Pismo

Pismo jest rodzajem dokumentu lub wypowiedzi sporządzonej przez osobę fizyczną, lub urzędnika na nośniku papierowym w określonym celu. Może nim być chęć utrwalenia wypowiedzi, uzyskania potwierdzenia złożenia wniosku czy prośby lub wystosowania odpowiedzi, jako gwarancji rozpatrzenia sprawy.  Pismo jest też wypowiedzią utrwalającą czynność urzędową z możliwością zarchiwizowania zarówno jej przebiegu, jak i podjętych decyzji. Tego typu dokument może mieć formę napływającą lub wypływającą. W pierwszym wypadku trafia do obiegu, przechodząc przez kolejne punkty zatrzymania, aż do załatwienia sprawy. W drugim – jest odpowiedzią urzędową, która zostaje wysłana do adresata.

Rodzaje pism

Zgodnie z wcześniejszą definicją, za pismo można uznać każdy dokument pisany lub drukowany, który trafia do kancelarii czy sekretariatu. Każdy z takich dokumentów może jednak mieć innych charakter i bywa przygotowany z innych powodów. Dlatego pisma dzieli się na różne kategorie. Do tych najczęściej spotykanych zalicza się:

• pisma urzędowe,
• pisma okólne,
• pisma przewodnie,
• pisma wychodzące,
• pisma przychodzące.

Formy pism

Na szczególną uwagę zasługują pisma urzędowe, których sporządzanie jest zazwyczaj uwarunkowane określonymi regułami. Zasady ich przygotowania określają wewnętrzne instrukcje, które opisują rodzaj nagłówków, wielkość czcionki i marginesów czy formy osobowe, w jakich należy się zwracać do petenta. Ponadto takie pisma muszą też być opatrzone pieczęcią nagłówkową i podpisami osób sporządzających oryginały.

Z mniejszymi wymaganiami spotyka się sporządzanie pism okólnych. Jednak również one rozsyłane pomiędzy komórkami w instytucji czy firmie przyjmują określoną, rozpoznawalną formę. Natomiast celem przygotowania pisma przewodniego jest poinformowanie adresata o przesłaniu załączonych do niego dokumentów.