Poszyt
W archiwistyce funkcjonuje wiele pojęć związanych ze sposobem oprawiania lub przechowywania dokumentów. Jednym z nich jest poszyt. Termin ten oznacza grupę akt zszytą nićmi i oprawioną zazwyczaj w półsztywny karton. Taka konstrukcja przypomina zwykły szkolny zeszyt. Jest to określenie używane w odniesieniu do metody oprawiania akt, ale oznacza również jednostkę archiwalną (lub jej część).
Niegdyś w formie poszytu wydawano różnego rodzaju publikacje. Obecnie jest to jednak pojęcie stosowane w zasadzie wyłącznie w archiwistyce. To jedna z wielu metod przechowywania i grupowania akt charakteryzująca przede wszystkim starsze dokumenty (z początków XX wieku lub nawet wcześniejsze). Obecnie w archiwach najczęściej stosuje się bowiem skoroszyty i segregatory, które wyróżniają się m.in. większą trwałością i wygodą użytkowania.
Poszyt jako jednostka archiwalna
Podstawę porządkowania dokumentów archiwalnych w zbiorach stanowią jednostki archiwalne. Są to wyodrębnione pojedyncze dokumenty lub grupy dokumentów powiązanych tematycznie, które mogą wchodzić w skład większego zbioru. W praktyce oznacza to, że np. grupa dokumentów poświęconych jednemu problemowi może być na tyle duża, że trzeba ją podzielić na kilka jednostek archiwalnych. Pojedyncze dokumenty muszą być odpowiednio uporządkowane i opisane. Dlatego umieszcza się je w większych „opakowaniach” zbiorczych. Mogą nimi być teczki, skoroszyty lub poszyty.
Poszyt jako jednostka archiwalna również występuje obok innych pojęć, które mogą być używane do określania ilości, a także rodzaju akt. Inne jednostki archiwalne to np.: dokument, księga, wiązka, teczka, a także mapa, rysunek, taśma magnetofonowa lub filmowa, płyta itp.
Opis poszytu
Poszyt, jako jednostka archiwalna, musi też być odpowiednio opisany zgodnie z zasadami ujętymi w przepisach. Na tekturowej okładce poszytu powinny się znaleźć następujące informacje:
- sygnatura – niezmienny numer zapisany za pomocą cyfr arabskich,
- tytuł – wskazujący na treść dokumentacji,
- numer tomu, jeśli dokumentacja jest kilkuczęściowa,
- daty skrajne – daty sporządzenia najstarszego i najnowszego dokumentu z danej jednostki archiwalnej,
- język, treść i forma w postaci hasłowej – poszyt,
- format – np. zbiór dokumentów papierowych w formacie A4,
- inne informacje – stan techniczny dokumentów, możliwości udostępnienia, ewentualne uwagi.
Kiedy poszyt, a kiedy teczka?
Wybór pomiędzy poszytem, skoroszytem a teczką jest uzależniony od tego, jaką postać mają poszczególne dokumenty. Poszyt jest formą amatorsko wykonanej książki, w której poszczególne kartki są ze sobą zszyte na stałe, spięte specjalnym metalowym klipsem lub związane bawełnianą tasiemką. Aby takie połączenie było możliwe, wszystkie dokumenty w poszycie muszą mieć odpowiednią formę. Mogą to być papierowe arkusze, ale też folie czy inne nośniki danych, które da się przeszyć lub przedziurkować. W poszycie raczej nie można umieścić elektronicznych nośników danych, chyba że w specjalnych kopertach. Poza tym niektóre materiały, takie jak fotografie, po wszyciu mogą ulec zniszczeniu.
Zaletą poszytu jest to, że dokumenty są w nim trwale ze sobą złączone w odpowiedniej kolejności chronologicznej. Nie istnieje ryzyko, że na skutek ludzkiego błędu lub przypadku pojedyncza kartka zostanie przełożona w inne miejsce lub wyjęta. Z drugiej strony podczas tworzenia poszytu należy wziąć pod uwagę perspektywę wykonania kopii materiału archiwalnego. Zbyt ciasne zszycie z pewnością to uniemożliwi. Z tego powodu w instrukcjach dotyczących tworzenia poszytów często są zamieszczane dodatkowe zalecenia np. odnośnie do grubości zbioru czy sposobu jego zszywania.