawiają: różnorodność rzeczowa i fizyczna materiałów archiwalnych przejmowanych przez archiwa oraz różnorodność przedmiotowa i strukturalna jej twórców. Nie brakuje więc sytuacji, w których określenie przynależności zespołowej jest bardzo trudne i niejednoznaczne. Często zwraca się więc uwagę na konieczność aktualizacji zasad i schematów stosowanych w związku z zasadą proweniencji.

Czym jest zasada wolnej proweniencji?

Oprócz zasady przynależności zespołowej, odnoszącej się do niepodzielności zespołów, w archiwistyce wyróżniamy także zasadę wolnej proweniencji. Na czym dokładnie ona polega? Zasada wolnej proweniencji oznacza dopuszczalność zastąpienia układu kancelaryjnego w zespole archiwalnym przez inny układ. W nowym układzie uwzględnia się przede wszystkim treść akt twórcy zespołu.