Informacje zawarte w dokumentacji technologicznej mają dużą wartość dla przedsiębiorstwa. To cenny zasób wiedzy, którą należy odpowiednio chronić. Zasady prawidłowej archiwizacji regulują zapisy ustawy, a także wewnętrzne procedury kancelaryjne firmy. Dla zachowania porządku i należytej ochrony, liczy się zarówno sposób kategoryzowania, jak również przechowywania plików.

Są takie akta i materiały, które zawierają informacje wrażliwe, nieprzeznaczone dla osób nieuprawnionych. W ramach dokumentacji zastrzeżonej znajdują się np. wszelkie informacje niejawne, stanowiące tajemnicę służbową, oznaczone klauzulą „zastrzeżone”.

Działalność archiwalna obejmuje szereg czynności związanych z ewidencją, opracowywaniem, zabezpieczaniem oraz właściwym przechowywaniem materiałów. Zakłada również ich kategoryzację, zgodnie z przyjętymi standardami. Wszystkie procedury odbywają się na mocy przepisów polskiego prawa oraz z uwzględnieniem charakteru przedsiębiorstwa, jego procedur i gromadzonych przez niego zasobów.

Dziedziczenie materiałów archiwalnych jest też określane terminem „sukcesja”. W archiwistyce odnosi się do sytuacji, w której wszelkie zgromadzone zasoby archiwalne danego podmiotu (sukcesodawcy, twórcy jednostki archiwum) są przejmowane przez inną jednostkę organizacyjną. Przejęcie może być całkowite i obejmować pełne zbiory, jak i częściowe, co wynika z określonych kompetencji merytorycznych czy terytorialnych sukcesora.

Dziennik podawczy jest księgą powszechnie stosowaną w systemie kancelaryjnym dziennikowym. Stanowi pomoc w prowadzeniu ewidencji dokumentów, które wpłynęły lub zostały wysłane z danej jednostki organizacyjnej. Ewidencjonowanie korespondencji odbywa się na określonych zasadach. W systemie dziennikowym stosuje się formowanie tzw. jednostek aktowych, których podstawę stanowi numer ewidencyjny zapisany w dzienniku podawczym. System ten ma charakter chronologiczno-numerowy co oznacza, że poszczególne dokumenty są numerowane w kolejności ich napływania lub wysyłania.

Pojęcie ekspedycji zapewne kojarzy nam się w głównej mierze z procesem wysyłania przesyłek. Ponadto ekspedycja, to pojęcie, które rozumiemy również jako zorganizowana w jakimś celu wyprawa bądź grupa osób biorąca udział w podróży w jasno określonym celu. To pojęcie stosowane jest w bardzo szerokim zakresie i dotyczy głównie wysyłania luzem wszelakich typów materiałów zaczynając na paczkach, a na żywych zwierzętach kończąc.

Pod pojęciem ekspertyzy archiwalnej kryje się badanie dokumentacji twórcy zespołu archiwalnego. Wykonuje się je po to, aby ocenić wartość oraz ustalić, jak należy prawidłowo zakwalifikować znajdujące się w nim materiały.