Patrz: Materiały archiwalne

Wszystkie podmioty gospodarcze, instytucje czy organizacje są zobowiązane do dokumentowania swojej działalności. Proces ten obejmuje zarówno aspekt finansowy, kadrowy, jak i ten dotyczący podejmowanych decyzji czy realizowanych projektów. Efektem prowadzenia dokumentacji jest stworzenie zbioru materiałów odzwierciedlających całą historię podmiotu od chwili powstania do zakończenia jego działalności. Zgromadzone w tym czasie materiały mogą mieć określoną wartość kulturową, historyczną czy społeczną. To kwalifikuje je do wieloletniego przechowywania. Tak właśnie powstaje tzw. dokumentacja archiwalna.

Pod pojęciem dokumentacja audiowizualna kryje się szereg rozwiązań technologicznych, które doprowadziły do utrwalania danych na nośnikach cyfrowych. Mowa tu o filmach, fotografiach, obrazach, nagraniach telewizyjnych oraz radiowych.

Dokumentacja budowy to zbiór dokumentów, które opisują i poświadczają sposób realizacji oraz efekty każdego etapu inwestycji. Celem jej sporządzania jest zapewnienie dostępu do konkretnych informacji w przypadku, gdy dojdzie do wykrycia nieprawidłowości, awarii, wypadku czy też pojawi się potrzeba zmiany lub rozbudowy obiektu. Dokumentacja budowy jest gromadzona przez cały okres jej trwania i systematycznie wzbogacana o nowe pozycje. Potrzeba jej tworzenia i przechowywania wynika z ustawy Prawo budowlane.

Dokumentacja geodezyjno-kartograficzna jest zbiorem dokumentów powstałych w efekcie wykonywania pomiarów geodezyjnych w terenie, a następnie przedstawienia ich wyników w formie graficznej, na opracowaniach kartograficznych. Jest to dokumentacja nieaktowa, która odtwarza szczegóły obszaru przez ich opisywanie za pomocą znaków umownych i reguł matematycznych. Jest mniej szczegółowa od nieaktowej dokumentacji technicznej, a jej głównymi celami są analiza zagospodarowania przestrzennego oraz planowanie i realizacja zadań związanych z urbanistyką.

Przygotowania do podjęcia prac budowlanych, związanych z modernizacją terenu, przebudową obiektu, modernizacją w obrębie linii energetycznych czy sieci irygacyjnej, a także uzbrojenie działek i wiele innych czynności terenowych, wymaga opracowania dokumentacji inwestycyjnej. Stanowi ona jeden z wielu etapów na drodze do realizacji celu, jakim jest budowa czy rozbudowa obiektu, instalacji, sieci lub innej formy zagospodarowania terenu.

Zgodnie z definicją Słownika Języka Polskiego dokumentacja to „zbiór dokumentów mających wartość dowodową, informacyjną lub opisową”. Wyróżnia się w jej obrębie dokumentację jawną, która z kolei oznacza „zbiory dokumentów, które nie zawierają informacji o charakterze tajemnicy”.

Dokumentację konstrukcyjną tworzy zbiór dokumentów, które precyzyjnie i jednoznacznie charakteryzują dany produkt. Często jest nim maszyna, linia technologiczna, sprzęt AGD czy pojazd.  Dokumentacja jest źródłem informacji w sytuacji, gdy dojdzie do awarii czy uszkodzenia i konieczne rozebranie urządzenia lub wymiana części. Dokumentacja konstrukcyjna jest też niezbędna podczas rozruchu i wdrażania pracowników w obsługę. Dostarcza wskazówek na temat sposobów postępowania podczas konserwacji czy zasad eksploatacji. Taka dokumentacja techniczna to połączenie szczegółowych rysunków i opisów – stworzonych przez profesjonalnych konstruktorów.