Polskie prawo jasno reguluje, w jaki sposób i jak długo należy przechowywać dokumenty przekazane do archiwizacji. Po upływie wskazanego czasu, pliki niearchiwalne mogą zostać poddane utylizacji. Brakowanie dokumentacji to proces przygotowujący dokumenty do zniszczenia. Jego przebieg powinien być zgodny z przepisami obowiązującego prawa.

W tym artykule poświęcimy uwagę tematowi brakowania dokumentacji niearchiwalnej, który niezwykle istotny, jednak nie poświęcamy mu należytej uwagi. Mając to na uwadze, przygotowaliśmy ten krótki artykuł wyjaśniający czym tak właściwie jest brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wraz z opisem całej procedury.

Omawiając między innymi na czym polega proces oceny przydatności dokumentacji czy skupienie się na opisie rodzaju dokumentacji niearchiwalnej. Warto pamiętać, że samo brakowanie dokumentacji zawiera takie elementy jak informacje o wniosku, którego dotyczy zgoda.

Pismo stanowi podstawę komunikacji i wymiany informacji w każdej firmie. Pozwala załatwiać sprawy, wprowadzać nowe ustalenia, informować o wydarzeniach czy rozliczać środki finansowe. Zanim trafi do adresata, powinno jednak być odpowiednio przygotowane i mieć właściwą zawartość.

Rozmaite wnioski, referaty, opracowania, zanim nabiorą ostatecznej formy i brzmienia, zazwyczaj spisywane są na brudno. Dotyczy to sytuacji, w której szkic pisma umieszcza się w tzw. brulionie. Brulion występuje także pod hasłem koncept. Jest to termin służący do określania projektu pisma, jakie sporządził referent (urzędnik zajmujący się załatwianiem spraw merytorycznych, spisywaniem wniosków itd.). W archiwistyce jest to dokument, który został przygotowany, ale nie uzyskał jeszcze ostatecznej akceptacji przełożonego, będącego osobą decyzyjną.

W każdym biurze, kancelarii, w dziale księgowości czy archiwistyce operuje się dokumentami – albo sporządzanymi w tradycyjnej wersji papierowej, albo w formie elektronicznej. Przed wykonaniem właściwego pisma przygotowuje się jego projekt, który powinien zawierać określone instrukcją elementy. Stanowi on punkt wyjścia do stworzenia czystopisu, profesjonalnie określanego też jako mundum. Jest to tekst pisma urzędowego lub innego dokumentu, który ma postać przygotowaną do uwierzytelnienia, po którego dokonania może być wręczony odbiorcy.

Zgodnie z definicją Słownika Języka Polskiego, dekretacja to: „notatka na podaniu, korespondencji itp. dotycząca sposobu załatwienia sprawy”. Dekretacja jest więc ogólnym pojęciem, związanym z obiegiem dokumentów w firmie. Dotyczy ono różnych dokumentów i pism, jakimi operuje się w poszczególnych instytucjach. Mogą to być pisma sądowe, dokumenty księgowe, archiwalne itp.

Dokument jest pismem, zapisem elektronicznym, wideo, przedmiotem itp., który stanowi świadectwo zaistnienia jakiegoś faktu. Jest to pojęcie bardzo szerokie, gdyż odnosi się do rozmaitych zdarzeń zachodzących na przestrzeni czasu, zarówno w odległej przeszłości, jak i współcześnie. Dokument może też przyjąć różną formę, począwszy od papierowej (pismo, list, książka, broszura, pamiętnik, wykaz itp.), przez rzeczową, po elektroniczną. Dokument w formie pisanej powinien być sporządzony z zachowaniem zasad i form obowiązujących w danej epoce oraz uwierzytelniony, dzięki czemu można mu przypisać określony stan prawny.

Dokumentacja to pojęcie bardzo ogólne, mające szerokie zastosowanie w każdej dziedzinie działalności. W ujęciu ogólnym jest to zbiór pojedynczych dokumentów, które przedstawiają, a jednocześnie poświadczają sposób załatwienia sprawy czy realizacji inwestycji. Dokumentacja jest podstawą do wnoszenia roszczeń i wyciągania konsekwencji w przypadku awarii, wypadku, negatywnego rozwiązania problemu, czy też potrzeby dokonania zmian w danym obszarze.