Pieczęć urzędowa

Pieczęć urzędowa jest specjalnym znakiem odciskanym na dokumencie przy pomocy stempla lub pieczątki w celu podniesienia jego wagi prawnej. Najczęściej jest ona wykonana z metalu metodą tłoczenia, ma okrągły kształt, a w części środkowej zawiera wizerunek polskiego orła. Na obwodzie jest umieszczana nazwa organu samorządowego, instytucji czy organizacji. W przypadku organów samorządowych niższego szczebla, w pieczęci miejsce godła Rzeczypospolitej Polskiej może zajmować herb gminy czy województwa.

Używanie pieczęci urzędowej jest ograniczone wyłącznie do dokumentów szczególnej wagi. Są one związane ze sprawami administracyjnymi i dotyczącymi szkolnictwa. Odcisk pieczęci urzędowej umieszcza się na postanowieniach sądów, decyzjach organów władzy, na dyplomach uczelni wyższych i na świadectwach szkolnych. Dokumenty urzędowe, na których się on znajduje, mają dużą moc, są wiążące i podkreślają rangę danego pisma czy zaświadczenia.

Istnieją także przepisy określające prawidłowe przechowywanie pieczęci urzędowej. Dzięki temu dostęp do nich mają tylko upoważnione do tego osoby.

Polskie pieczęcie urzędowe – podstawy prawne

Wygląd oraz stosowanie pieczęci urzędowych określają zapisy znajdujące się w dwóch dokumentach. Są to:

• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 roku w sprawie tablic i pieczęci urzędowych.
• Ustawa o godle, barwach i hymnie Rzeczpospolitej oraz o pieczęciach państwowych z dnia 31 stycznia 1980 roku.

W tych aktach prawnych mowa jest także o tym, co należy robić w przypadku utraty pieczęci urzędowej oraz o procedurze ich zamawiania.

Zamówienie pieczęci urzędowej – gdzie i w jaki sposób?

W Polsce zgodnie z obowiązującymi przepisami pieczęcie urzędowe wyrabiane są wyłącznie przez Mennicę Polską. Dzieje się tak na mocy decyzji Prezydenta RP z dnia 13 grudnia 1927 roku decyzją.

Nowa pieczęć urzędowa może zostać stworzona jedynie dla podmiotu wskazanego w §17 pkt. 1 Rozporządzenia Rady Ministrów z 7 grudnia 1955 roku w sprawie tablic i pieczęci urzędowych.

Zarówno pieczęć urzędowa szkolna, jak i dla organu władzy, wojska czy urzędu gminy powstaje po wcześniejszym zamówieniu jej w Mennicy Polskiej.

Kto może używać pieczęci urzędowej?

• Organy władzy państwowej, administracji rządowej, gminne, powiatowe, samorządy województw itp.,
• związki międzygminne, powiatowo-gminne, powiatowe, metropolitalne oraz ich organy,
• sądy, prokuratury, kolegia, kancelarie komornicze, notarialne itp.,
• Wojsko, Policja, Straż Graniczna, Straż Pożarna, Obrona Cywilna Kraju, Służba Więzienna, Administracja Skarbowa,
• szkoły i uczelnie publiczne oraz o uprawnieniach szkół publicznych,
• inne podmioty, które mają uprawnienia do posługiwania się wizerunkiem polskiego orła.

Wytwarzanie pieczęci urzędowych – najważniejsze zasady

Urzędowa pieczęć szkoły, notariusza, komornika czy burmistrza musi zostać zamówiona za pomocą formularza w formie papierowej. Nie ma możliwości, aby zrobić to elektronicznie, mailowo lub za pomocą faxu.

To, ile kosztuje okrągła pieczęć urzędowa, zależy od rodzaju tłoczenia, jej wielkości oraz terminu realizacji usługi. Ci, którym zależy na czasie, mogą zdecydować się na opcję ekspresową. Takie zamówienia na pieczęcie są realizowane w zaledwie 7 dni roboczych. Koszty usług Mennicy Polskiej są szczegółowo rozpisane w jej cenniku. Nowa metalowa pieczęć urzędowa może kosztować od niespełna 300 do ponad 5 tys. zł. Koszty wzrastają z jej średnicą, ale nie tylko. Najdroższe są pieczęcie zawierające godło Polski.

Likwidacja pieczęci – jak się ją przeprowadza?

Tłoczona pieczęć urzędowa, która nie jest już potrzebna, musi być również zutylizowana w Mennicy Polskiej. W tym przypadku należy wysłać ją do tego organu wraz z wypełnionym pismem przewodnim. W dokumencie tym trzeba uzupełnić informacje dotyczące jej numeru bocznego i treści. Należy tam także umieścić jej odbitkę oraz wskazać adres, na który zostanie przesłany protokół z jej likwidacji. Zniszczenie pieczęci urzędowej jest bezpłatne.

Takiej procedurze podlegają wszystkie wycofane pieczęcie urzędowe. Stają się one nieważne w przypadku likwidacji stanowiska, ale też wtedy, gdy dany urząd zmienia swoją siedzibę lub urzędnik swoje nazwisko.

Wymiary pieczęci urzędowych – od czego zależą?

Dokumenty z pieczęcią urzędową to zarówno duże dyplomy, jak i małe legitymacje czy pisma w formacie A4. To, że znak ten ma różne rozmiary, od razu jest widoczne. Pieczęcie urzędowe wyrabiane przez Mennicę Polską mogą mieć średnicę:

• 20 mm – dokumenty opatrzone pieczęcią urzędową w tym rozmiarze to legitymacje prawnicze;
• 25 mm – znajdują się one in. w paszportach;
• 30 mm – taki rozmiar mają pieczęcie do laku. Wykorzystują je władze, urzędy, zakłady, instytucje i przedsiębiorstwa państwowe;
• 36 mm – to pieczęcie innych jednostek organizacyjnych;
• 39 mm – obowiązek używania pieczęci urzędowej w tym rozmiarze mają jednostki dyplomatyczne;
• 46 mm – urzędowe używanie pieczęci o takiej średnicy jest zarezerwowane dla wojewodów, prezydentów miast, rad miast i województw, prokuratury, sądów oraz organów naczelnych;
• 62 mm- to pieczęć sejmu, senatu, Rady Ministrów i premiera;
• 77 mm – taką średnicę ma pieczęć Rzeczpospolitej Polskiej

Przechowywanie pieczęci urzędowej

Poza tym, że zamówienie pieczęci urzędowej i jej wykonanie to czynności objęte przepisami prawa, to ustawodawca ustalił także zasady dotyczące ich przechowywania. Wiadomo też, co robić w przypadku ich utarty (np. zgubienia).

Polskie pieczęcie urzędowe powinny:

• być przechowywane w żelaznych szafach lub kasetkach nadzorowanych przez wyznaczonego pracownika;
• znajdować się w miejscu dostępnym tylko dla pracownika odpowiedzialnego za pieczęć – za jej używanie i odbijanie na dokumentach.

Po utarcie pieczęci trzeba wtedy niezwłocznie powiadomić:

• swoją jednostkę bezpośrednio przełożoną,
• Mennicę Państwową
• policję lub prokuraturę.

Należy wskazać także okoliczności, w jakich doszło do utraty pieczęci oraz podać dane osoby, która była za nią odpowiedzialna. Natomiast jej nieuprawnione wydanie lub przyjęcie jest objęte karą grzywny. Stosowanie pieczęci urzędowych jest także zarezerwowane dla uprawnionych do tego osób. Mogą ich używać powołani do tego urzędnicy, naczelnicy urzędów, komornicy czy notariusze.

Pieczęć urzędowa szkolna, należąca do władz gminy czy sądu, ma dużą moc. Właśnie z tego względu ustawodawca dba o jej bezpieczne używanie. Również z tego powodu powstały tak restrykcyjne przepisy dotyczące tego, jak wyrabiana ma być nowa pieczęć urzędowa, w jaki sposób należy ją przechowywać i niszczyć. Mają one na celu zminimalizowanie ryzyka fałszerstw, kradzieży i nadużyć.