Materiały archiwalne są gromadzone przez wiele lat. Ich przydatność w zbiorze kwalifikuje się na podstawie oceny zawartości dokumentów, przeprowadzanej w konkretnym czasie. Jednak po wielu latach przechowywania może się okazać, że materiały te nie mają już swojej wartości lub też zyskały jeszcze większe znaczenie i powinny trafić do zbiorów centralnych. Zarówno w jednym, jak i w drugim przypadku jest przeprowadzane wydzielanie materiałów archiwalnych.
Pojęcie wystawcy ma kilka znaczeń, przy czym to najpopularniejsze odnosi się do osoby, firmy, instytucji lub innej jednostki, które eksponuje towary czy produkty.
Tworzenie dokumentu, który ma utrwalać określone informacje lub wskazywać na przedmiot sprawy do załatwienia, nie zawsze ogranicza się do sporządzenia pojedynczego pisma. Aby uzyskać pełny obraz sytuacji i zapoznać się ze wszystkimi szczegółami, jest niezbędne uzupełnienie go o różne materiały pomocnicze. Stąd też załącznik jest dowolnym nośnikiem informacji, przedmiotem czy materiałem pisanym, który ułatwia zrozumienie treści dokumentu głównego.
Dokumentacja zbierana i przechowywana w archiwum nie zawsze jest wynikiem działalności statutowej jednostki organizacyjnej. Poza czynnościami kancelaryjnymi czy ustrojowymi, które archiwistyka określa proweniencyjnymi, wiele akt czy dokumentów jest też tworzonych podczas wykonywania innych zadań. Pochodzą one, np. z działalności kolekcjonerskiej lub są wynikiem prowadzenia akt pracowniczych czy związanych z konkretną akcją społeczną. Wiele z nich nie może być włączonych do zasobu, ale łącznie z innymi materiałami tworzą zbiór dokumentacji.
Każda jednostka organizacyjna bez względu na jej wielkość, charakter czy okres działalności, tworzy dokumentację aktową. Część tej dokumentacji ma wartość jedynie dla tej jednostki i jest przydatna w krótkim okresie, po którym może być zniszczona. Natomiast materiały o wartości archiwalnej zaliczane do kategorii A są przeznaczone do wieczystego przechowywania. Tworzą one zespół archiwalny, którego twórcą jest wspomniana jednostka.
Archiwistyka to dziedzina nauki o archiwach, która specjalizuje się w badaniu procesów archiwotwórczych. Celem jest formułowanie zasad teoretycznych opracowywania, przechowywania oraz udostępniania archiwaliów. Pod pojęciem archiwum kryje się uporządkowany zbiór dokumentów lub akt, które nie mają już bieżącej wartości użytkowej.