Poprzedniki

Pojęcie poprzedników w archiwistyce wiąże się z dziedziną ewidencjonowania zbiorów. Standardową procedurą, przyjętą przy opisywaniu zespołów (zbiorów) archiwalnych jest umieszczanie na nich tzw. dat skrajnych. Określają one czas wytworzenia pierwszego i ostatniego dokumentu w zbiorze (zespole). Poprzedniki, to dokumenty wytworzone wcześniej, przed sporządzeniem pierwszej jednostki archiwalnej zamieszczonej w zbiorze (zespole).

Poprzedniki w archiwistyce

Poprzedniki, nazywane też z języka łacińskiego priora lub anteriora są dokumentami, aktami, które poprzedzają aktualny dokument lub akt. W archiwistyce przy opisywaniu teczek z jednostkami archiwalnymi, które zawierają dokumenty sprzed okresu działalności ich twórcy, daty tych ostatnich zapisuje się w nawiasach kwadratowych.

Czym są i jak trafiają do zbioru takie priora? Zazwyczaj są to dokumenty i inne jednostki archiwalne, które zostały przez twórcę zbioru odziedziczone lub przejęte. Chociaż nie były przez niego stworzone, faktycznie należą do zbioru archiwalnego. Takie poprzedniki nie zawsze są bezpośrednio związane z działalnością twórcy. Mogą to być materiały przejęte od innej jednostki i związane z jej pracą, tradycją czy twórczością.

Poprzedniki w pracy kancelaryjnej

Pojęcie poprzedników funkcjonuje też w pracy kancelaryjnej i dotyczy rejestrowania akt bieżących w księgach czy wykazach. Podczas dokonywania rejestracji takiego pisma często wymagane jest podanie numeru (sygnatury) wcześniejszego aktu lub pisma sporządzonego w tej samej sprawie. Właśnie taki dokument nosi nazwę poprzednika. Odnotowanie jego numeru pozwala prześledzić bieg załatwiania sprawy oraz kolejność sporządzanych w związku z tym dokumentów.