Prawo archiwalne – Konstytucja i podstawowe akty prawne

Aby archiwizacja dokumentów odbywała się w prawidłowy sposób, potrzebne są regulacje prawne dotyczące tego obszaru. Polskie prawo archiwalne to zespół obowiązujących norm prawnych regulujących prawidłowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją. Określa ono również obowiązujący system organizacji działalności archiwalnej i kompetencje poszczególnych organów administracji rządowej w tym zakresie. Jest zgodnie uznawane za dziedzinę prawa administracyjnego, choć obejmuje również elementy cywilnoprawne i karnoprawne.

O kształcie prawa archiwalnego obowiązującego w Polsce decyduje stosowna ustawa z 1983 roku, jak również poszczególne rozporządzenia ministerstwa. Zagadnienie zostało też poruszone w nadrzędnym akcie prawnym obowiązującym w Polsce, jakim jest Konstytucja z 1997 roiku. Prawo archiwalne dotyczy zarówno archiwów prowadzonych w formie papierowej, jak i dokumentów elektronicznych, również materiałów audiowizualnych. Obecnie istnieje natomiast spór dotyczący tego, czy z polskiego prawa archiwalnego nie należy jako odrębnej dziedziny wyodrębnić prawa dokumentacyjnego.

Akty prawne decydujące o prawie archiwalnym w Polsce

Najważniejszym aktem, który reguluje prawo archiwalne w Polsce, jest konstrukcja narodowego zasobu archiwalnego. Dla jego tworzenia niezbędne jest też precyzyjne zdefiniowanie pojęcia materiałów archiwalnych. Oba te aspekty znajdują odzwierciedlenie w głównym dokumencie prawa archiwalnego, jakim jest ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. O kształcie prawa obowiązującego przy archiwizacji dokumentów decydują dodatkowo rządowe i ministerialne rozporządzenia, które zostały wydane w latach późniejszych.

Podstawowe akty prawne definiujące prawo archiwalne to przede wszystkim:

• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r. poz. 553 i 730),
• Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2019 r. poz. 246),
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1517),
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518),
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67, z późn. zm.).

Dodatkowo za kształt prawa archiwalnego obowiązującego w Polsce odpowiadają też niektóre umowy międzynarodowe oraz akty prawne wydawane przez Unię Europejską.

Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

To właśnie ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach pochodząca z 1983 roku w największym stopniu kształtuje prawo archiwalne obowiązujące w Polsce. W tym obszernym i szczegółowym dokumencie można znaleźć zagadnienia, takie jak:

• przepisy ogólne dotyczące prawa archiwalnego obowiązującego w Polsce,
• sposób postępowania z materiałami archiwalnymi oraz pozostałą dokumentacją,
• przepisy dotyczące postępowania z państwowym zasobem archiwalnym,
• przepisy dotyczące postępowania z niepaństwowym zasobem archiwalnym,
• przepisy karne dotyczące postępowania z dokumentacją archiwalną.

W oparciu o tę ustawę w Polsce działają Archiwa państwowe wchodzące w skład państwowej sieci archiwalnej i podlegające  Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych

Materiały, które obejmuje prawo archiwalne

Prawo archiwalne dotyczy wszelkich materiałów archiwalnych, czyli dokumentów przechowywanych wieczyście, oznaczanych symbolem kategorii archiwalnej „A”, powstających w jednostkach znajdujących się pod nadzorem archiwum państwowego. Zalicza się do nich m.in.:

• statuty, regulaminy, schematy organizacyjne,
• protokoły z posiedzeń organów kolegialnych,
• sprawozdania, plany, analizy,
• dokumentację kadrową w przypadku osób mających znaczenie dla regionu lub kraju,
• akta sądowe,
• dokumentację techniczną o istotnym znaczeniu i wiele innych.

Prawo archiwalne mówi o archiwaliach różnego typu – zarówno dokumentach papierowych, jak i elektronicznych, w tym materiałach audiowizualnych, zatem jest doskonale dostosowane do współczesnych realiów.

Prawo archiwalne i jego związki z innymi dziedzinami legislacji

W ujęciu prawnym działalność archiwalna obejmuje szereg czynności lub funkcji pełnionych przez administrację archiwalną, lub bezpośrednio przez same archiwa. Składają się na nie gromadzenie, przechowywanie, opracowywanie oraz udostępnianie uprawnionym do tego podmiotom i osobom materiałów archiwalnych. Łącznie tworzą one przechowywaną wieczyście dokumentację, będącą cennym źródłem informacji o wartości historycznej. Prawo archiwalne ma przede wszystkim na celu ochronę archiwaliów przez uregulowanie sposobów postępowania z dokumentami i ich przechowywania. Takie regulacje są niezbędne ze względu na ogromną wartość prezentowaną przez dokumenty spoczywające w archiwach.

Prawo archiwalne jest prawem publicznym, obejmując także elementy prawa cywilnego i karnego. Jest też ściśle powiązane z innymi aktami prawnymi regulującymi postępowanie z dokumentacją w ogóle, również w odniesieniu do dokumentacji przechowywanej tymczasowo. Wynika to z faktu, że zarówno archiwizacja dokumentów przeznaczonych do wieczystego, jak i tymczasowego przechowywania pełni zbliżone funkcje u wytwórców i jest opracowywana oraz przechowywana i udostępniana na podobnych zasadach.

Ta ostatnia kwestia stanowi natomiast przedmiot sporów. Obecnie wielu specjalistów z dziedziny prawa archiwalnego i archiwistyki uważa jednak, że pomimo wielu podobieństw prawo archiwalne powinno być wyodrębnione od prawa dokumentacyjnego z jednoczesnym zachowaniem związków pomiędzy nimi, które nie podlegają wątpliwości.

Konstytucyjne uwarunkowania norm prawa archiwalnego

Prawo archiwalne zostało uwzględnione w obowiązującej Konstytucji, co dobitnie podkreśla jego znaczenie. Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z 1997 roku jest podstawowym i nadrzędnym aktem prawnym, który uwzględnia również archiwizację dokumentów. Konieczność jej opracowywania przechowywania i udostępniania wynika między innymi z realizacji praw do wolności:

• nauczania,
• korzystania z dóbr kultury,
• prowadzenia badań naukowych,
• twórczości artystycznej.

Wszystkie te wolności mogą być realizowane z dostępem do materiałów archiwalnych. Co ważniejsze, art. 6 dokumentu zobowiązuje władze publiczne do stworzenia warunków, w których wszyscy obywatele będą mogli z takich materiałów korzystać. W świetle prawa w praktyce oznacza to konieczność powołania odpowiednich instytucji odpowiedzialnych za ochronę archiwaliów.

Z kolei w artykule 61 Konstytucja podkreśla prawo obywateli do swobodnego uzyskiwania informacji na temat pracy i działalności organów oraz osób, które pełnią funkcje publiczne. Dane te powinny być ogólnie dostępne z możliwością ich usuwania lub zmiany, jeśli są nieprawdziwe. Dostęp do takich informacji wymaga również wykorzystania zbioru archiwalnego.

Prawo archiwalne – komu przysługuje dostęp do zasobu archiwów?

Prawo archiwalne obowiązujące w Polsce decyduje również o tym, kto może zyskać dostęp do zasobów archiwum. Jednocześnie Archiwa Państwowe określają zasady, na których umożliwiany jest taki dostęp. Prawo archiwalne zezwala na dostęp do Archiwów Państwowych każdemu, chociaż w praktyce odbywa się to wedle ściśle określonych regulacji. Co ciekawe, od 2007 roku prawo archiwalne pozwala na jednakowych zasadach uzyskać dostęp do korzystania z akt każdemu niezależnie od obywatelstwa, co oznacza, że taką możliwość mają również cudzoziemcy.

Prawo archiwalne pozwala Archiwom Państwowym udostępniać dokumenty w sposób bezpośredni, co dotyczy wszystkich zgromadzonych materiałów. Umożliwia to każdej zainteresowanej osobie zapoznanie się z treścią interesujących ją materiałów w siedzibie archiwum. Każda jednostka Archiwów Państwowych dokonuje tego w uzgodnionych wcześniej godzinach i terminie we własnej siedzibie. Warto pamiętać, że na podstawie prawa archiwalnego dostęp do tych zasobów jest bezpłatny.

Prawo archiwalne dopuszcza również możliwość pośredniego udostępnienia materiałów zgromadzonych w archiwach. Ten sposób udostępniania ma charakter płatnych usług i wiąże się z poszukiwaniem określonych dokumentów bądź informacji, a także sporządzaniem ich reprodukcji. Prawo archiwalne pozwala Archiwom Państwowym odmówić pośredniego udostępniania w sytuacji, gdy nie można określić zakresu przedmiotowego i chronologicznego dokumentu. Koszty takiego udostępniania znajdują się w serwisach internetowych poszczególnych archiwów.

Prawo archiwalne obowiązujące w Polsce uwzględnia możliwość ograniczenia dostępu do materiałów, między innymi ze względu na ich kiepski stan fizyczny. Kolejnym ograniczeniem jest ochrona danych osobowych i dóbr osobistych. Według prawa archiwalnego wyłączone z powszechnego dostępu są także informacje niejawne i inne chronione w sposób ustawowy. Według prawa archiwalnego dyrektor archiwum może wszcząć postępowanie w sprawie odmowy udostępnienia materiałów. Prawo archiwalne zezwala na odwołanie się od takiej decyzji do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Procedura odbywa się poprzez archiwum, które wydało decyzję.

Dokładne zasady, na jakich udostępniane są materiały archiwalne w Archiwach Państwowych określa odpowiednie zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 2017 roku. Dodatkowo działają regulaminy wydane przez dyrektorów poszczególnych archiwów. Od 2011 roku prawo archiwalne zezwala użytkownikom zasobu archiwalnego na sporządzanie kopii dokumentów przy pomocy własnego sprzętu lub za pośrednictwem sprzętu znajdującego się w czytelni.