Pomoce kancelaryjne

Wykonywanie prac kancelaryjnych wiąże się z wieloma czynnościami, których celem jest obsługa przepływu dokumentów, korespondencji oraz ich rejestracja i archiwizacja. Im większa jednostka i więcej załatwianych w niej spraw, tym trudniejsze jest porządkowanie szybkie odnajdywanie potrzebnych dokumentów. Pomoce kancelaryjne to środki, które ułatwiają te zadania.

Rodzaje pomocy kancelaryjnych

Przez pomoce kancelaryjne rozumie się wszystkie środki dodatkowe, wykorzystywane w pracy nad przygotowywaniem dokumentów oraz ich obiegiem i archiwizacją. Ogólnie można je zdefiniować jako wszystkie środki wykorzystywane do odnotowywania przeprowadzonych czynności, począwszy od przyjęcia pisma, przez jego kopiowanie i obieg w jednostce pomiędzy komórkami, po załatwienie sprawy i przekazanie dokumentu do archiwum. Podstawowym wymogiem jest jednak sporządzanie ich według ustalonych zasad.

Do rejestracji tych czynności służą takie pomoce kancelaryjne jak:

• księgi,
• kartoteki,
• rejestry,
• spisy,
• repertoria,
• skorowidze.

Duży wybór różnych pomocy kancelaryjnych umożliwia ich dobranie do prowadzenia określonego systemu kancelaryjnego. To przekłada się na usprawnienie zarządzania dokumentami i zapewnienie im właściwego zabezpieczenia.

Jakie zadania pełnią pomoce kancelaryjne?

W polskim prawie zaznaczono obowiązek przechowywania wielu dokumentów przez okres od kilku do kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu lat. Dotyczy to między innymi dokumentów kadrowych i płacowych, które firma ma obowiązek archiwizować do czasu, kiedy pracownik nie będzie mógł ubiegać się o świadczenia emerytalne czy historię przebiegu pracy zawodowej. W dużym przedsiębiorstwie czy urzędzie liczba takich dokumentów jest ogromna. Odszukanie odpowiedniego aktu lub świadectwa sprzed dwóch dekad wymaga doskonałej organizacji zbiorów.

Zasady wykorzystywania pomocy kancelaryjnych

Pomoce kancelaryjne wykorzystuje się zgodnie z przyjętym systemem kancelaryjnym. To oznacza, że takie elementy nie mogą być używane w sposób dowolny. Standaryzacja ich stosowania jest niezbędna, aby usprawnić obieg dokumentów, a także umożliwić ich łatwe odnalezienie w razie potrzeby. Służy temu między innymi zasada chronologicznego wpinania akt do teczek czy przypisywanie materiałom określonych sygnatur.

Każda instytucja jest zobowiązana do stosowania spójnego systemu kancelaryjnego. Może skorzystać z jednej z trzech możliwości, czyli:

• systemu dziennikowego,
• systemu bezdziennikowego,
• systemu mieszanego.

Każdy z nich pozwala zapewnić prawidłowy obieg dokumentacji. Niezwykle ważne jest jednak używanie pomocy kancelaryjnych w sposób ujednolicony i zgodny z przyjętym systemem.

Systemy kancelaryjne, a stosowanie pomocy kancelaryjnych

Pomoce kancelaryjne są wykorzystywane w ramach wymienionych wyżej systemów. Każdy z nich ma nieco inną specyfikę.

System dziennikowy jest stosowany najczęściej. Do jego wdrożenia niezbędny jest dziennik podawczy, w którym rejestruje się wszystkie pisma przychodzące i wychodzące. Często używa się dwóch oddzielnych dzienników. Jeden służy do opisu korespondencji, która dociera do instytucji, a drugi do rejestracji tej, która ją opuszcza. Zwykle potrzebne są również dodatkowe rejestry, w których odnotowuje się dokumenty ze względu na ich charakter, na przykład przeznaczenie dla konkretnego działu instytucji.

Nieco mniej popularny jest system bezdziennikowy. Do jego zastosowania potrzebny jest jednolity rzeczowy wykaz akt. Opiera się on na klasyfikacji dziesiętnej, dlatego bywa nazywany także systemem dziesiętnym. System bezdziennikowy wymaga wykorzystywania dużej liczby teczek. Porządkuje się w nich dokumenty na podstawie pokrewieństwa treści, a nie chronologii, tak jak w systemie dziennikowym. Wykaz akt jest podstawową pomocą kancelaryjną ułatwiającą odnalezienie potrzebnego materiału.

Ostatnim wariantem jest system mieszany, który bazuje na dwóch powyższych. W tym przypadku stosuje się zarówno dziennik podawczy, jak i wykaz akt. Pisma są opatrywane zarówno sygnaturą wynikającą z wpisu w dzienniku korespondencyjnym, jak i kierującą do teczki danej sprawy. W tym systemie dokumentacje rejestruje się podwójnie – w momencie wpływu pisma oraz w chwili wpisania go do wykazu akt prowadzonego przez referentów.

Żaden z systemów nie może poprawnie działać bez wykorzystywania odpowiednich pomocy kancelaryjnych. Ich liczba i rodzaj mają ogromne znaczenie dla poprawności obiektu korespondencji i jej prawidłowej archiwizacji.