W ujęciu archiwistyki zespół archiwalny jest całościowym zbiorem dokumentów aktowych wytworzonych przez jednego niezależnego ustrojowo twórcę. Może nim być zarówno osoba fizyczna, jak i organizacja, instytucja, firma czy urząd.

W archiwistyce pojęcie zespołu archiwalnego odnosi się wyłącznie do tych materiałów, które zostały uznane za archiwalne, oznaczone kategorią A, a następnie opracowane i zaewidencjonowane. Nie są to wszystkie materiały gromadzone w jednym archiwum, np. zakładowym. Pozostałe dokumenty aktowe tworzą zbiór archiwalny. Zespół archiwalny zamknięty odnosi się wyłącznie do tych materiałów, których twórca działał wiele lat temu, a obecnie już nie istnieje.

Zespół archiwalny jest całością dokumentacji wytworzonej przez jednego, odrębnego twórcę, która została zaklasyfikowana do kategorii A i jest przeznaczona do wieczystego przechowywania. Jego struktura może przyjmować różne formy zależnie od tego, jak wiele zawiera dokumentów i jak duże jest ich zróżnicowanie tematyczne. Zdarza się też, że w skład zespołu wchodzą materiały pozyskane w drodze sukcesji, które mają tylko częściowy związek z działalnością twórcy. Wówczas powstaje zespół archiwalny złożony.

Dokumenty, czyli akta wytwarzanie w konkretnej komórce organizacyjnej stanowią najmniejszą jednostkę w organizacji archiwów. Ich porządkowanie i możliwość szybkiego wyszukania są uzależnione od tego, w jaki sposób zostaną one opisane. W każdym systemie do porządkowania stosuje się konkretny system klasyfikacji i oznaczeń. Pozwala on osobom zainteresowanym od razu rozpoznać, kto sporządził dokument i jakie zawiera treści. W archiwistyce takim symbolem jest znak akt.