Praca w archiwum wymaga zaangażowania w kontrolowanie zgromadzonych akt, które przechowywane są w składnicy, bibliotece, muzeum, urzędzie, instytucji lub archiwum zakładowym. W każdym z nich osobą odpowiedzialną za realizowanie tego zadania jest archiwista, czyli pracownik posiadający uprawnienia do sprawowania nadzoru nad powierzonymi zasobami. Uzyskuje je w wyniku ukończenia studiów na uczelni wyższej, technikum o odpowiedniej specjalizacji czy kursów organizowanych np. przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.

Ta humanistyczna dyscyplina naukowa zajmuje się szeroko rozumianymi zagadnieniami dotyczącymi archiwów oraz materiałów archiwalnych. Jest powiązana z informacją naukową oraz bibliotekoznawstwem, a wywodzi się z historii.

Tym mianem określamy dział archiwistyki, który bada historię archiwów, a także ich organizację z uwzględnieniem zawartych treści. Bezpośrednio wiąże się z historią administracji, głównie pod kątem stosowanych metod badawczych. Dzięki prowadzonym badaniom i analizom procesów (kształtowania, organizowania archiwum) jest wykorzystywana jako narzędzie do doskonalenia opisu przechowywanych zasobów.

Nazwa „archiwum” wywodzi się z łacińskiego słowa archīvum i służy do określania instytucji, która zajmuje się gromadzeniem, zabezpieczaniem, kształtowaniem, opracowywaniem, trwałym przechowywaniem oraz udostępnianiem zgromadzonych materiałów archiwalnych. Jest też uprawniona do wydawania uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i kopii oraz do publikowania źródeł i pomocy archiwalnych oraz prowadzenia badań w dziedzinie archiwistyki.

Tuż obok zawodowych archiwów państwowych, należących do zakładów pracy, bibliotek, uczelni czy jednostek samorządowych i instytucji funkcjonują archiwa prywatne. Są one zakładane i prowadzone przez osoby będące hobbystami, które interesują się gromadzeniem i katalogowaniem dokumentów.

Mianem archiwum przejściowego określamy miejsce lub sytuację, w której konkretny zbiór zostaje zakwalifikowany do przechowywania tylko przez pewien czas.

Przy organizacji struktury przedsiębiorstwa można spotkać się z określeniem archiwum zakładowe. Używamy go, żeby nazwać wewnętrzną komórkę w ramach danej jednostki organizacyjnej (np. państwowej). Pracownicy w niej zatrudnieni są odpowiedzialni za gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie, zabezpieczanie, a także udostępnianie całości zbioru dokumentacji – zarówno tej skategoryzowanej jako „A”, jak również z grupy „B”. Ponadto zajmują się okresowym typowaniem dokumentów do brakowania.