Dokumentacja księgowa jest zbiorem dokumentów, które poświadczają przeprowadzenie różnych operacji gospodarczych. Są to np. zakupy surowców i materiałów, wpływy wynikające ze sprzedaży, inwestycje, kredyty i pożyczki czy wydatki związane z obowiązkiem podatkowym i utrzymaniem pracowników. Tworzące ją dokumenty księgowe są nazywane dowodami księgowymi lub dowodami źródłowymi. Sposoby tworzenia dokumentacji księgowej oraz jej zawartość szczegółowo określa art. 10 ust. 1 Ustawy o rachunkowości.

W tym krótkim artykule postanowiliśmy skupić się na opisie dokumentacji niearchiwalnej wraz z najważniejszymi informacjami, związanymi z tym tematem. Zawarte tutaj informacje pozwolą na zrozumienie tego czym jest dokumentacja niearchiwalna i jakie prawa jej dotyczą.

Pojęcie dokumentacji niejawnej dotyczy tych dokumentów, które zawierają informacje niejawne, zdefiniowane w Ustawie o ochronie informacji niejawnych z 5 sierpnia 2010 roku. Są takie informacje, które zostały uznane za tajemnicę państwową lub służbową, z uwagi na ich szkodliwość dla Rzeczypospolitej Polskiej lub jej interesów. W związku z tym są opatrzone odpowiednią klauzulą tajności i podlegają specjalnej ochronie. Dokumentacja niejawna jest też przechowywana i przetwarzana na ściśle określonych zasadach.

Do klasyfikacji materiałów uznanych za niejawne, zawierających informacje strzeżone wykorzystuje się oznaczenie „tajne”. Dokumentacja poufna to jedna z klauzul stosowana w archiwizacji dla określenia ważności i tajności akt. Obok niej znajdują się takie pojęcia jak „ściśle tajne”, „tajne” oraz „zastrzeżone”.

Zakończenie każdej inwestycji budowlanej wiąże się z koniecznością zebrania dokumentacji powykonawczej, skompletowania jej, właściwego skategoryzowania oraz przekazania właścicielowi nieruchomości lub jej zarządcy. To zadanie spoczywa na kierowniku budowy. Jest on zobligowany do rzetelnego przygotowania dokumentacji powykonawczej wraz ze zmianami, jakie były nanoszone w trakcie prac oraz pomiarami geodezyjnymi.

Dla wielu osób przechowywanie dokumentacji tajnej jest bardzo kłopotliwe. Proces ten wymaga znajomości ustawy z 2010 roku, która dotyczy szeroko pojętej ochrony informacji niejawnych (najczęściej tajemnic państwowych czy służbowych). Dokumenty mogą mieć różną formę, zarówno papierową, jak również audio czy video. Polskie prawo przewiduje nie tylko sposób ich archiwizowania, ale też okres, przez jaki podlegają ochronie.

Dokumentacja techniczna w formie papierowej i elektronicznej wymaga odpowiedniej archiwizacji. Wiele przedsiębiorstw zleca to zadanie firmom zewnętrznym, na zasadzie outsourcingu. Pozwala to na staranne kategoryzowanie plików, zgodnie z zakresem rzeczowym oraz przepisami polskiego prawa. Zastosowanie mają tu zarówno regulacje dotyczące archiwizacji, jak i ochrony danych osobowych.