Pismo urzędowe, pismo formalne

Zgodnie z definicją słownikową, pismo urzędowe jest typem listu pisanego zwięzłym, prostym i jednocześnie formalnym językiem, przedstawiającego konkretny problem. Jego przedmiotem może być prośba, wyjaśnienie, informacja lub inna sprawa, z jaką nadawca zwraca się do urzędu.

Prawidłowe sporządzenie takiego pisma ma duże znaczenie dla tempa i sposobu jej załatwienia, dlatego ważne jest, aby miało ono wszystkie istotne cechy. Na szczęście, w przypadku wielu urzędów oraz instytucji istnieje możliwość skorzystania z gotowego wzoru, który obejmuje dane pismo urzędowe. Przykład z rubrykami do wypełnienia ułatwia prawidłowe przygotowanie dokumentu.

Jakie cechy wyróżniają pismo urzędowe?

Celem, w jakim przygotowuje się pismo urzędowe, jest chęć załatwienia konkretnej sprawy. Ponieważ leży to głównie w interesie petenta, powinien on zwrócić szczególną uwagę na formę i sposób opisania problemu. List tego typu ma zastąpić osobistą wizytę w urzędzie, która zawsze pozwala na dodatkowe konsultacje, dlatego powinien być sporządzony tak, aby pozostawiał jak najmniej miejsca na dodatkowe pytania, a najlepiej w ogóle nie budził wątpliwości ze strony urzędnika. Pismo urzędowe powinny charakteryzować:

• zwroty grzecznościowe i neutralny styl,
• prosty język, bez kwiecistych wypowiedzi i zbędnie rozbudowanych zdań,
• zwięzłe opisanie problemu w zakresie, który pozwoli urzędnikowi podjąć działania,
• neutralność wypowiedzi, bez akcentowania emocji,
• stosowanie bezosobowych form czasownika lub strony biernej,
• poprawność stylistyczna i ortograficzna,
• estetyka optyczna – spójne formatowanie, prosta czcionka, podział tekstu na akapity, marginesy itp.

Elementy dodatkowe w piśmie urzędowym

Poprawnie sporządzone pismo urzędowe powinno zawierać odpowiednie nagłówki, dane adresata i nadawcy, datę i miejsce przygotowania oraz zwroty grzecznościowe i podpis. Ważne jest, aby wszystkie te elementy znalazły się we właściwych miejscach. Dane nadawcy umieszcza się w lewym górnym rogu. Miejsce na dane adresata jest nieco niżej, po prawej stronie.

Pismo urzędowe może też zawierać załączniki, których listę wyszczególnia się pod podpisem. Niezbędnymi elementami mogą też być znaki powoławcze – sygnatura sądowa, numer sprawy itp. oraz rozdzielniki.

Pismo urzędowe – warto czerpać przykład ze wzorów

Petentowi, ale również urzędnikowi zależy na tym, aby pismo urzędowe, na przykład wniosek, zostało jak najszybciej rozpatrzone, a sprawa zakończyła się pomyślnie. Wiele w tej kwestii zależy od tego, w jaki sposób zostanie sporządzone konkretne pismo urzędowe. Zdarza się, że takie pismo zawiera błędy merytoryczne i urząd zwraca się wówczas do petenta o jego ponowne przygotowanie. W jaki sposób uniknąć tego problemu i przygotować doskonałe pismo urzędowe? Przykład można zazwyczaj znaleźć na stronie internetowej danej instytucji albo skorzystać z wzorów dostępnych na miejscu. Bardzo ułatwia to poprowadzenie sprawy, ponieważ urzędnik może najszybciej, jak to możliwe zapoznać się z sytuacją i wydać decyzję. Wypełnianie gotowych rubryk znajdujących się w przykładowych pismach urzędowych ogranicza ryzyko, że w dokumencie, przygotowanym przez petenta, zabraknie odpowiednich danych.

Co zrobić w przypadku, gdy dana instytucja nie posiada na swojej stronie gotowych wzorów, a petent musi na przykład ze względu na nietypową sprawę, samodzielnie przygotować dany wniosek? Przykład może być dostępny w internecie, ale ważne, aby nie korzystać z pierwszego znalezionego wzoru. Informacje znajdowane w sieci nie zawsze są wiarygodne i poprawne. Wartościowe przykłady pism urzędowych są najczęściej dostępne na stronie kancelarii prawniczych, jak również budzących zaufanie portali, zajmujących się tematyką prawną. Warto poszukać przykładów pism urzędowych, które zostały dodatkowo opisane także w formie komentarzy, aby w 100% rozumieć, w jaki sposób pismo powinno zostać sporządzone.

Nie dysponując żadnym przykładem pisma urzędowego można też poprosić o pomoc jednego z urzędników, który prawdopodobnie będzie zajmował się tą sprawą. Pismo urzędowe można wówczas sporządzić na miejscu albo skonsultować się z urzędnikiem telefonicznie. Na szczęście, wbrew pozorom, w wielu urzędach nie stanowi to problemu.

Prawidłowo sporządzone pismo urzędowe przyspiesza uzyskanie pozytywnej decyzji. Dlatego przed jego złożeniem zdecydowanie warto zasięgnąć fachowej wiedzy. W ten sposób można uniknąć ryzyka i konieczności ponownego składania danego pisma urzędowego lub uzupełniania go o niezbędne załączniki.

Reguły sporządzania pism urzędowych

Jeżeli chodzi o pisma urzędowe, to przysparzają one wiele osób o prawdziwy ból głowy. W internecie można znaleźć wiele pytań o takie rzeczy jak rozmiar czcionki, jaka jest czcionka urzędowa, czy powinniśmy korzystać z polskich znaków, kto jest odbiorcą pisma, jak napisać pismo w języku angielskim, jak zachować oficjalny charakter wypowiedzi, czy napisać „witam” czy szanowni państwo, czy zakończyć wypowiedź tekstem „z wyrazami szacunku”, gdzie umieścić dane osobe takie jak imię czy nazwisko itd. Wprawdzie istnieją wzory pism urzędowych, ale żeby uniknąć nieporozumień, postanowiliśmy, że opiszemy pokrótce jak powinien taki dokument wyglądać:

Podstawową zasadą jest to, że pismo do urzędu powinno być napisane w sposób formalny i zgodny z obecnie obowiązującymi normami językowymi. Warto zauwazyć, że w zależności od konkretnego rodzaju instytucji czy urzędu wymogi formalne pisma mogą się różnić, więc warto sprawdzić na co zwraca uwagę odbiorca pisma:

• Nagłówek – na początku pisma w prawym górnym rogu umieszczamy swój adres, a z lewej strony adres urzędu (innymi słowy dane tego do kogo kierujesz pismo). Poniżej adresu z kolei umieszczamy datę napisania pisma;
• Formuła grzecznościowa – tekst powinniśmy zacząć od odpowiedniej formy grzecznościowej takiej jak „szanowni Państwo”, „szanowny Panie” czy „Szanowna pani”, możemy również zacząć np. „Do dyrektora urzędu”. Szanowny panie bądź szanowna pani użyjemy jeżeli znamy imię i nazwisko osoby do której się zwracamy;
• Numer referencyjny – jeżeli masz dostęp do numeru referencyjnego to umieść go na początku pisma urzędowego;
• Treść pisma – w pismie urzędowym powinniśmy zadbać o to, żeby przede wszystkim być zwięzłym i jasnym. Pamiętajmy o tym, żeby przez cały czas zachowywać formalny ton dokumentu. Pismo powinno być zwięzłe;
• Zakończenie – Pismo urzędowe powinniśmy zakończyć formą grzecznościową takim jak „Z poważaniem” lub „Z wyrazami szacunku”;
• Załączniki – jeżeli dokument ma jakieś załączniki, to zanacz to w treści pisma i podaj ilość załączników;
• Podpis – umieszczamy go na samym końcu dokumentu;

Słownictwo oficjalne w pismach urzędowych – kilka uwag

Niezależnie od tego do kogo kierujesz pismo, to pismu misy być nie tylko czytelne, ale musimy równiez zadbać o oficjalny charakter dokumentu. Najważniejsze zasady, to:

• Czytelność i przejrzysty ton dokumentów – to absolutna podstawa, zdania powinny być formułowane precyzyjnie, a my musimy zadbać o unikanie niepotrzebnych zwrotów;
• Używanie tytułów oraz stanowisk – to również jest niezwykle istotne „Szanowny Panie Dyrektorze”, to podstawowe zwroty których musimy się nauczyć;
• Uzywanie stonowanych zwrotów – jeżeli chcemy uniknąć nieporozumień, to w pismach urzędowych powinniśmy zadbać o używanie stonowanych zwrotów. Nawet jeżeli piszemy o niezwykle ważnej sprawie, to musimy zadbać o profesjonalny ton, który będzie zrozumiały dla pracowników danej instytucji;
• Formalności to podstawa – oficjalne dokumenty cechują się swoimi zasadami, tak więc stosujmy zwroty grzecznościowe takie jak „Z poważaniem” lub „Z wyrazami szacunku”;
• Unikanie skrótów i języka potocznego – w treści pism urzędowych, powinniśmy unikać slangu czy języka potocznego, zwłaszcza jeżeli kierujemy pismo do poważnego odbiorcy. Prawnicy często wspominają o tym, że kierowane do nich dokumenty zawierają calą masę potocznego słownictwa, co utrudnia zrozumienie tego, co autor miał na myśli;
• Poprawność gramatyczna oraz ortografia – spójrzmy prawdzie w oczy, dla wielu osób pisanie dokumentów to katorga. Nie zmienia, to jednak faktu, że powinnismy zadbać o to, żeby przygotowane przez nas pismo nie miało żadnych błędów;
• Zadbaj o to, żeby podane informacje były dokładne – jeżeli piszesz pismo urzędowe, to powineneś przykuć szczególną uwagę do tego, żeby zawarte w nim były dokładne i kompleksowe informacje. Unikaj domysłów;
• Odpowiedni język zawarty we wnioskach – jeżeli składasz jakikolwiek wniosek, to powinieneś zadbać o używanie formy bezokolicznikowej takie jak „proszę rozpatrzyć możliwość przedłużenia”;

Jeżeli zadbamy o odpowiednią formę dokumentu, to będziemy mieli pewność, że nasze pismo będzie zrozumiałe, profesjonalne i co ważniejsze, spełni ono wszystkie wymagania urzędu.

Pisma urzędowe – podsumowanie

Wciąż jednak pozostają pytania takie jak: jaka jest czcionka urzędowa czy jaka grupa fontów powinna być wykorzystana w piśmie urzędowym? Szczerze mówiąc na te pytania nie ma jednoznaczej odpowiedzi, gdyż w zależności od instytucji czy urzędu, możemy natrafić na różne standardy. Przykładowo w jednym urzędzie wykorzystywana czcionka to będzie helvetica, a w innym zaś fonnt o nazwie garamond. Dlatego też, zanim zdecydujemy się na zaadresowanie naszego pisma urzędowego, to powinniśmy najpierw sprawdzić, jakie są wymogi stawiane przez daną instytucje. Dopiero kiedy będziemy mieli te informacje, to powinniśmy zacząć tworzyć dokument.

To wszystkie informacje, które chcieliśmy przekazać w tym artykule. Jeżeli mają Państwo jeszcze jakieś pytania, to serdecznie zapraszamy do kontaktu z nami. Z przyjemnością udzielimy odpowiedzi na wszystkie nurtujące kwestie.